FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA CONTINUIDAD DE LA ACTIVIDAD

Casi todas las normas y reglamentos sobre continuidad empresarial exigen funciones y responsabilidades claramente articuladas. Esto incluye la ISO 22301, las Directrices de Buenas Prácticas del Instituto de Continuidad Empresarial, el Instituto de Recuperación de Desastres, los requisitos de la FFIEC sobre continuidad empresarial y la NFPA 1600.

Por ejemplo, los requisitos de la ISO 22301 dicen lo siguiente sobre las funciones y responsabilidades de los programas de continuidad de negocio y recuperación de desastres informáticos:

  • “Para lograr sus objetivos de continuidad de negocio, la organización debe determinar quién será responsable, qué se hará, qué recursos se necesitarán, cuándo se completará y cómo se evaluarán los resultados” (Cláusula 6.2)
  • “La organización debe determinar la competencia necesaria de la(s) persona(s) que realice(n) trabajos bajo su control que afecten a su rendimiento; asegurarse de que estas personas son competentes sobre la base de una educación, formación y experiencia adecuadas; cuando proceda, adoptar medidas para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las medidas adoptadas; y conservar la información documentada adecuada como prueba de la competencia.” (Cláusula 7.2)

VENTAJAS DE DEFINIR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PROGRAMA DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO

Además de ajustarse a la norma ISO 22301 y a otras normas de continuidad empresarial aprobadas por el sector, la definición de funciones y responsabilidades tiene cuatro ventajas principales:

  1. Garantizar que las personas adecuadas desempeñan las funciones adecuadas para maximizar el rendimiento de la continuidad empresarial;

  2. Ayudar a los líderes de la organización a asignar a los mejores individuos a cada función;

  3. Asegurarse de que todos los participantes en la planificación de la continuidad de la empresa comprenden lo que se espera de ellos;

  4. Ayudar a identificar claramente cualquier laguna en los conocimientos, habilidades y capacidades de las personas asignadas a funciones y responsabilidades de continuidad de negocio.

A menudo, cuando las funciones y responsabilidades no se definen eficazmente, se contrata a las personas equivocadas (normalmente con las habilidades, experiencias y credenciales equivocadas) para una tarea concreta, lo que suele dar lugar a un rendimiento deficiente o a que no se cumplan las expectativas. Por ejemplo, lo vemos cuando los jefes de departamento asignan a un empleado más reciente o a un auxiliar administrativo la elaboración de un plan de respuesta y recuperación para el departamento. Muchas veces, estas personas pueden carecer de conocimientos profundos sobre las operaciones del departamento o de autoridad para contratar a las personas adecuadas para planificar eficazmente la respuesta y la recuperación. Por el contrario, los programas que intentan que personas de alto nivel completen un plan de recuperación para una de sus diversas unidades de negocio, suelen tener dificultades para captar el nivel de detalle adecuado. Ambas cuestiones pueden dar lugar a un plan ineficaz o incompleto.

DETERMINAR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PROGRAMA DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO

Aunque las funciones varían de una organización a otra, algunas son comunes entre los programas de continuidad empresarial. En las tablas siguientes se destacan algunas de las funciones habituales para gestionar el programa.

 

¿QUIÉN DEBE FORMAR PARTE DE MI COMITÉ DIRECTIVO DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO?

La participación en el Comité Directivo suele variar en función de la organización. Los miembros típicos del Comité de Dirección son el Director de Operaciones, el Director Financiero, el Director de Información, el asesor jurídico y los auditores internos. Sin embargo, independientemente del título, los participantes en el Comité Directivo deben ser capaces de:

  • Proporcionar información estratégica para el programa

  • Tener el pulso del negocio: entiende los objetivos estratégicos de la organización y puede ver cuándo un cambio en el negocio puede afectar al programa

  • Ayudar a validar el alcance, los productos/servicios, las conclusiones clave y las estrategias de su área de negocio.

  • Garantizar que los subordinados y subordinados directos realicen las actividades de continuidad de negocio necesarias

  • Poseer un fuerte liderazgo y habilidades de comunicación verbal

  • Ve el valor de tener capacidades de continuidad de negocio para sus respectivas áreas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE RESPUESTA

Las estructuras de los equipos de respuesta a la Continuidad de Negocio varían mucho, pero las siguientes funciones son comunes en la mayoría de los equipos de continuidad de negocio:


REFORZAR EL NIVEL DE PARTICIPACIÓN DE TU PROGRAMA DE CONTINUIDAD EMPRESARIAL

Un proceso sencillo puede ayudarte a definir las funciones y responsabilidades de tu programa.

DEFINIR EL PAPEL

Empieza por tener claro lo que necesitas de cada función del programa. Haz una lista de todas las funciones del programa y luego, para cada función, empieza una lista con viñetas de los requisitos específicos de cada función. Esta lista debe contener desde el compromiso de tiempo hasta el conocimiento de la empresa, pasando por las responsabilidades de actualización de los planes. Pero mantenlo centrado en las cosas más importantes. Creemos que la mayoría de las funciones pueden describirse en cinco o diez requisitos.

