Pode ter ouvido alguém mencionar um relatório de Controlos de Sistema e Organização (SOC) durante uma revisão de segurança de fornecedores, preparação de auditoria ou chamada de integração de clientes. No entanto, poucas pessoas se questionam sobre quem é responsável pelos relatórios SOC da sua empresa ou se estão atualizados.

Os relatórios SOC demonstram se os controlos internos de uma empresa são seguros e fiáveis. Ao mesmo tempo, são frequentemente mal compreendidos e, em algumas organizações, podem tornar-se uma reflexão tardia. Quer a sua empresa precise de solicitar um, produzir um ou ambos, deve saber porque são importantes – e como tornar o processo mais fácil.

O que é um relatório SOC?

Um relatório SOC é uma auditoria independente dos controlos internos de uma organização. É realizada por contabilistas certificados licenciados seguindo as normas estabelecidas pelo Instituto Americano de Contabilistas Públicos Certificados (AICPA). Estes relatórios avaliam quão seguros são os sistemas de uma organização, especialmente se processam dados sensíveis ou afetam as operações dos clientes.

O objetivo dos relatórios SOC é criar confiança; Um relatório SOC oferece uma validação independente de que os seus controlos internos não estão apenas no papel e estão a funcionar conforme previsto. Quer lhe estejam a pedir um relatório SOC ou precise de um de um fornecedor, este relatório pode desempenhar um papel central na demonstração de que a sua empresa é de confiança.

Porque é que os relatórios SOC são importantes

Os relatórios SOC podem desempenhar um papel importante na criação de confiança no seu negócio. Eles constroem esta confiança ao:

  • Demonstrar credibilidade: Um relatório SOC mostra que os seus controlos internos foram revistos e validados de forma independente.
  • Acelerar vendas e parcerias: Ter um SOC 2 Tipo II atual pode acelerar os processos de aquisição e criar confiança com clientes empresariais.
  • Apoiar a conformidade regulamentar: Em indústrias com supervisão rigorosa, os relatórios SOC ajudam a cumprir os requisitos de due diligence e auditoria.
  • Reduzir o risco: Quer esteja a depender de um fornecedor ou a oferecer serviços, os relatórios SOC ajudam a identificar potenciais falhas de controlo antes que se tornem problemas.

Preciso de um relatório SOC – e agora?

As auditorias SOC requerem planeamento e propriedade intencional; Não acontecem automaticamente. Na verdade, muitas empresas não se apercebem de que precisam de uma até que um cliente importante peça. Dependendo do negócio, a responsabilidade de solicitar uma auditoria SOC a uma empresa de contabilidade pode recair sobre os responsáveis de segurança, responsáveis de conformidade, controladores ou equipas jurídicas.

Se estiver do outro lado, a avaliar relatórios SOC de fornecedores, é igualmente comum perdê-los de vista ou não saber se os recebeu. Os relatórios podem facilmente ser enviados por e-mail, armazenados e expirar silenciosamente sem desencadear uma revisão. A responsabilidade de garantir que os fornecedores de uma empresa têm relatórios SOC atualizados normalmente recai sobre as equipas de gestão de risco de terceiros, responsáveis de conformidade ou equipas de segurança.

SOC 1 vs. SOC 2 vs. SOC 3 – e tipo I vs. Tipo II

Alguns podem ficar confusos com os relatórios SOC porque têm duas dimensões: o que está a ser auditado e como a auditoria está a ser realizada. A própria auditoria é descrita como SOC 1, 2, 3, ou mais recentemente, SOC para Cibersegurança, e os Tipos I e II descrevem como a auditoria SOC foi realizada.

O que foi auditado

  • SOC 1 avalia os controlos que afetam o relatório financeiro de um cliente, como serviços de folha de pagamento e sistemas de transações.
  • SOC 2 concentra-se nos controlos tecnológicos e operacionais, avaliando cinco Critérios de Serviços de Confiança: Segurança, disponibilidade, integridade de processamento, confidencialidade e privacidade.
  • SOC 3 é uma versão de alto nível e pública de um SOC 2 – com poucos detalhes, mas útil para fins de marketing.
  • SOC para Cibersegurança fornece uma estrutura mais recente e ampla, concebida para avaliar a gestão geral do risco de cibersegurança de uma empresa, em vez de apenas um dos seus produtos ou serviços.

