Les systèmes d’information sur la gestion des risques (SIGR) ont été développés à l’origine pour permettre aux organisations de consolider les données provenant de sources multiples en une seule plateforme. Cela signifie que vos incidents et vos sinistres étaient déclarés directement à votre assureur ou à votre TPA et qu’une fois par mois, l’assureur ou le TPA vous renvoyait ces données par voie électronique pour que vous les téléchargiez dans une application RMIS. Une fois toutes les données chargées dans le RMIS, vous pouviez exécuter des rapports consolidés dans des feuilles de calcul afin de suivre le nombre de sinistres et les données financières pour une période donnée. À l’époque, cette méthode de travail était considérée comme avant-gardiste. Aujourd’hui, les gestionnaires de risques ont besoin de suivre bien plus que les chiffres et les données financières historiques. Vous avez besoin de tendances et d’analyses en temps réel pour tous les incidents rencontrés, et pas seulement pour les sinistres déclarés. La question est donc de savoir comment vous pouvez obtenir des données plus immédiates et plus détaillées si vous faites appel à un transporteur/TPA pour administrer et gérer vos sinistres. La réponse se trouve dans votre SIGR. Vous pouvez utiliser votre SIGR comme principal moyen de réception au lieu de l’assureur ou de l’ATP. Le SIGR peut exporter les données nécessaires vers l’assureur ou l’ATP à la fréquence jugée nécessaire. L’assureur ou le TA peut ensuite renvoyer les données financières, les notes et les autres données relatives au traitement des sinistres au RMIS en suivant le processus standard de mise à jour des données. Ce flux de travail actualisé offre de nombreux avantages et permet de réduire les coûts :

  • Notification immédiate des nouveaux incidents – Vous bénéficiez d’une visibilité immédiate sur les événements dès qu’ils sont soumis. La soumission peut également déclencher automatiquement des notifications à différentes parties internes et externes sur la base de données spécifiques de l’événement. Et pour les événements plus graves, vous pouvez prendre des mesures immédiates pour atténuer l’exposition aux pertes et réduire les coûts.
  • Suivez chaque incident – La fonction première de votre transporteur/assureur est de traiter les demandes d’indemnisation. Si vous utilisez votre SIGR, vous pouvez exiger que tous les incidents – y compris les accidents évités de justesse – soient saisis afin d’améliorer les tendances et la prévention des accidents futurs.
  • Économies de coûts par enregistrement – Les transporteurs/TPA facturent généralement sur la base d’un enregistrement. Si vous enregistrez vos incidents via le RMIS, vous pouvez contrôler quels enregistrements sont envoyés au transporteur/TPA. Par exemple, vous n’exporterez pas les incidents ou les accidents évités de justesse au transporteur/TPA, mais vous utiliserez ces données à des fins d’analyse des tendances dans le RMIS.
  • Des données plus solides – Vous pouvez contrôler les données recueillies, ce qui est demandé et le format dans lequel les données sont reçues. Il se peut que les transporteurs/ATP ne saisissent pas toutes les données dont vous avez besoin pour comprendre les détails de votre sinistre. Leur tâche consiste simplement à évaluer la couverture et à régler le sinistre le plus rapidement possible pour la valeur la plus faible possible. Les organisations souhaitent généralement disposer de plus d’informations sur tous les événements afin de mettre en œuvre des procédures visant à éviter que des événements similaires ne se reproduisent.
  • Des données plus précises – Si vous utilisez un centre d’appel pour enregistrer les incidents, ce qui est dit au téléphone n’est pas toujours correctement saisi dans le système. Un outil de rapport électronique, en revanche, saisit les données directement à la source, éliminant ainsi toute divergence d’interprétation. Les données saisies sont celles dont vous avez besoin.
  • Flux de travail pour plusieurs transporte urs/TPA – Si vous avez plusieurs transporteurs/TPA, vous pouvez automatiser les incidents qui sont envoyés à chaque transporteur/TPA sur la base des informations saisies dans l’outil d’accueil.

Si vous souhaitez mettre en œuvre ce flux de travail, étudiez les options qui s’offrent à vous avec votre fournisseur de RMIS et votre transporteur/TPA. Il y a cependant quelques éléments à prendre en compte pour déterminer si ce flux de travail vous conviendra :

  • Le nouveau flux de travail profitera-t-il à votre organisation ? Vous devez limiter vos propres risques, à moins que vous ne disposiez déjà d’un programme de coûts garantis avec votre transporteur/TPA actuel. Renseignez-vous auprès de votre transporteur/assureur sur les économies que vous pourriez réaliser en modifiant les flux de travail existants et sur les coûts que vous auriez à supporter pour mettre en œuvre un nouveau flux de travail, et déterminez si le coût net est acceptable.
  • Votre transporteur/assureur peut-il traiter les incidents électroniques ? La plupart des systèmes actuels permettent d’exporter et d’importer des données électroniquement sans intervention humaine, voire avec une intervention minimale ; vérifiez donc que le système de votre transporteur/TPA est en mesure de le faire.
  • Votre SIGR actuel peut-il prendre en charge la fréquence d’exportation requise par votre organisation et par le transporteur/ATP ? Aujourd’hui, tout le monde veut envoyer et recevoir des informations le plus rapidement possible. Votre transporteur/TPA a-t-il besoin d’informations tous les jours, toutes les heures ou même en temps réel ? Vous pourrez alors déterminer si votre SIGR actuel peut répondre à cette fréquence.
  • Êtes-vous prêt à concevoir le flux de travail de l’accueil ? Il vous incombe de déterminer ce qui doit figurer dans le questionnaire d’accueil, ainsi que de tester et de déployer en interne le processus modifié. Lorsque vous évaluez les éléments à inclure dans le formulaire d’accueil, le script actuel de votre assureur/assureur peut être un bon point de départ – ou vous pouvez déjà disposer d’un formulaire papier pour la collecte initiale des données. Votre fournisseur de RMIS devrait également disposer de formulaires standard pour vous aider à démarrer, et il peut vous consulter dans le cadre du processus de conception. Quoi qu’il en soit, soyez prêt à consacrer le temps nécessaire à la conception et à la mise à l’essai du processus d’admission afin d’en assurer la réussite.

En bref, un investissement initial en temps relativement faible peut avoir des retombées durables en termes de précision, d’actualité et d’exhaustivité de vos données sur les sinistres et les incidents, ce qui peut se traduire par une réduction des coûts. Mieux encore, la technologie fait déjà partie de votre SIGR. Alors, qu’attendez-vous ?