Como automatizar qualquer processo de negócio baseado em folhas de cálculo e colocá-lo online

Inseguras, difíceis de manter e propensas a erros, as folhas de cálculo desencorajam a colaboração e criam silos de dados. Todas as empresas as têm e, embora historicamente possam não ter sido um problema, no panorama atual, orientado pela procura e em rápida mudança, os processos desatualizados baseados em folhas de cálculo podem muito bem significar a diferença entre ganhar e perder quota de mercado!

As folhas de cálculo podem ser uma ferramenta versátil para recolher, integrar, formatar e apresentar dados, mas também são a principal causa de silos nas empresas; a sua utilidade diminui ainda mais quando confrontadas com conjuntos de dados crescentes, múltiplos utilizadores e a necessidade de mapear e ligar dados para obter informações significativas.

Este blogue explica por que razão as folhas de cálculo em grande escala são problemáticas, partilha os benefícios da automação de processos de negócio e explica como identificar a ferramenta certa que tem a capacidade de automatizar qualquer processo de negócio baseado em folhas de cálculo e colocá-lo online.

Colocar os seus processos de negócio online

Se for uma pequena organização com menos de 20 funcionários, então a automação dos seus processos de negócio é provavelmente uma prioridade baixa. Mas em organizações maiores, onde os processos exigem que mais de 20 pessoas acedam à mesma folha de cálculo, os líderes empresariais devem considerar seriamente colocar os seus processos de negócio online.

Embora possa parecer uma forma eficiente para as empresas utilizarem várias folhas de cálculo para executar diferentes processos e capturar informações, as coisas podem ficar fora de controlo. Mesmo que a sua equipa seja pequena, isso não significa que esteja isenta de erros humanos e silos que resultam de uma falta de governança de dados e processos desconectados baseados em folhas de cálculo.

Por que razão as empresas estão a abandonar as folhas de cálculo?

Até 2024, espera-se que o mercado de automação de fluxos de trabalho e tecnologias relacionadas se expanda 20% anualmente e atinja 5 mil milhões de dólares, no entanto, há muitas empresas que permanecem inconscientes dos benefícios que estas novas abordagens tecnológicas simplificadas oferecem.

Embora as folhas de cálculo possam parecer inicialmente versáteis para tarefas leves, existem plataformas que oferecem melhores opções de gestão de dados, visualização, colaboração e integração para quando as empresas necessitam de uma solução mais robusta.

Liberte-se das folhas de cálculo que gerem o seu negócio, colocando os seus processos de negócio online

Um relatório de 2021 constatou que 94% dos funcionários de pequenas e médias empresas inquiridos atestaram que realizam tarefas repetitivas e demoradas. Também observou que 90% dos trabalhadores reconheceram que a automação melhorou significativamente os seus empregos, enquanto outros 66% afirmaram que a automação os tornou mais produtivos.

Hoje em dia, todos os departamentos de uma organização podem utilizar um sistema de automação de fluxo de trabalho, desde operações, vendas e marketing até recursos humanos e finanças. Este tipo de plataformas de software são excelentes para automatizar tarefas e implementar processos definidos, permitindo que várias equipas trabalhem num formato consistente.

A automação de processos de negócio traz muitos benefícios para qualquer empresa que opte por implementar um sistema nas operações diárias da sua organização. As organizações geralmente procuram transformar os seus processos manuais para aumentar a produtividade, reduzir custos, manter a conformidade, eliminar processos baseados em papel, reduzir erros, dimensionar as suas operações e libertar o tempo das suas equipas para se concentrarem em tarefas que exigem intelecto humano.

A automação de fluxo de trabalho é mais frequentemente utilizada quando tem vários funcionários a alimentar um processo para capturar dados, quando quer estruturar um processo passo a passo envolvendo múltiplos intervenientes, quando quer formalizar aprovações, escalamentos e autorizações, quando precisa de rastrear quando os dados foram inseridos e por quem, e quando precisa de relatar os dados capturados. Quando utilizada nestes casos, a automação de fluxo de trabalho permite a uma organização simplificar os seus processos de negócio e aumentar a eficiência e produtividade no local de trabalho.

