Para quem trabalha com gestão de riscos, dados de qualidade são o equivalente a ouro em pó. Podes ter uma equipa fantástica, bons fluxos de trabalho e palpites perspicazes, mas a riqueza dos dados é o elemento que te impulsiona para a frente. Qualquer tipo de sistema integrado de gestão de riscos deve ser concebido para recolher dados de qualidade. Quanto mais exaustivos e precisos forem os dados, mais profunda será a análise que podes efetuar e mais criativa será a tua atuação no mercado. Para isso, vamos analisar três elementos que terão um grande impacto na recolha dos teus dados.
Começa cedo
Sabemos que todo o processo de renovação de seguros pode ser moroso, devido à quantidade de contactos e de informações envolvidas, por isso, quanto mais cedo começares, melhor. Nas fases iniciais, é importante garantir que tens um objetivo final muito claro – e que todos os departamentos envolvidos sabem o que é e como podem ajudar-te a atingi-lo. Depois de estabeleceres isso, é importante verificar:
- As tuas linhas de negócio comerciais mantiveram-se inalteradas ou houve alguma alteração?
- Se houve uma mudança, todos os activos estão devidamente contabilizados?
- De que informações necessitam as seguradoras?
Conhecer estes aspectos ajudará a minimizar potenciais lacunas nos dados e a clarificar o que as seguradoras precisarão de ti. Começar cedo também te dará mais tempo para analisar os dados, descobrir novas oportunidades e identificar anomalias ou aspectos negativos que surjam nos dados e antecipar os problemas que as seguradoras poderão ter.
Sê claro na tua comunicação
Para reunir esta quantidade díspar de dados para apresentar estes argumentos, tens de ser capaz de comunicar o que estás a tentar alcançar e o que precisas dos departamentos envolvidos no processo. Diretivas claras, transparentes e constantes são imperativas em todas as fases do processo de renovação do seguro, mas particularmente na fase do questionário, onde estarás a recolher uma quantidade significativa de dados. Há várias maneiras de garantir que estás a comunicar claramente. Para saber se estás a comunicar corretamente, tens de perguntar:
- Todos os departamentos são claros quanto ao que preciso deles e quando preciso?
- Todos os serviços estão cientes das consequências de não preencher o questionário de renovação a tempo?
- Posso ver o que os vários departamentos estão a fazer no questionário, de modo a poder pressioná-los, se necessário?
- Já marquei no meu diário lembretes para os que estão a ficar para trás?
- Existem incentivos para os serviços com grandes prémios e medidas punitivas para os que ficam para trás? (Se não, deverias ter?)
E tendo em conta a complexidade e a exaustão do próprio questionário de renovação, tens de garantir que o questionário é:
- Limpa
- Fácil de seguir
- Pode ser acedido na língua/moeda relevante
- Está escrito em inglês simples (se a língua for o inglês) e adaptado ao nível de compreensão do inquirido
Se fores claro e transparente nas tuas expectativas e tornares o processo o mais simples possível para os teus colegas, então os teus dados serão mais ricos. Quanto melhores forem os dados, melhor será a imagem que poderás ter da empresa; dados de qualidade são a diferença entre ver um instantâneo da empresa e um vídeo de alta definição.
Coloca o teu sistema online
No entanto, a melhor forma de recolher dados de renovação eficazes é garantir que o teu sistema está online. Um sistema online, como um Sistema de Informação de Gestão de Riscos (sistema RMIS), pode transformar a forma como recolhe e interpreta os seus dados. Um RMIS online irá:
- Permite-te aceder aos dados dos últimos anos
- Mantém os teus dados num único local
- Ajuda-te a encontrar rapidamente os dados de que necessitas
- Pode fornecer análises em todas as fases do processo.
Este último ponto é particularmente importante, porque um software RMIS não permite apenas recolher dados, mas permite analisar os dados no contexto da sua história organizacional, o que o ajudará a identificar tendências que podem poupar uma quantia significativa de dinheiro à sua empresa. Queres mais dicas sobre como agilizar o processo de renovação de seguros?