Como a auditoria foi realizada

  • Os relatórios Tipo I avaliam se os controlos são concebidos de forma eficaz num momento específico.
  • Os relatórios Tipo II avaliam se esses controlos estão a funcionar eficazmente ao longo do tempo – geralmente durante um período de seis meses a um ano.

Por exemplo, quando ouve alguém pedir um SOC 2 Tipo II, estão à procura de provas de que os controlos tecnológicos do seu produto são sólidos, bem como se funcionaram durante um período prolongado.

SOC 2 tipo II: o padrão de ouro

O SOC 2 Tipo II tornou-se rapidamente o relatório mais solicitado, e os clientes empresariais esperarão que possa produzir um. Esta popularidade pode ser atribuída a alguns fatores. Em primeiro lugar, o SOC 2 Tipo II é relevante para uma ampla gama de organizações, especialmente empresas SaaS, plataformas na nuvem e fornecedores de serviços que gerem dados de clientes. Os Critérios de Serviços de Confiança que abrange estão alinhados com o que a maioria das empresas modernas se preocupa: segurança de dados, disponibilidade, privacidade e fiabilidade.

Em segundo lugar, os relatórios Tipo II provam a eficácia contínua. Um relatório Tipo I diz-lhe que os controlos existem, enquanto um Tipo II diz-lhe se funcionam consistentemente. Essa distinção é importante para compradores e parceiros que estão a decidir se confiam em si para gerir os seus dados.

Se não tiver um SOC 2 Tipo II, pode ficar preso em revisões de segurança, incapaz de avançar no processo de vendas ou perder negócios para concorrentes que têm um.

Precisa de rever um, produzir um ou ambos?

É provável que a sua organização esteja em ambos os lados da mesa do relatório SOC. Eis como saber onde se encontra:

Precisa de produzir um relatório SOC se:

  • É um fornecedor de serviços ou empresa SaaS que lida com dados ou sistemas de clientes.
  • Estão a pedir-lhe um durante a integração, RFPs ou revisões de aquisição.
  • Está a expandir-se para o mercado e a vender a clientes empresariais ou regulados.

Precisa de avaliar relatórios SOC se:

  • Trabalha com fornecedores que lidam com dados, infraestruturas ou sistemas críticos para o negócio.
  • Gere risco de terceiros, aquisições, conformidade ou revisões de segurança.
  • O seu setor exige due diligence documentada de fornecedores.

Como o software de risco ajuda a gerir o processo SOC

Quer esteja a preparar-se para a sua própria auditoria SOC ou a avaliar relatórios de outros, o software de gestão de risco pode ajudar a trazer alguma clareza muito necessária ao processo.

Se estiver a produzir relatórios SOC:

  • As ferramentas de gestão de tarefas atribuem responsabilidades e acompanham o progresso entre departamentos.
  • A automação de fluxo de trabalho mantém o processo em movimento com lembretes e aprovações.
  • A gestão de evidências permite a recolha e armazenamento seguros de documentação de controlo num único local.
  • Os painéis de controlo e relatórios fornecem visibilidade em tempo real sobre o estado e as lacunas.
  • As pistas de auditoria documentam ações e alterações para revisões e responsabilização mais fáceis.

Se estiver a avaliar relatórios SOC:

  • Os repositórios de documentos mantêm os relatórios SOC dos fornecedores organizados e facilmente acessíveis.
  • A pontuação de risco e as avaliações padronizam a forma como avalia a eficácia dos controlos e as conclusões.
  • O acompanhamento de problemas ajuda a monitorizar itens em aberto ou exceções que necessitam de acompanhamento.
  • Os painéis de controlo de risco de terceiros oferecem uma visão de todo o portfólio do estado dos relatórios SOC em todos os fornecedores.
  • Os fluxos de trabalho de revisão garantem uma documentação consistente das decisões e esforços de remediação.

Os relatórios SOC provam se a sua organização, os seus fornecedores ou ambos podem ser confiáveis com dados e sistemas sensíveis. Quer os esteja a produzir ou a rever, servem como um padrão fiável para controlos internos.

O verdadeiro valor de um relatório SOC não está apenas em passar na auditoria, mas também na forma como aborda o processo. Quando feito corretamente, os relatórios SOC sinalizam a confiança e maturidade que podem distinguir o seu negócio em indústrias competitivas.

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