Com o atual panorama empresarial impulsionado por uma mudança social para práticas empresariais mais éticas, facilitar a denúncia de irregularidades e a comunicação de denúncias anónimas é vital. Permitir a comunicação de potenciais irregularidades proporciona uma forma eficaz para as empresas, independentemente do setor, identificarem com sucesso os problemas antes que se tornem problemas significativos e, simultaneamente, dá aos funcionários a garantia de que as suas queixas serão tratadas de forma discreta e não passarão despercebidas.
Quando alguém expõe uma atividade antiética e ilegal, esta deve ser comunicada para que possa ser escalada e tratada. Se essa preocupação não for levantada e permanecer não detetada, poderá causar sérios danos à organização em questão, ao indivíduo ou à sociedade em geral.
No entanto, as denúncias anónimas e a denúncia de irregularidades em questões como comportamento antiético, fraude, corrupção, bullying, má conduta e assédio têm sido frequentemente recebidas com retaliação, tornando a decisão de falar difícil. É por isso que as organizações, grandes e pequenas, são incentivadas a fornecer um canal seguro, neutro e confidencial, como um portal online discreto para levantar e abordar preocupações. A utilização de um canal de comunicação, como um sistema de denúncia de irregularidades e denúncias, permite que alguém denuncie irregularidades de forma confidencial e anónima, se assim o desejar.
Neste blogue, exploramos como estruturar um processo de denúncia de irregularidades e denúncias de melhores práticas, explicamos a importância da comunicação anónima e partilhamos como a tecnologia está a capacitar as empresas para construir portais online seguros, eficientes e fáceis de utilizar para denúncias anónimas e denúncia de irregularidades.
Por que é importante facilitar as denúncias anónimas e a denúncia de irregularidades?
Estabelecer um processo para a denúncia de irregularidades e denúncias anónimas indica que uma empresa incentiva os seus funcionários a manifestarem-se. Quando isto é apoiado por uma política de denúncia de irregularidades respeitada, os funcionários são ativamente incentivados a comunicar internamente em vez de externamente.
Criar um sistema para a denúncia de irregularidades também é importante para as empresas, pois é agora um requisito regulamentar e legal para muitas organizações. As empresas têm hoje a obrigação legal de implementar um canal seguro e eficaz para proteger os denunciantes quando estes comunicam casos de fraude, corrupção ou outras irregularidades.
Na UE, as organizações ao abrigo da Diretiva da UE relativa à denúncia de irregularidades, que entrou em vigor no final de 2021, exigem que todos os Estados-Membros da UE adotem a lei nacional de denúncia de irregularidades. Sem exceções, todos os Estados-Membros da UE devem cumprir a lei que obriga todas as empresas, primeiro com mais de 250 funcionários e, posteriormente, com mais de 50 funcionários, a implementar um canal de comunicação de denúncia de irregularidades. A lei aplica-se tanto ao setor público como ao privado. A importância da denúncia de irregularidades também é válida para todas as empresas cotadas em bolsa nos Estados Unidos, onde os sistemas de denúncia de irregularidades são exigidos ao abrigo de leis como a Lei Dodd-Frank e a Lei Sarbanes-Oxley.
No entanto, independentemente de qualquer imperativo regulamentar, as organizações têm a ganhar com o estabelecimento de uma cultura forte e aberta onde a divulgação de irregularidades e a denúncia de irregularidades são incentivadas e tratadas de forma discreta, pois minimizará os riscos e os custos. A má conduta que continua por um período prolongado acaba por se tornar mais dispendiosa de resolver, quer a má conduta seja uma violação legal criminal, erros inocentes que podem deixar a empresa exposta ao risco ou assédio no local de trabalho que pode levar a ações judiciais cíveis, deve ser abordada. Quando os funcionários se sentem confiantes para falar, a liderança está inadvertidamente a ajudar a empresa a poupar recursos a longo prazo, ao mesmo tempo que reforça a sua integridade corporativa.
