Un artículo de Mary Long » Goodbye Spreadsheets, You Had a Good Run » ( Adiós a las hojas de cálculo, tuviste una buena racha ) que leí hace poco trata de un fenómeno que me encuentro regularmente desde hace años cuando hablo con directivos de gestión de riesgos y seguros, que trabajan para una empresa mediana o un grupo que cotiza en bolsa. Este fenómeno es el siguiente: incluso en nuestra era en la que la digitalización y la interconexión siguen creciendo (Nube, Movilidad, Internet de las Cosas), la gestión de riesgos, seguros y siniestros a nivel de empresa sigue realizándose principalmente con Excel. Independientemente de lo que esto diga sobre el énfasis en la gestión de seguros a nivel empresarial, cabría suponer de forma realista que las empresas que gastan millones en ERP, recursos humanos y gestión de las relaciones con los clientes (CRM) también destinan un presupuesto a TI en el departamento de seguros. De hecho, aunque la gestión de riesgos y seguros no suele ser una competencia clave, sí lo es -como para todos los componentes de la cadena de valor- la optimización de los procesos y el uso de los recursos. Sin embargo, la simplificación de los procesos y la reducción del trabajo sólo pueden lograrse mediante el uso sistemático de una herramienta informática adecuada, lo que no es en absoluto el caso de Excel.
Regreso al futuro con la «Gestión por Excel»
Imagínatelo tú mismo: lo que yo llamo «el ecosistema de gestión de riesgos y seguros» (es decir, el departamento de riesgos y seguros del cliente, las filiales, los proveedores de servicios externos como corredores y aseguradoras, etc.) se basa en gran medida en una herramienta desarrollada a finales de los años 70 por los Sres. Bricklin y Frankston. VisiCalc, nombre del antepasado de Excel, fue hace casi 40 años la primera «Killer-App» para PC (con la memoria necesaria de un archivo de imagen GIF).
Mis observaciones se basan en un estudio de 2016 en el que el 70% de los gestores de riesgos y seguros afirman optar por Excel como herramienta informática. ¿Qué nos dice esto? Que la mayoría de los gestores de riesgos y seguros se conforman con una herramienta informática que alcanzó su apogeo cuando sus padres probablemente aún estaban en la escuela.
No hay buena gestión sin medición. O: cómo hacer visible la contribución positiva
Recordemos en qué consiste la tarea principal de un gestor de riesgos y seguros. Pues sí, es la aplicación de una gestión global del riesgo que debe poner en primer plano los siguientes objetivos:
- Optimiza los costes del riesgo.
La propia gestión de seguros desempeña un gran papel en la gestión de riesgos, porque es, de hecho, una herramienta importante en el control y la gestión de riesgos (por ejemplo, la transferencia de riesgos mediante contratos de seguro). La creación de una cultura del riesgo eficaz en la empresa es la base de ello y, como «agentes del cambio», los gestores de riesgos deben contribuir a ello. Pero en realidad se trata -especialmente para los directivos de las empresas- de comprender la contribución positiva de la gestión de riesgos y los seguros al éxito de la empresa, utilizando cifras y hechos concretos. Pero esta transparencia y tangibilidad no pueden lograrse utilizando herramientas informáticas arcaicas.
Ya no utilizamos teléfonos de disco ni vemos películas en cintas VHS. Entonces, ¿por qué los gestores de riesgos y seguros siguen confiando en la herramienta de gestión de datos Excel?
La gestión de riesgos y seguros es demasiado compleja para Excel, pero no para un RMIS
No se puede negar que Excel es muy adecuado para la evaluación y visualización de datos y debería seguir teniendo su lugar entre las herramientas de cualquier directivo. Pero, en un mundo interconectado y complejo en el que los procesos son globales y las personas trabajan en distintos lugares y a distintas horas, Excel es realmente inadecuado. En la era de las soluciones de gestión de datos basadas en la web, los llamados sistemas de información y gestión de riesgos (RIMS) son los mejores (y, en última instancia, los más baratos). Se trata de un almacén centralizado para todos los datos de riesgos, seguros y siniestros (datos maestros y datos financieros) de toda la empresa, así como documentos de todo tipo. Los datos pueden introducirse directamente o mediante máscaras en línea, o intercambiarse automáticamente a través de interfaces con sistemas internos (contabilidad, recursos humanos) o externos (corredores, aseguradoras). Estos datos e información están disponibles en tiempo real para los usuarios del RMIS en forma de informes, evaluaciones y cuadros de mando pertinentes. Y esto en cualquier parte del mundo e independientemente de su acceso al sistema. ¡Bienvenido a la era digital!
SIGR como «Punto Único de Verdad» para una mejor gestión de riesgos y seguros
Los gestores de riesgos y seguros que se toman en serio su trabajo y quieren dar buen ejemplo en su empresa ya no deben considerar Excel como la herramienta preferida de gestión de datos y elaboración de informes. De hecho, Excel no permite una gestión de riesgos y seguros coherente y sostenible en toda la empresa. A Excel le falta una cualidad esencial, a saber, la posibilidad de representar un Punto Único de la Verdad (PUNTO), por tanto un lugar centralizado donde convergen datos procedentes de distintas fuentes, tanto de dentro como de fuera de la empresa: datos de incidentes y siniestros, datos de contratos de seguros, riesgos y acciones, datos de riesgos del emplazamiento, cifras y exposiciones clave de la empresa, informes de visitas, auditorías, documentos escaneados, etc. Además, un RMIS ayuda a transformar todos estos datos en información relevante para la toma de decisiones, con sólo pulsar un botón y sin pérdida de tiempo ni riesgo de error si se copian a mano. Así que da ejemplo y opta por un RMIS, la solución de gestión de datos moderna, basada en web y orientada al futuro que te ayudará a alcanzar tus objetivos hoy y mañana. Por supuesto, puedes seguir utilizando Excel para tus informes (lo que también te permite un RMIS).
