Dans le marché actuel extrêmement concurrentiel, les normes ISO fournissent un cadre définitif et internationalement reconnu pour aider les organisations et les entreprises à fonctionner efficacement, garantir des produits et services de qualité, répondre aux exigences réglementaires de plus en plus strictes, et plus important encore, assurer la satisfaction client. Leurs avantages sont certainement percutants et de grande portée.

Lisez ce blog pour en savoir plus sur l’importance des normes ISO, explorer les normes les plus couramment adoptées, découvrir des conseils pour réussir la mise en conformité, et comprendre comment gérer vos audits ISO à l’aide d’un logiciel complet de conformité ISO.

Que sont les normes ISO ?
L’Organisation internationale de normalisation (ISO) fournit un ensemble de bonnes pratiques conçues pour aider les entreprises à établir des processus, des politiques et des contrôles selon une approche approuvée par des experts au niveau mondial. Il s’agit d’un ensemble de bonnes pratiques destinées à fournir un cadre permettant aux entreprises de confirmer la sécurité, la qualité et l’efficacité de leurs opérations, services et produits.

Initialement, les normes ISO étaient principalement axées sur des secteurs spécifiques comme la fabrication et la construction. Aujourd’hui, elles ont été étendues pour couvrir des domaines tels que la sécurité de l’information, la gestion de la qualité, la santé et la sécurité, et la gestion des risques ISO, les rendant applicables à de nombreuses industries et secteurs.

Pourquoi les organisations adoptent-elles les normes ISO ?
En adoptant les normes ISO et en obtenant la certification correspondante lorsque c’est possible, les organisations bénéficient d’une feuille de route claire et efficace pour générer des améliorations durables dans des domaines tels que la performance des risques, la santé et la sécurité, l’impact environnemental et la durabilité.

Au-delà de l’amélioration opérationnelle, l’adoption et le respect des normes ISO applicables peuvent considérablement améliorer la réputation d’une entreprise en garantissant des produits et services de haute qualité de manière constante, les aidant à gagner de nouveaux contrats auprès d’organisations recherchant des fournisseurs certifiés ISO.

Quelles sont les normes ISO les plus largement adoptées ?
L’Organisation internationale de normalisation (ISO) a développé une large gamme de normes de gestion pour aider les entreprises à améliorer leurs performances. Voici les plus largement adoptées.

ISO 9001 Systèmes de management de la qualité
La norme ISO 9001 pour les systèmes de management de la qualité constitue une excellente base pour les activités d’assurance qualité. Le système de management de la qualité ISO 9001 fournit des exigences internationales de SMQ à mettre en œuvre pour une organisation ou une entreprise qui souhaite créer tous les processus, politiques et procédures nécessaires pour fournir des produits et services de qualité qui répondent aux exigences réglementaires et améliorent la satisfaction client.

La norme ISO 9001 pour les Systèmes de Management de la Qualité exige que les organisations :

Définissent les exigences de conformité du management de la qualité
Les entreprises doivent développer et documenter les besoins de l’organisation et les exigences spécifiques de qualité qui doivent être basées sur les normes internationales. Un processus de surveillance et d’application de ces exigences doit être établi.

Développent un plan de management de la qualité
Les organisations doivent créer un plan de management de la qualité, un document vivant qui définit comment l’entreprise gérera la qualité de ses produits et services. Ce plan doit aborder des sujets tels que les politiques, les objectifs, les exigences du système et la responsabilité de la direction ; et doit être régulièrement revu et mis à jour.

Mettent en œuvre des procédures de management de la qualité
Les employés clés doivent être impliqués dans le processus de création et de mise en œuvre des procédures de management de la qualité. Cette étape garantira que chaque employé de l’organisation comprend l’importance de suivre les procédures et sait comment les exécuter.