Sem um sistema de denúncia de irregularidades, a má conduta não detetada pode levar a grandes perdas financeiras e os funcionários podem divulgar informações externamente, o que pode ser prejudicial para a reputação. A má conduta pode assumir muitas formas; desde crimes financeiros como fraude e roubo, a assédio e violações de políticas, e até mesmo um desrespeito pelos fatores ESG, que é algo em que os investidores estão cada vez mais focados como parte do seu processo de análise.
Ao abrigo de leis de denúncia de irregularidades, como a empregada na UE, os canais de comunicação são obrigados a ser seguros, a garantir o anonimato e a permitir o feedback, algo que soluções desatualizadas, como caixas de correio virtuais e físicas e linhas diretas de denúncia de irregularidades, não podem garantir. Um sistema de denúncia de irregularidades eficaz precisa de estar disponível para todas as partes interessadas e garantir altos níveis de segurança de dados e anonimato, e comunicação e feedback confidenciais e oportunos com o denunciante.
Como é que um procedimento de denúncia de irregularidades e denúncias de melhores práticas se parece?
Um processo de denúncia de irregularidades e denúncias de melhores práticas deve ser concebido para garantir que os funcionários se sintam seguros e apoiados ao comunicar atividades antiéticas, ilegais ou prejudiciais dentro de uma organização. Começa com o estabelecimento de canais de comunicação claros, acessíveis e confidenciais. Muitas empresas utilizam métodos como uma linha direta anónima de denúncia de irregularidades, formulários online seguros ou endereços de e-mail dedicados, geridos por terceiros independentes, se necessário. As empresas mais modernas utilizam software GRC para implementar portais discretos para denúncia de irregularidades e denúncias online. Estes canais devem ser amplamente comunicados a todos os funcionários, enfatizando o compromisso da organização com a transparência e a integridade.
O processo deve ser apoiado por uma política robusta de proteção de denunciantes que descreva claramente os direitos dos denunciantes, garantindo que estão protegidos contra retaliação, discriminação ou quaisquer consequências negativas como resultado das suas denúncias. Esta política deve também detalhar os passos que a organização tomará para investigar as denúncias, garantindo que todas as denúncias são tratadas com seriedade e tomadas medidas em relação a elas prontamente. O processo deve incluir formação abrangente para todos os funcionários e gestão sobre como reconhecer, comunicar e lidar com as denúncias de forma adequada. A formação deve reforçar a importância da denúncia de irregularidades como uma ferramenta para salvaguardar os padrões éticos da organização e o cumprimento das leis e regulamentos. O processo deve também incluir uma abordagem estruturada para investigar as denúncias, onde cada denúncia é avaliada imparcialmente e escalada para as pessoas certas, e prazos claros para a ação devem ser comunicados ao denunciante. Deve ser fornecido feedback regular ao denunciante, mantendo-o informado sobre o progresso e o resultado da sua denúncia. Finalmente, a organização deve promover uma cultura de abertura e responsabilização, onde os funcionários são incentivados a falar sem medo e onde a denúncia de irregularidades é vista como uma contribuição positiva para a integridade e a governação ética da organização.
O que é um portal online para denúncias anónimas e denúncia de irregularidades?
Um portal online permite que os funcionários comuniquem irregularidades e denunciem irregularidades de forma discreta, preenchendo um formulário online. Este processo é geralmente facilitado por software de denúncias, uma plataforma que permite que os funcionários preencham formulários online para apresentar denúncias de irregularidades ou para denunciar irregularidades de forma anónima. Permite que os funcionários comuniquem irregularidades graves relacionadas com violações de regras ou políticas da empresa, como conflitos de interesses, fraude, roubo, corrupção e suborno. Um sistema de conformidade para a denúncia de irregularidades é utilizado para registar tais denúncias num processo facilmente compreensível que garante a melhor proteção possível dos envolvidos.
Uma vez que um funcionário tenha registado um caso de potencial irregularidade na solução de denúncia de irregularidades, o sistema irá categorizar e priorizar o incidente com base nas informações fornecidas e os fluxos de trabalho automatizados escalam-no para as partes interessadas apropriadas para que possa ser investigado. Os fluxos de trabalho automatizados são utilizados para o processo de investigação e gestão de casos, garantindo que todos os passos de resolução são totalmente documentados na plataforma.
