A Comissão Real de Cuidados a Idosos na Austrália publicou recentemente uma nova iniciativa, com o objetivo de apoiar o setor de cuidados a idosos australiano na preparação das suas autoavaliações antes de uma auditoria do avaliador governamental.

Este novo conjunto de requisitos auditáveis tem o cuidado ao paciente no seu cerne. As bases são construídas sobre lares de idosos que proporcionam cuidados de qualidade, tratam os pacientes com dignidade, garantem que se sentem seguros, permitem que os pacientes tenham escolha e a capacidade de obter tratamento e cuidados especializados quando necessário.

Neste artigo, apresentamos os próximos requisitos e explicamos como a mais recente tecnologia de GRC pode fornecer uma estrutura simples para capturar todas as informações necessárias para passar na auditoria.

Quais são os oito padrões diferentes abordados na autoavaliação?

Aqui, analisamos os oito padrões-chave que compõem esta nova estrutura e detalhamos algumas das áreas em que os lares de idosos terão de fornecer evidências e que serão, em última análise, auditadas.

Dignidade e Escolha do Consumidor: As instalações de cuidados a idosos terão de fornecer evidências de como os pacientes são tratados com dignidade e respeito em relação à sua identidade, cultura e valores. Devem demonstrar como os pacientes têm escolha em relação aos seus cuidados, estilo de vida e relacionamentos, a privacidade deve ser respeitada e os pacientes devem ser apoiados para assumir riscos para aproveitar ao máximo as suas vidas.

Avaliação Contínua e Planeamento com os Consumidores: Para cumprir os requisitos deste padrão, as instalações de cuidados a idosos terão de demonstrar como equilibram os requisitos de cuidados em torno das necessidades, objetivos e preferências de estilo de vida dos pacientes, desde os cuidados diários até aos desejos de fim de vida.

Cuidados Pessoais e Clínicos: Isto é para garantir que os pacientes recebem o nível adequado de cuidados pessoais e clínicos com base nas suas necessidades individuais, e isto deve ser avaliado regularmente para captar qualquer deterioração ou melhoria na condição do paciente.

Serviços e Apoio para a Vida Diária: Para cumprir este padrão, as instalações de cuidados a idosos terão de fornecer evidências de como os pacientes recebem apoio diário adequado em relação a emoções, alimentação, equipamento e interações externas com outras pessoas e estabelecimentos.

Ambiente de Serviço da Organização: Para passar esta secção, as instalações de cuidados a idosos devem avaliar-se tanto em relação à facilidade de compreensão e acolhimento da instalação, como incluir detalhes sobre a sua limpeza, segurança e manobrabilidade.

Feedback e Reclamações: Esta área exige que os lares de idosos tenham um procedimento de feedback e reclamações bem definido que seja visível para pacientes e famílias. Um processo de divulgação aberta deve ser usado quando algo corre mal, e os resultados devem ser usados para melhorar a qualidade dos cuidados.

Recursos Humanos: Esta secção trata de ter o número certo de funcionários treinados no local para garantir cuidados de qualidade. Eles devem ser qualificados, respeitosos da identidade, cultura e diversidade de cada consumidor, e devem passar por avaliações de desempenho regulares.

Governança Organizacional: Esta secção visa garantir que as instalações cumprem a governança organizacional relacionada com segurança, inclusividade, gestão de informações, melhoria contínua, regulamentos, responsabilidade e gestão de incidentes e riscos.

Cada secção tem até sete critérios diferentes para os quais as instalações de cuidados a idosos devem fornecer evidências. No total, existem 42 áreas diferentes que as organizações devem avaliar e incluir exemplos de ações e evidências para apoiar. Ao completar a autoavaliação, também devem capturar áreas de melhoria identificadas juntamente com quaisquer ações planeadas. Devem também capturar uma data-alvo de ação e classificar-se de acordo com cada área, as opções de classificação incluem exceder, cumprir, em desenvolvimento ou não aplicável. Finalmente, as organizações devem também completar um plano de melhoria contínua, capturando todas as melhorias pendentes identificadas na autoavaliação, juntamente com o responsável individual e o prazo para conclusão.

Pode ver uma descrição completa de todos os requisitos de autoavaliação neste formulário partilhado pela Comissão de Qualidade e Segurança de Cuidados a Idosos.

Os desafios de conduzir a autoavaliação

Para a maioria das instalações de cuidados a idosos, completar uma autoavaliação complexa como esta requer um contributo substancial de muitas equipas e departamentos diferentes em vários locais. Usar processos baseados em folhas de cálculo para registar este tipo de dados e capturar informações suficientes é desafiante devido às seguintes restrições:

Vários utilizadores a aceder à mesma folha de cálculo torna-se um desafio, e as organizações correm o risco de o trabalho ser sobrescrito ou de os funcionários serem bloqueados nos documentos por outros utilizadores.

Não há hierarquia de permissões, tornando difícil saber que membro da equipa adicionou que dados e quando.

Há pouca governança de dados, o que significa que as informações são inseridas em formatos inconsistentes e as células são deixadas em branco.

É desafiante adicionar links de evidências para fotos, URLs e documentos no Excel.

As avaliações de cada ano são feitas numa folha de cálculo diferente, tornando difícil comparar resultados ano após ano.

Relatar os resultados é um processo manual e demorado.

Como podem as organizações automatizar o processo de autoavaliação?