Considere um processo simples, como manter um registo de riscos emergentes, um registo de gestão de incidentes ou um diretório de gestão de ativos. As folhas de cálculo seriam um lugar lógico para começar, mas rapidamente ficariam fora de controlo. Por outro lado, gerir e automatizar processos como estes numa plataforma de software traz uma série de vantagens, incluindo:

A maioria das plataformas de software são soluções SaaS online, o que significa que o sistema pode ser acedido de qualquer lugar.

Em vez de os funcionários registarem dados numa folha de cálculo, os dados são preenchidos através de formulários online que alimentam diretamente a plataforma. Isto permite uma governança de dados rigorosa, pois as equipas podem definir menus, listas suspensas e campos predefinidos para garantir que os dados são capturados num formato consistente. Também podem definir campos obrigatórios, garantindo que os funcionários nunca deixam campos em branco.

Os registos online são pesquisáveis e podem ser facilmente filtrados para visualizar informações específicas.

É capturado um registo completo de quem inseriu que informação e quando, produzindo um rasto de auditoria instantâneo dos eventos.

Pode ser definida uma hierarquia de permissões para ocultar dados sensíveis e simplificar processos, garantindo que os funcionários só veem os dados relevantes para eles, facilitando a priorização de tarefas.

A automação de fluxo de trabalho pode ser utilizada para manter os processos em movimento. Se os dados precisarem de ser inseridos semanalmente, podem ser automatizados e-mails semanais para os funcionários relevantes para lembrá-los de inserir os dados e, se não o fizerem, são enviados lembretes automaticamente. Os fluxos de trabalho também podem ser utilizados para aprovações, verificações e escalamentos para garantir que os processos passam para a próxima fase sem atrasos.

A gestão de tarefas e ações torna-se simples, os funcionários recebem lembretes automatizados das suas tarefas, e podem facilmente visualizar as suas prioridades de carga de trabalho no seu próprio painel pessoal e completar ações online.

O controlo de monitorização também pode ser utilizado para sinalizar coisas como prazos não cumpridos, SLAs, KPIs e níveis elevados de dados que podem indicar um problema. As equipas podem utilizar o controlo de monitorização para definir quaisquer regras que desejem, e as notificações são automaticamente enviadas para o interveniente relevante para tomar medidas.

Obter informações a partir dos dados também é muito mais simples quando as equipas utilizam uma solução automatizada online. Estas plataformas tendem a vir com uma variedade de painéis e relatórios prontos a usar, facilitando aos líderes a visualização dos dados, a resolução de problemas e a elaboração de relatórios para os intervenientes superiores. Como os relatórios são produzidos instantaneamente com um simples toque de botão, estão sempre atualizados. Isto elimina o tempo gasto na construção de relatórios, deixando aos funcionários tempo para analisar os dados e identificar melhorias nos processos.

Se uma organização gerir múltiplos processos no mesmo sistema, pode até ligar e mapear conjuntos de dados, garantindo uma única fonte de verdade e fornecendo informações profundas sobre as métricas de desempenho do negócio. Isto permite às empresas ligar “incidentes” ou “ativos” à sua biblioteca de riscos ou registo de controlos, ou mapear requisitos de conformidade e alterações regulamentares ao seu registo de processos de negócio. As possibilidades de mapeamento são infinitas, e os dados ajudam as empresas a compreender o impacto de diferentes equipas e departamentos em toda a empresa.

Um dos muitos desafios que as organizações modernas enfrentam é escolher o melhor sistema para gerir as suas operações de negócio. Comprar ferramentas independentes e soluções pontuais pode parecer inicialmente mais barato e eficaz do que adquirir uma solução de software integrada completa, mas com o tempo isto resulta numa empresa a utilizar múltiplas aplicações diferentes que acumulam custos elevados de software e carecem de integração entre sistemas. A utilização de múltiplos sistemas culmina em dados isolados e múltiplas versões da verdade, podendo também ser problemático para as suas equipas de TI suportarem muitas plataformas diferentes.

