En matière de protection de votre entreprise contre la corruption, il est essentiel de mettre en place des processus solides pour détecter les cas potentiels et fournir des directives au personnel.
La prévention active de la corruption exige que les entreprises établissent des politiques claires, largement communiquées, pour que le personnel sache ce qui constitue un acte de corruption. Elle nécessite également une formation adéquate dans le cadre d’un programme de sensibilisation. Les entreprises doivent aussi disposer d’une voie clairement définie permettant au personnel de signaler discrètement les cas potentiels d’inconduite pour qu’ils puissent être examinés.
Les entreprises devraient également envisager des politiques et procédures strictes concernant l’offre et la réception de cadeaux d’entreprise, mettre en œuvre une diligence raisonnable sur les tiers pour s’assurer que l’organisation n’envisage pas de travailler avec des entités sanctionnées, et introduire des procédures pour détecter les conflits d’intérêts.
La mise en œuvre de mesures proactives pour prévenir la corruption est essentielle pour protéger la réputation de votre entreprise, maintenir la confiance des parties prenantes et favoriser une culture d’intégrité.
Dans cet article, nous partageons cinq processus pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour prévenir proactivement la corruption au sein de votre organisation, et nous expliquons comment ces processus peuvent être numérisés et automatisés à l’aide d’un logiciel de gouvernance, de risque et de conformité (GRC).
Découvrez ces 5 procédures qui préviendront activement la corruption :
- Procédures de lanceur d’alerte
Pour prévenir la corruption, les entreprises doivent mettre en place une procédure de lancement d’alerte permettant au personnel de signaler anonymement les cas suspects. Cela encouragera le personnel à se sentir confiant pour s’exprimer et partager les potentielles inconduites sans crainte de représailles. Un tel processus prouvera aux régulateurs que l’organisation encourage activement le personnel à signaler les cas suspects et peut fournir la preuve de la conformité aux lois et réglementations anti-corruption.Pour mettre en œuvre un processus efficace, les entreprises doivent s’assurer que les signalements peuvent être faits de manière anonyme et garder les informations confidentielles pour encourager les personnes à se manifester. Le processus doit offrir plusieurs options de signalement, comme l’e-mail ou un portail en ligne. Une formation adéquate doit également être dispensée pour que chacun dans l’organisation sache utiliser le système de lancement d’alerte. Il doit aussi y avoir des voies d’escalade claires et un processus de gestion des cas pour s’assurer que chaque cas potentiel est examiné et résolu rapidement.
Comment le logiciel GRC peut aider : Le logiciel GRC permet aux entreprises de mettre en œuvre un portail de lancement d’alerte discret en ligne pour centraliser et automatiser les processus. Le personnel peut signaler anonymement les cas potentiels de corruption via des formulaires en ligne. Les formulaires peuvent être personnalisés pour s’assurer que les données pertinentes sont collectées. Des flux de travail automatisés sont utilisés pour alerter les parties prenantes concernées lorsqu’un nouveau signalement est déposé et pour gérer le cas étape par étape à travers le processus d’escalade, d’enquête et de résolution.
- Procédures relatives aux cadeaux et à l’hospitalité
L’offre et la réception de cadeaux d’entreprise et d’hospitalité pourraient potentiellement constituer une tentative de corruption. Par conséquent, il est important que les entreprises disposent de politiques et procédures strictes concernant les cadeaux et l’hospitalité. Les entreprises doivent créer un processus permettant au personnel d’enregistrer l’offre et la réception de cadeaux en capturant les détails essentiels sur ce qui a été offert, la raison, la valeur, quand il a été donné et qui était le destinataire. Les entreprises doivent établir des seuils pour lesquels les cadeaux ou l’hospitalité nécessitent une approbation préalable. Des seuils et des règles clairs définissant les pratiques acceptables doivent également être communiqués pour s’assurer que le personnel suit les politiques internes. Le personnel doit également recevoir une formation régulière pour s’assurer que tous les employés comprennent la procédure relative aux cadeaux et à l’hospitalité et son importance dans la prévention de la corruption.
Comment le logiciel GRC peut aider : Avec le logiciel GRC, vous pouvez mettre en place un processus automatisé pour les cadeaux et l’hospitalité. Le personnel enregistre simplement l’offre et la réception potentielles de cadeaux via des formulaires en ligne qui alimentent directement la plateforme. Les règles de seuil sont définies de sorte que les cadeaux de faible valeur sont automatiquement approuvés, et les cadeaux de valeur plus élevée qui nécessitent une approbation sont escaladés pour être acceptés ou refusés. Comme les demandes sont soumises et suivies en un seul endroit, cela crée un registre transparent et en temps réel, permettant aux équipes de conformité de surveiller les schémas inhabituels ou les risques potentiels de corruption.
