Le coût des erreurs de calcul va de l’embarras à la catastrophe, de la perte d’argent à l’atteinte à la réputation. De grandes sociétés de services financiers à des universités de premier plan ont subi des dommages publics à cause d’erreurs de calcul. Quelque chose d’aussi simple qu’un signe moins manquant, une parenthèse mal placée ou une erreur de copier-coller peut avoir un impact d’un milliard de dollars.

Pourtant, les feuilles de calcul restent l’outil numéro un pour la gestion des risques et de la conformité.

Les feuilles de calcul sont faciles à consulter, à utiliser, à modifier et à partager. Les lignes et les cellules familières, ainsi que les polices et les couleurs infinies, permettent à presque tout d’être agréable à regarder tout en effectuant des calculs difficiles. Cette belle apparence peut toutefois être trompeuse. Derrière les cadres colorés et les tableaux croisés dynamiques se cachent une multitude d’erreurs qui peuvent involontairement passer pour des faits. Il peut être dangereux d’utiliser ces informations pour soutenir des processus opérationnels critiques qui ont des implications majeures pour l’avenir de l’organisation.

Les feuilles de calcul sont un puissant outil de productivité. Mais ils ne sont pas adaptés efficacement et peuvent créer des erreurs infimes mais cruciales qui ne sont pas prises en compte. Ils n’ont pas été conçus pour gérer les énormes quantités de données, les calculs complexes ou les nombreux utilisateurs requis par les processus de gestion des risques d’aujourd’hui. La nature décentralisée des feuilles de calcul rend difficile la gestion des risques dans plusieurs secteurs d’activité, et il est impossible de voir les relations globales ou d’identifier les tendances.

Si vous vous accrochez aux tableurs en pensant qu’ils font du bon travail, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le cas. Voici quelques exemples de la façon dont les feuilles de calcul peuvent nuire à votre entreprise au lieu de l’aider.

Des feuilles de calcul qui prennent du temps

Chaque feuille de calcul doit être créée à partir de zéro, envoyée par courrier électronique aux personnes concernées et collectée en temps voulu – souvent accompagnée d’appels de suivi pour recueillir davantage d’informations ou clarifier ce qui a été soumis. Les entreprises peuvent passer deux à trois mois à collecter, vérifier et formater des valeurs en vue d’un événement tel qu’un renouvellement d’assurance. Le processus prend beaucoup de temps et se répète à chaque renouvellement.

Données inexactes

Même l’employé le plus consciencieux peut commettre une erreur lors de la saisie de données ou de la configuration de formules. Une coquille dans un simple tableau d’information ou une mauvaise frappe peut générer une avalanche d’informations erronées dans un réseau de feuilles de calcul. Le volume des données signifie également qu’il est presque impossible de découvrir où l’erreur s’est produite. Des données invalides ou une valeur incorrecte d’un cycle peuvent facilement passer inaperçues et avoir un impact durable sur le calcul des valeurs des années suivantes.

Incohérences de formatage

Sans structure systématique – et avec un large éventail de compétences en matière de conception utilisateur – n’importe qui peut créer une feuille de calcul selon ses propres exigences et habitudes personnelles.
Le reformatage des feuilles de calcul prend du temps, et chaque élément de données saisi à nouveau ou copié-collé ouvre la porte à davantage d’erreurs. En outre, le fait de démêler les informations d’autres fonctions définies par l’utilisateur, de longues macros et de la mise en forme augmente instantanément le risque d’une mauvaise interprétation des informations.

Absence de contrôle des feuilles de calcul

Contrairement aux applications structurées contrôlées par les services informatiques, les feuilles de calcul ont peu de contrôles en place pour vérifier l’exactitude de leur contenu. En réalité, lorsque les utilisateurs sont eux-mêmes chargés de s’assurer que tout est correct, les tests d’exactitude peuvent passer entre les mailles du filet et le travail de double vérification est souvent négligé.
En outre, des hypothèses obsolètes, de mauvais copier-coller, des calculs erronés et des fichiers corrompus peuvent facilement se glisser dans une chaîne de feuilles de calcul, entraînant des résultats désastreux pour l’ensemble du système de données. Saviez-vous que neuf feuilles de calcul sur dix – et une cellule de formule sur dix – contiennent des erreurs ? C’est un chiffre alarmant.

Difficultés liées au contrôle des versions

Des milliers de feuilles de calcul peuvent circuler dans une organisation à tout moment. Garder la trace de tous ces fichiers, savoir qui les met à jour et où ils doivent aller peut s’avérer difficile, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur une feuille de calcul. Deux utilisateurs peuvent apporter des modifications simultanément, risquant ainsi d’annuler le travail de l’autre ou d’utiliser accidentellement la mauvaise version.

Sécurité minimale

Les feuilles de calcul sont conçues pour être faciles à copier et à partager, sans réelles restrictions d’accès. Les modifications n’étant généralement pas documentées ou suivies, les utilisateurs peuvent manipuler les informations, ce qui rend difficile de savoir qui a modifié quoi – ou pourquoi. En outre, si elle tombe entre de mauvaises mains, une feuille de calcul consultée par une personne non autorisée peut conduire à l’exploitation des employés, des marchés et des concurrents. Limiter l’accès à une feuille de calcul, ce qui n’est pas toujours pratique, est le seul moyen d’éliminer le risque d’atteinte à l’intégrité.

Délai d’élaboration du rapport

En raison des exigences croissantes en matière de conformité, les organisations sont contraintes de produire davantage de rapports, avec une plus grande précision, en moins de temps. Extraire manuellement les informations pertinentes de nombreuses feuilles de calcul n’est pas une tâche facile. Lorsque les bonnes informations sont finalement rassemblées dans un rapport significatif, il y a de fortes chances que des incohérences apparaissent, ce qui nécessitera plus d’efforts avant que le rapport final puisse être livré.

Ce n’est pas parce qu’un tableur se trouve déjà sur votre ordinateur qu’il est nécessairement gratuit. Le coût d’une solution doit être mesuré en termes de coût opérationnel total pour l’organisation sur le long terme. L’utilisation de feuilles de calcul engendre des coûts réels et des pertes d’opportunités qui peuvent avoir un impact significatif sur l’entreprise, comme le coût de la main-d’œuvre et le temps nécessaire pour collecter, saisir, valider, formuler et consolider les données. Cela représente une dépense importante et une perte d’opportunités. Le temps passé à saisir des informations est du temps que les courtiers et les souscripteurs perdent pour des tâches stratégiques et des analyses qui ajoutent de la valeur à long terme à l’organisation.

Les tableurs sont un outil. La question de savoir s’il s’agit de l’outil adéquat dépend de la tâche à accomplir. Les tableurs sont parfaits pour donner un aperçu de l’information à un moment donné, mais sans données en temps réel, il devient difficile de réagir à des conditions changeantes, de prendre des décisions précises pour l’avenir, de surveiller les performances en cours ou d’analyser les relations au fil du temps. Les données étant stockées séparément, les tableurs ne permettent pas de visualiser les relations entre les risques critiques ou l’impact cumulatif sur l’organisation.

Les entreprises disposant d’un nombre limité de sites, d’employés et d’actifs peuvent considérer les feuilles de calcul comme l’outil idéal. Mais au fur et à mesure que l’entreprise se développe, les risques augmentent. En fin de compte, le risque lié à l’utilisation de feuilles de calcul devient le plus grand risque qui soit.