Em muitos casos, as soluções pontuais para um caso de uso particular são muito rígidas, e os sistemas podem ser demasiado complicados ou não adequados às necessidades específicas individuais da organização. Além disso, as plataformas são frequentemente incapazes de ser personalizadas para se alinharem com o processo de negócio específico de uma organização. Portanto, ao escolher uma plataforma, certifique-se de que seleciona uma com fluxos de trabalho flexíveis e formulários, menus e listas suspensas personalizáveis, isto garantirá que a solução pode ser facilmente adaptada para corresponder a quaisquer requisitos específicos do processo.

Mas o principal benefício de gerir múltiplos processos de negócio numa única plataforma são as informações que pode obter dos dados. Imagine um mundo onde pode ligar incidentes de volta aos riscos e controlos originais. Onde pode ligar o seu registo de processos de negócio a riscos e obrigações de conformidade, e onde pode ligar o desempenho empresarial e a gestão de projetos à sua estratégia global. Quando opta por uma solução flexível como a plataforma Riskonnect, os processos podem ser ligados entre si, e todos os funcionários em toda a organização terão acesso e poderão inserir dados sem qualquer hipótese de arruinar aquela folha de cálculo problemática!

Inicie a sua transformação digital com a Riskonnect hoje

Além das suas capacidades GRC principais, a plataforma Riskonnect pode digitalizar e simplificar os seus fluxos de trabalho e registos de negócio, colocando quaisquer processos de negócio online, permitindo às organizações substituir folhas de cálculo, plataformas legadas e processos manuais por sistemas abrangentes de melhores práticas estruturados. Os formulários online, fluxos de trabalho e registos digitais reduzem a carga administrativa, aumentam a eficiência operacional e fornecem informações profundas sobre o desempenho do negócio.

A natureza flexível da solução significa que os utilizadores podem:

Desenhar os formulários, registos e fluxos de trabalho para atender às necessidades específicas e terminologia da sua organização.

Extrair dados de outros sistemas e fontes através de integrações API para garantir uma única fonte de verdade.

Aceder a uma ampla variedade de painéis e desenhar painéis personalizados para atender a requisitos específicos de relatórios.

Criar um portal externo permitindo que fornecedores, contratantes e outros terceiros submetam formulários online, questionários e inquéritos com todos os dados alimentando diretamente a plataforma.

Aproveitar fluxos de trabalho para definir processos e enviar notificações para aprovações, escalamentos e ações atrasadas para manter as coisas em movimento.

Definir regras e controlos para enviar notificações quando os dados atingem um certo nível, ou um prazo é ultrapassado.

Além disso, as organizações que já utilizam a plataforma Riskonnect para requisitos de GRC, podem ligar dados de volta a quaisquer riscos, controlos ou obrigações de conformidade originais.

Aqui estão apenas alguns dos processos que podem ser automatizados utilizando a plataforma Riskonnect:

Num momento volátil em que quase todas as empresas enfrentam a necessidade de reduzir custos, automatizar os seus processos de negócio é uma abordagem vital que ajuda a reestruturar as cargas de trabalho em todos os departamentos, sem ter de tomar decisões difíceis sobre a sua força de trabalho.

Os líderes empresariais devem concentrar-se em compreender problemas, identificar soluções e alinhar as partes interessadas na transformação. Há muitas razões pelas quais as pessoas e as empresas continuarão a usar folhas de cálculo durante pelo menos a próxima década, mas com o tempo, o uso excessivo de folhas de cálculo pode realmente prejudicar o seu negócio, e espera-se que a adoção de soluções de software automatizadas aumente.

Com processos digitais pré-construídos e soluções disponíveis prontas a utilizar para impulsionar a eficiência, a automação de processos de negócio elimina os estrangulamentos que levam à perda de tempo e receitas; e oferece o retorno mais rápido de quaisquer medidas de poupança de recursos.

Os processos manuais, incluindo folhas de cálculo, são responsáveis por erros dispendiosos, silos, dados desconectados e diminuição da eficiência em todos os departamentos. A automatização de processos em toda a empresa poupa tempo e recursos e proporciona uma visão holística para uma melhor tomada de decisões.

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