- Procédures relatives aux conflits d’intérêts
La détection des conflits d’intérêts est une autre façon proactive de prévenir les cas potentiels de corruption. Il est essentiel d’identifier les situations où les intérêts personnels pourraient entrer en conflit avec les intérêts de l’organisation. Les entreprises doivent mettre en œuvre des procédures claires pour déclarer et signaler les conflits d’intérêts potentiels et fournir une formation et des conseils adéquats sur ce qui constitue un conflit d’intérêts. Elles doivent tenir un registre des entreprises sanctionnées et des affiliations pour s’assurer qu’il n’y a pas de chevauchement.
Comment le logiciel GRC peut aider : La technologie GRC offre une approche structurée permettant aux organisations de capturer et de signaler les conflits d’intérêts. Les membres du personnel créent des profils avec des détails personnels et professionnels, y compris les intérêts financiers et les affiliations, stockés en toute sécurité. Les utilisateurs soumettent les conflits potentiels via des formulaires en ligne personnalisables, et des flux de travail automatisés les transmettent au personnel approprié. Un processus de résolution étape par étape suit ensuite chaque action pour la transparence. Les organisations peuvent générer des rapports sur la conformité aux politiques, les types de conflits, les tendances des risques et l’efficacité des mesures d’atténuation soutenant les normes éthiques, la transparence, la conformité réglementaire et la confiance des parties prenantes.
- Diligence raisonnable des tiers
Les tiers, fournisseurs et sous-traitants peuvent présenter un risque de corruption s’ils ne suivent pas des normes éthiques similaires à celles de votre organisation. La réalisation d’une diligence raisonnable avant la conclusion de contrats aide à garantir que vos partenaires partagent l’engagement de votre entreprise en matière d’intégrité.
Comment le logiciel GRC peut aider : Le logiciel GRC peut rationaliser la gestion des risques liés aux tiers en automatisant les processus de diligence raisonnable. Le personnel peut créer un registre en ligne des fournisseurs existants et potentiels et automatiser les vérifications de diligence raisonnable. Les entreprises peuvent établir un portail fournisseur en ligne pour envoyer des questionnaires basés sur les risques aux partenaires potentiels. Les intégrations avec des fournisseurs de renseignements sur les risques tiers peuvent être utilisées pour détecter tout cas antérieur de corruption ou de conduite contraire à l’éthique de vos partenaires potentiels. Ce logiciel permet également de suivre les relations continues, garantissant la conformité des tiers à vos normes anti-corruption dans le temps.
- Politiques et attestations anti-corruption
Pour prévenir activement la corruption, les entreprises doivent avoir des politiques strictes en place concernant les codes de conduite, les conflits d’intérêts et la lutte contre la corruption. Maintenir ces politiques à jour et s’assurer que le personnel en est conscient et a accepté les exigences de la politique doit être une priorité pour les responsables de la conformité.
Comment le logiciel GRC peut aider : Les entreprises peuvent utiliser le logiciel GRC pour créer une bibliothèque de politiques en ligne et mettre en œuvre une gestion des politiques efficace. Toutes les politiques sont téléchargées de manière centralisée, et des flux de travail sont utilisés pour gérer pleinement les modifications, approbations et signatures pour s’assurer que les politiques sont toujours à jour. Les politiques peuvent être associées à votre processus de gestion des changements réglementaires afin que lorsqu’une réglementation change, la politique puisse être mise à jour en conséquence.
Le logiciel GRC permet également les attestations de politique en ligne. Les flux de travail et les e-mails automatisés sont utilisés pour distribuer la politique, et les employés peuvent l’attester en ligne en conservant une trace de leur consentement. Les attestations de politique en ligne peuvent être utilisées comme preuves dans les tribunaux du travail. Les outils de reporting permettent d’évaluer l’efficacité des politiques. Ces fonctionnalités du logiciel de gestion des politiques facilitent le maintien d’une main-d’œuvre bien informée et réduisent le risque de corruption.
Réflexions finales
Prévenir la corruption nécessite plus que des politiques ; cela requiert les bons outils et systèmes pour soutenir une communication efficace et mettre en œuvre des procédures proactives pour détecter et prévenir la corruption potentielle. Le logiciel GRC simplifie cela en centralisant et en automatisant les processus anti-corruption essentiels, facilitant ainsi la vigilance et la conformité des organisations. Avec la bonne approche et la bonne technologie en place, vous pouvez construire une organisation résiliente qui valorise l’intégrité et la transparence.
Disposer de mesures anti-corruption efficaces protégera la réputation de votre entreprise et renforcera la confiance des parties prenantes et des clients, assurant ainsi une durabilité à long terme.
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