Réalisent des audits de management de la qualité
Les entreprises doivent effectuer des audits réguliers de management de la qualité pour assurer la conformité aux systèmes de management de la qualité et identifier les lacunes dans leurs systèmes et apporter des améliorations.

Développent des rapports cohérents
Les organisations doivent développer des rapports de conformité qualité pour s’assurer que leurs produits ou services répondent aux attentes des clients.

ISO 14001 Système de management environnemental
ISO 14001 est la norme mondialement reconnue pour les systèmes de management environnemental. Utilisée dans le monde entier, cette norme fournit un cadre permettant à une organisation d’améliorer sa performance environnementale conformément à ses engagements de politique environnementale, lui conférant un avantage concurrentiel sur le marché.

La norme ISO 14001 pour les systèmes de management environnemental exige que les organisations :

Établissent une politique environnementale
Les entreprises doivent développer et mettre en œuvre une politique environnementale pour refléter l’engagement de l’entreprise envers la protection de l’environnement conformément aux exigences légales applicables. Cette politique doit être facilement accessible à tous les employés.

Identifient les aspects et impacts environnementaux
Les entreprises doivent effectuer un examen environnemental qui prend en compte des facteurs tels que les émissions, l’utilisation des ressources, la génération de déchets, la consommation d’énergie et la pollution pour identifier les impacts environnementaux potentiels.

Définissent des objectifs et des cibles
Sur la base de l’impact identifié, des objectifs et cibles mesurables doivent être établis. Ces objectifs doivent prendre en compte les capacités et les ressources de l’entreprise, ainsi que les exigences légales pertinentes.

Mettent en œuvre des contrôles et procédures opérationnels
Les entreprises doivent développer et mettre en œuvre des procédures, des pratiques et des contrôles opérationnels pour prévenir la pollution et atténuer et gérer d’autres risques environnementaux afin d’atteindre les objectifs et cibles fixés par l’entreprise.

Surveillent, mesurent et examinent la performance environnementale
Les entreprises doivent effectuer des audits internes réguliers et des revues de direction pour évaluer l’efficacité du Système de Management Environnemental (SME). Cela aidera à identifier les domaines d’amélioration, assurer une amélioration continue dans le temps et maintenir la conformité aux exigences légales. Le logiciel ISO14001 peut aider dans le processus d’audit et de revue.

ISO 31000 Systèmes de management des risques
Dans un monde en constante évolution et incertitude, ISO 31000 systèmes de management des risques est une norme internationale qui fournit aux organisations et aux entreprises des directives claires sur la façon de structurer un processus de gestion des risques selon les meilleures pratiques. Cela inclut exactement comment les dangers et les risques au sein de l’exploitation doivent être identifiés, contrôlés, surveillés et examinés ; ainsi que la façon dont l’organisation communique cela à ses parties prenantes, tant en interne qu’en externe. Ainsi, la norme ISO de gestion des risques aidera à définir tous les processus de l’organisation et comment ils relient le risque aux objectifs opérationnels, de performance, stratégiques, aux incidents et à la sécurité des employés.

La norme ISO 31000 pour les systèmes de management des risques exige que les organisations :

Définissent la portée, le contexte et les critères de gestion des risques
Les entreprises doivent définir quelles activités sont couvertes par le processus de gestion des risques. Cette activité doit prendre en compte le contexte interne et externe de l’entreprise, après quoi des critères doivent être établis pour aider à évaluer les risques qui peuvent entraver les objectifs commerciaux.

Identifient et analysent les risques
Les risques doivent être identifiés et analysés pour comprendre leur probabilité et leur impact. Cela inclut l’évaluation de la complexité, du niveau de risque, de la probabilité et de l’efficacité des contrôles.

Traitement des risques
Des stratégies sous forme de contrôles et d’actions doivent être mises en œuvre pour faire face aux risques. L’efficacité des contrôles doit être régulièrement testée pour identifier si le contrôle est efficace ou s’il nécessite des efforts d’atténuation supplémentaires.