As plataformas oferecem painéis de controlo e relatórios em direto para que os funcionários possam visualizar facilmente as suas tarefas pendentes relacionadas com escalonamentos e ações pendentes. As empresas também podem executar relatórios sobre tipos de incidentes e tempo de resolução para impulsionar decisões de negócios sobre onde introduzir novas políticas, procedimentos ou formação para evitar que ocorram casos semelhantes de má conduta.
Como é que um portal online discreto funciona?
Um portal online discreto dá aos funcionários a experiência mais suave e a confiança para falar.
Configurar um portal discreto com formulários online utilizando software de denúncia de irregularidades torna mais fácil para os funcionários divulgarem problemas ou denunciarem irregularidades. Os funcionários podem simplesmente preencher um formulário online para comunicar uma potencial área de má conduta e os fluxos de trabalho automatizados escalam o incidente para a parte interessada relevante.
Todas as provas são documentadas dentro do sistema e os fluxos de trabalho permitem que as equipas monitorizem cada caso até que seja encerrado. O software certo garante o anonimato daqueles que comunicam e portais externos podem até ser configurados para fornecedores e clientes.
Os portais online também podem ser equipados com alertas instantâneos, enquanto a gestão de casos e os painéis de controlo integrados ajudam a impulsionar o desempenho, estabelecendo assim uma cultura de integridade, ao mesmo tempo que fornecem à organização as ferramentas e os conhecimentos necessários para corrigir a má conduta e o comportamento que não se alinha com as suas políticas e valores.
A gestão de casos ajuda as equipas a lidar com tudo num só lugar, desde a comunicação anónima e segura com o denunciante, ao recebimento de alertas para novas denúncias ou prazos, à resolução de incidentes e à gestão de fluxos de trabalho de escalonamento com automatização.
Com um portal online de denúncia de irregularidades, as empresas também podem construir inquéritos anónimos personalizados que os utilizadores podem aceder a partir de qualquer dispositivo. Feedback perspicaz pode ser recolhido de funcionários, clientes e terceiros sem que eles tenham de se preocupar que as suas identidades sejam reveladas nas suas respostas. Os dados permanecem seguros com a utilização de medidas preventivas, como a encriptação de ponta a ponta e a autenticação multifator.
Por que implementar um portal de denúncia de irregularidades discreto?
Formalizar uma forma discreta de comunicar problemas é crucial para defender os padrões profissionais, prevenir a fraude e a má conduta dos funcionários, garantir a conformidade regulamentar e preservar a integridade organizacional. Estabelecer canais eficazes para comunicar preocupações e garantir a proteção dos denunciantes contribui para um local de trabalho que prioriza a transparência, a responsabilização e a melhoria contínua.
Ter uma plataforma de denúncia de irregularidades confidencial e anónima também torna mais fácil para os trabalhadores e outras partes interessadas apresentarem-se. Isto não só demonstra o seu compromisso com o bem-estar dos seus funcionários, mas também garante que as suas equipas podem lidar com questões e desafios de forma eficaz e rápida.
Manter a sua equipa atualizada, fazer mais perguntas e fornecer apoio é crucial numa investigação de denúncia de irregularidades eficaz e eficiente.
Como é que a Riskonnect pode ajudar?
Com o software Riskonnect para denúncia de irregularidades e denúncias, as organizações podem implementar portais anónimos de denunciantes para manter as pessoas e a sua organização conectadas em tempo real após fazer uma denúncia. O portal discreto garante a comunicação segura entre as partes envolvidas no caso e fortalecerá ainda mais o processo de gestão de denúncias da sua organização. As equipas também podem gerir de forma integrada e eficiente os conflitos de interesses (COI), prevenir o suborno e a corrupção, realizar verificações de sanções e implementar um procedimento de presentes e hospitalidade na mesma plataforma para reduzir o risco e garantir a conformidade.
Está à procura de construir um portal online de denúncia de irregularidades discreto que seja fácil de utilizar, que cumpra todos os requisitos de anonimato e que tenha fluxos de trabalho incorporados para gerir vários casos e muito mais? Basta contactar-nos para uma demonstração do nosso sistema de conformidade para denúncia de irregularidades hoje mesmo!
