PEUT-ON ÉTABLIR UN LIEN ENTRE LA GESTION DES RISQUES ET LA RÉUSSITE D’UN PROJET ?
Demandez à n’importe quel chef de projet et il vous dira que la gestion des risques joue un rôle important dans la réussite d’un projet. Il est largement admis que les stratégies de gestion des risques vous permettent d’identifier les forces et les faiblesses d’un projet, ainsi que les menaces et les opportunités. En anticipant et en planifiant l’« inattendu », vous pouvez être prêt à réagir rapidement si des événements surviennent. Les objectifs stratégiques du projet sont atteints grâce à une planification minutieuse, une évaluation et un travail visant à minimiser le potentiel de risque. C’est pourquoi, pour les chefs de projet, les processus et les logiciels de gestion des risques peuvent apporter une contribution significative à des résultats positifs du projet.
LA PRÉPARATION EST PRIMORDIALE
Dans un document de recherche intitulé « L’impact d’une gestion efficace des risques sur le succès du projet »*, il est suggéré que « de nombreux projets échouent parce que les organisations supposent que tous les projets réussiraient et, par conséquent, elles n’identifient pas, n’analysent pas et ne prévoient pas d’atténuation ou de contingences pour les éléments de risque impliqués dans le projet. »
La planification du succès implique l’identification précoce des risques internes et externes qui pourraient compromettre la réussite d’un projet. Les plans de gestion des risques comprennent généralement les risques identifiés, la probabilité d’occurrence, l’impact potentiel et les actions proposées. Il est généralement admis que les événements à faible risque auront peu d’impact sur le coût, le calendrier ou la performance du projet, et il s’ensuit que les événements à risque modéré et élevé entraîneront des augmentations dans ces domaines. À l’extrémité supérieure de l’échelle, les événements à haut risque, non gérés et non préparés, sont susceptibles d’entraîner des projets qui dépassent les budgets, dépassent les délais et ne répondent pas aux objectifs stratégiques.
LA COMMUNICATION EST ESSENTIELLE
Pour aider à gérer les attentes des personnes affectées par le résultat du projet, il est important que les chefs de projet communiquent les plans aux membres de l’équipe et aux parties prenantes du projet dès le début et tout au long du cycle de vie du projet. Cela aide à établir la clarté et la compréhension lorsqu’il s’agit d’éviter ou d’atténuer les impacts des événements à risque si des défis surviennent, ou de déployer des plans de contingence.
RÉPONDRE AUX CRITÈRES DE SUCCÈS
Avec des processus de gestion des risques définis en place, la probabilité et l’impact des risques négatifs peuvent être réduits, augmentant ainsi les chances que les projets soient achevés dans les délais, dans les limites du budget et en atteignant les objectifs.
« Un logiciel efficace de gestion des risques aide à maintenir les projets sur la bonne voie et minimise la vulnérabilité, » déclare Jenny Ritson-Smith, Responsable Marketing de Sword GRC. « Les meilleures pratiques de gestion des risques permettent aux chefs de projet de maximiser la rentabilité et de réduire les coûts perdus sur des activités qui ne produisent pas de ROI. L’analyse et l’évaluation des risques, du début du projet jusqu’à son achèvement, peuvent aider les chefs de projet à tracer la meilleure voie à suivre, en évitant les obstacles lorsque c’est possible ou en mettant en œuvre des plans de contingence si nécessaire pour réduire les temps d’arrêt. »
ACCENTUER LES ASPECTS POSITIFS
Il peut être utile de se rappeler que tous les risques ne représentent pas une menace – certains de vos critères de réussite de projet peuvent dépendre de la prise de risques positifs qui présentent des opportunités à exploiter. « Il semble que les mêmes processus d’analyse et de gestion des risques qui peuvent être appliqués aux risques négatifs peuvent être appliqués aux risques positifs, » affirme Ritson-Smith. « Et la prise de risques positive, soutenue par un logiciel, peut contribuer au succès du projet, grâce à une planification et une stratégie proactives et en aidant à éclairer la prise de décision. »
Alors, la gestion des risques est-elle un facteur de réussite du projet ? Selon le document de recherche précédemment cité :
« Pour augmenter les chances de réussite d’un projet proposé, il est nécessaire que l’organisation ait une compréhension des risques potentiels, qu’elle évalue systématiquement et quantitativement ces risques, en anticipant les causes et effets possibles, puis qu’elle choisisse des méthodes appropriées pour y faire face (Mobey Parker). Pour garantir que tous les risques potentiels soient gérés efficacement, le processus de risque doit être explicitement intégré dans le processus de prise de décision. »