Surveillance et revue
La surveillance et la revue continues des risques et des actions prises pour les atténuer garantiront la qualité et l’efficacité du processus de gestion des risques à toutes les étapes tout en identifiant toute possibilité d’amélioration.

Enregistrement et rapport
La documentation de la mise en œuvre du processus de gestion des risques ISO doit répondre aux exigences de reporting des parties prenantes. Elle doit également améliorer la communication et garantir une prise de décision basée sur les données en matière de risques.

ISO 27001 Systèmes de management de la sécurité de l’information
Le cadre international ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information (SMSI) aide les organisations à gérer, surveiller, examiner, mettre en œuvre et maintenir leur sécurité de l’information en abordant les personnes, les processus et la technologie. Cette norme internationale permet aux entreprises d’assurer la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité de leurs données d’entreprise. L’obtention d’une certification ISO 27001 2013 indique que le SMSI d’une organisation est aligné sur les meilleures pratiques actuelles en matière de sécurité de l’information.

La norme ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information exige que les organisations :

Définissent la portée de leur SMSI
Avant de construire le SMSI de l’organisation, les équipes doivent déterminer quel type d’information elles entendent protéger. Pour certaines entreprises, cela peut ne concerner qu’un système ou un département spécifique et pour d’autres, la portée de leur SMSI inclut l’ensemble de l’organisation.

Évaluent les risques
Les équipes doivent effectuer des évaluations formelles des risques pour atteindre la conformité ISO 27001. Ce processus systématique identifie les risques de sécurité de l’information, leur probabilité et leur impact en s’assurant que des plans d’atténuation peuvent être mis en œuvre.

Comblent les lacunes
Les entreprises doivent initier une analyse des écarts pour identifier les zones de faiblesse, les lacunes et les blocages qui peuvent affecter les opérations, ainsi que pour repérer les divergences et les opportunités d’atténuation de ces problèmes.

Conçoivent et mettent en œuvre des politiques et des contrôles
Pour atteindre la norme ISO 27001 de gestion des risques pour les systèmes de management de la sécurité de l’information, les entreprises doivent mettre en œuvre et documenter des plans de traitement des risques sous forme de contrôles et de politiques à utiliser comme preuves d’audit.

Évaluent
L’évaluation fréquente des performances du SMSI garantira une amélioration continue. L’évaluation régulière du SMSI de l’organisation aide à identifier les opportunités d’amélioration des processus et contrôles existants.

Atteindre la conformité aux normes ISO
La conformité ISO signifie utiliser volontairement les normes ISO comme lignes directrices pour aligner la structure, les pratiques commerciales, les politiques, les processus et les procédures opérationnelles de votre organisation. L’adoption de la norme est la première étape vers la conformité et la certification et la satisfaction réussie des exigences des parties prenantes.

Avec ou sans certification formelle, se conformer aux normes et exigences ISO rigoureuses peut être une tâche intimidante à entreprendre, en particulier pour les organisations qui débutent. Par où commencer ? Quelles politiques et quels contrôles serez-vous besoin ? Comment savoir si vous êtes prêt pour un audit ?

Heureusement, il existe une large gamme de solutions technologiques de conformité qui peuvent aider les entreprises à naviguer dans ce qui sont souvent des normes de conformité ISO confuses avec des cadres et des modèles ISO prêts à l’emploi.

Ces solutions aident les entreprises à structurer leurs opérations pour s’aligner sur les normes ISO en fournissant de manière proactive des cadres de conformité prêts à l’emploi, avec des formulaires, des modèles et des flux de travail de bonnes pratiques pour assurer la conformité avec de nombreuses normes ISO largement adoptées.

L’utilisation du bon logiciel de conformité permet aux organisations, grandes et petites, de rassembler harmonieusement tous les processus de conformité dans un système centralisé : démontrant la transparence, la cohérence et la conformité aux auditeurs et aux régulateurs.