Una vez que el papel está claramente definido, es cuestión de encontrar a la persona adecuada para desempeñarlo.

LLUVIA DE IDEAS DE CANDIDATOS

En Castellan, hablamos de “GWC” cuando llega el momento de aclarar funciones y responsabilidades (conocimos este acrónimo de tres letras en el libro Traction de Gino Wickman, que describía un modelo operativo empresarial llamado Sistema Operativo Empresarial). La persona asignada a cada función debe ser capaz de responder positivamente a las siguientes preguntas:

  1. ¿Lo entienden (comprenden el papel y las responsabilidades)?

  2. ¿Lo quieren (están motivados para asumir la responsabilidad)?

  3. ¿Tienen Capacidad para realizarlo (habilidad y tiempo para desempeñar las responsabilidades)?

Una vez que los candidatos están claramente definidos, se trata de decidir cuál es el que mejor encaja.

SELECCIONA EL MEJOR AJUSTE

  • Consíguelo:

Se trata de una pregunta visceral: ¿comprende la persona en qué consiste su función y cómo se conjuga todo para ayudar a la organización? ¿Ven por qué es importante? Para algunas personas, simplemente no encaja.

  • Quiérelo

¿La persona quiere hacer el trabajo de verdad? ¿O se limitan a hacer las cosas porque se lo han “asignado”? A menudo sentimos la necesidad de “motivar” o “dar energía” a las personas en sus funciones, y ésa es una de las señales de advertencia de que la persona simplemente no quiere participar o hacer el trabajo. En esos casos, deberías dejar de darte cabezazos contra la pared y encontrar a alguien que realmente lo quiera.

  • Capacidad

La capacidad abarca las aptitudes, los recursos y el tiempo necesarios para desempeñar bien la función. Utiliza la definición de función creada anteriormente para preguntarte si una persona tiene la capacidad mental para la función, las aptitudes y el tiempo disponibles para desempeñarla. Mientras que “Get it” y “Want it” son obligatorios, aquellos que no tengan plenamente la Capacidad para el puesto deben ser tenidos en cuenta si crees que pueden desarrollar la capacidad con entrenamiento o formación en los próximos seis meses.

  • Cuando falta el GWC

Si te han asignado personas que crees que no tienen GWC para el papel, ¡esta sección es para ti! En primer lugar, debes creer que no tienes por qué tolerar los problemas de GWC en tu programa. Hasta que no lo creas, nada cambiará. Incluso si se tarda un año o más en arreglarlo, por favor, ¡sabed que PUEDES tener un programa lleno de personas que lo Consiguen, lo Quieren y tienen la Capacidad de hacer el trabajo! Cuando eso ocurre, TODO resulta más fácil.

Entonces, ¿cómo debe abordar un director de programa los problemas de “GWC”? El primer paso es siempre hablar con la persona cara a cara. Durante la conversación, puedes preguntarles si “lo entienden, lo quieren y tienen la capacidad” para su función. El 90% de las veces, ¡saben que es un problema y te lo contarán! El 10% de las veces, tendrás que ayudarles a ver tus preocupaciones. En cualquier caso, el primer paso es hablar con la persona y ponerse de acuerdo en que el GWC es un problema. El segundo paso es preguntarles qué debemos hacer al respecto. A menudo, pueden encontrar o sugerir a alguien que encaje mejor en el GWC y puedes hacer avanzar el programa rápidamente. A veces, sin embargo, no encuentras la GWC adecuada. En estos casos, debes añadirlo a una lista de cuestiones como un problema a largo plazo que hay que vigilar y abordar. En algunos casos, sobre todo para las personas con capacidad limitada, puedes poner en marcha soluciones que permitan al programa cumplir sus objetivos. Sin embargo, si no se encuentran soluciones, presenta el problema al comité directivo para que te ayude a resolverlo. Utilizando funciones claras y la herramienta GWC, con el tiempo puedes tener un equipo formado por las personas adecuadas para ayudar a alcanzar el nivel adecuado de resiliencia. En el siguiente cuadro encontrarás consideraciones adicionales para determinar la participación del equipo de continuidad de la empresa.

UN RESUMEN RÁPIDO

Documentar y comunicar eficazmente las funciones y responsabilidades tiene dos ventajas clave para una organización:

  1. La organización tendrá “a las personas adecuadas en los asientos adecuados“. Esto ayudará a garantizar que el programa siga creciendo y desarrollándose al contar con personas competentes que se comprometan a impulsarlo.

  2. Las personas que desempeñen cada función comprenderán claramente sus responsabilidades y expectativas. Esto ayudará a garantizar que se completan las acciones del programa, que éste se mantiene y que, de forma holística, las personas tratan de reducir las lagunas y mejorar la resistencia de la organización.

Castellan ha ayudado a desarrollar programas de continuidad de negocio y recuperación de desastres informáticos para organizaciones de todos los tamaños en casi todos los sectores. A lo largo de los 15 años que Castellan lleva desarrollando programas de categoría mundial, uno de los seis elementos básicos que hemos identificado como motor clave del éxito de los programas es la Participación.

PRÓXIMOS PASOS

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