Avec le bon système de gestion de la conformité ISO, les organisations peuvent gérer efficacement plusieurs normes ISO en utilisant un seul outil pour établir, documenter et opérationnaliser plusieurs systèmes basés sur divers cadres ISO ou d’autres meilleures pratiques de l’industrie.

Les plateformes logicielles de conformité compatibles ISO offrent :

  • Tableaux de bord et rapports de conformité : Cette fonctionnalité fournit une visibilité en temps réel sur l’état de la conformité ISO et fournit des métriques clés permettant aux entreprises d’identifier et d’évaluer facilement les zones de non-conformité.
  • Flux de travail automatisés : Les flux de travail automatisés permettent aux entreprises de structurer des processus étape par étape qui répondent aux exigences ISO, en automatisant les processus clés comme les vérifications de conformité, les approbations, les escalades, les validations et les actions correctives. Cela minimise les erreurs et augmente l’efficacité en simplifiant les tâches liées à la conformité ISO en établissant des processus et en notifiant les parties prenantes des tâches et actions à effectuer.
  • Référentiel de données centralisé : Le système permet aux entreprises de construire un « registre des obligations » en ligne et de surveiller la conformité avec chaque exigence. Cela améliore la visibilité en temps réel de la conformité ISO dans toute l’organisation, qui peut facilement faire l’objet de rapports pour fournir une preuve de conformité ou identifier les lacunes.
  • Cartographie continue des contrôles : Le logiciel de surveillance de la conformité permet aux entreprises de mettre en œuvre une cartographie des contrôles en temps réel pour identifier facilement les lacunes et les faiblesses dans l’environnement de contrôle et les efforts de conformité de l’organisation.
  • Surveillance des contrôles : Les cadres ISO préétablis peuvent être exploités dans les outils de surveillance de la conformité pour mapper les contrôles aux exigences réglementaires et assurer l’alignement avec les objectifs de conformité.

Alertes et notifications : Les alertes et notifications automatisées aident les équipes à rester au fait des exigences de conformité et d’audit ISO à venir et garantissent que les tâches sont traitées par les parties prenantes concernées à la date d’échéance.

Les solutions logicielles de gestion de la conformité ISO comme celle de Riskonnect permettent aux organisations de développer un programme complet aligné sur ISO qui peut être personnalisé davantage selon leurs besoins individuels.

Les équipes peuvent facilement rationaliser, centraliser et automatiser la conformité ISO et les audits internes avec Riskonnect en assurant une conformité continue grâce à l’automatisation des flux de travail, aux cadres intégrés et à la gestion complète des risques.

Gérer vos audits ISO et capturer les résultats
Savoir si votre organisation répond aux normes rigoureuses requises pour réussir un audit ISO peut être simplifié en utilisant un logiciel de surveillance de la conformité. Ces outils de conformité aux meilleures pratiques permettent aux entreprises de gérer leurs audits ISO et de capturer les résultats, fournissant des informations clés sur les domaines nécessitant une amélioration, améliorant ainsi l’efficacité et assurant une conformité continue aux normes ISO.

Les solutions GRC ont le potentiel d’améliorer chaque étape du processus d’audit ISO, y compris la planification, la capture des résultats et l’utilisation de flux de travail pour mettre en œuvre des actions correctives. L’utilisation d’une solution GRC telle que Riskonnect peut aider les organisations à automatiser les tâches liées aux vérifications de conformité, à la surveillance de la conformité en créant de la documentation, en automatisant les flux de travail, en créant des listes de contrôle et des rapports pour suivre et surveiller les processus d’audit interne en temps réel ; accélérant considérablement la procédure d’audit ISO.

Désireux d’apprendre comment Riskonnect peut aider votre organisation à atteindre et maintenir facilement la conformité et la certification ISO tout en favorisant l’amélioration continue, il vous suffit de demander une démonstration aujourd’hui.