Com a “Autoavaliação dos Padrões de Qualidade de Cuidados a Idosos” a tornar-se um requisito comum em instalações de cuidados a idosos, as organizações estão a procurar formas de digitalizar e automatizar o processo para garantir que evidências suficientes são recolhidas de forma atempada. Os fluxos de trabalho e registos flexíveis, e os formulários e modelos online disponíveis na plataforma Riskonnect tornam fácil capturar os dados relevantes de toda a organização e formalizar os resultados.

A plataforma Riskonnect pode ser facilmente configurada para criar um sistema online para estabelecer uma estrutura para o processo de autoavaliação e capturar as informações necessárias. Uma estrutura é configurada para cada uma das 42 áreas de avaliação no sistema. Cada área de avaliação pode ser atribuída ao membro da equipa relevante para conclusão. O indivíduo responsável pela área receberá notificações quando a sua avaliação estiver pendente e receberá e-mails de lembrete se não a completar a tempo. Podem registar todas as evidências no sistema através de um formulário online, com todos os dados alimentando diretamente a plataforma. Haverá opções para carregar fotos, adicionar URLs e links, e carregar documentos de evidência de suporte. Também podem registar áreas de melhoria e monitorizar o progresso e adicionar datas-alvo para implementar as mudanças. As equipas podem selecionar a sua classificação de autoavaliação a partir de um menu suspenso, garantindo consistência.

Todos os resultados são capturados centralmente e podem ser facilmente relatados pela gestão. Não importa quantas vezes escolha realizar a autoavaliação, o histórico será capturado online, e as equipas terão um registo completo de todos os resultados anteriores e podem facilmente demonstrar progresso e melhoria contínua. Também é fácil relatar quaisquer áreas que não estejam resolvidas para garantir uma resolução atempada.

Realizar a autoavaliação usando uma plataforma online garante uma governança de dados rigorosa, assegurando que as informações são inseridas de forma consistente e atempada, no formato exigido. O sistema mantém um registo de quem inseriu quais dados e quando, garantindo responsabilidade e propriedade. Formulários online e painéis personalizados garantem que os funcionários só veem áreas de avaliação relevantes para eles, protegendo informações confidenciais e garantindo que os funcionários não veem ou alteram dados que não estão na sua alçada. Os relatórios também são simplificados, pois a gestão pode facilmente entender quais áreas da avaliação não foram concluídas a tempo e extrair relatórios sobre áreas mal classificadas para orientar iniciativas de melhoria.

Como pode o software apoiar em outras áreas para recolher evidências para a autoavaliação?

Vimos como o software pode automatizar o próprio processo de autoavaliação, trazendo o processo online e automatizando a recolha dos dados. Mas o software também pode apoiar as instalações de cuidados a idosos a recolher evidências suficientes para cumprir alguns dos padrões dentro da autoavaliação.

Feedback e Reclamações: A plataforma Riskonnect permite que as instalações de cuidados a idosos configurem um procedimento formal de ‘feedback e reclamações’. Pacientes, famílias e funcionários podem registar qualquer feedback ou reclamação através de formulários online que alimentam uma plataforma centralizada. Um portal online pode ser configurado permitindo que as famílias dos pacientes preencham formulários online com todos os dados alimentando diretamente a ferramenta. Os casos podem então ser triados e escalados para o membro relevante da equipa através de fluxos de trabalho automatizados para garantir uma resolução atempada. A gestão pode facilmente relatar tipos de feedback e reclamações comuns e implementar medidas para resolvê-los. Os relatórios também podem ser usados como evidência na sua autoavaliação.

Gestão de Riscos: Parte da autoavaliação é garantir que pacientes e funcionários não estão expostos a riscos desnecessários. As instalações de cuidados a idosos podem configurar um programa de gestão de riscos de melhores práticas na plataforma Riskonnect. Os riscos são registados num registo de riscos online e classificados de acordo com a sua probabilidade e gravidade. As equipas podem implementar formulários de avaliação de riscos online com todos os dados alimentando a plataforma e podem definir KPIs e KRIs para monitorizar o risco. As organizações podem configurar uma biblioteca de controlos para gerir os riscos mais críticos, garantindo um alto nível de cuidados ao paciente e fornecendo provas adequadas para a sua autoavaliação.

Gestão de Conformidade e Políticas: As organizações podem configurar uma biblioteca de obrigações de todos os regulamentos, padrões, políticas e procedimentos aplicáveis na plataforma e monitorizar a conformidade contínua com verificações regulares. Os fluxos de trabalho podem ser configurados para gerir mudanças regulatórias juntamente com quaisquer alterações e atualizações de políticas. Esta prova de conformidade pode ser usada como parte da sua autoavaliação. As equipas também podem agendar as suas auditorias e capturar conclusões e as ações associadas.

Gestão de Incidentes: Num ambiente complexo e imprevisível como as instalações de cuidados a idosos, incidentes acontecerão. Mas é a forma como esses incidentes são geridos e abordados que importa. A plataforma Riskonnect pode ajudar as organizações a configurar um processo de gestão de incidentes de melhores práticas. Os incidentes são registados através de formulários online que alimentam diretamente a ferramenta. Os fluxos de trabalho garantem que os casos de incidentes são devidamente escalados e trabalhados até à resolução. As equipas podem facilmente relatar incidentes e implementar medidas para evitar que se repitam.

Se trabalha em cuidados a idosos e está a lutar com processos manuais, folhas de cálculo e formulários em papel, e gostaria de digitalizar e automatizar os seus processos, o software pode ajudar. Desde trazer os seus processos de risco e conformidade online até oferecer um portal online para capturar incidentes, feedback e reclamações, o software pode fornecer uma estrutura para simplificar qualquer processo e trazê-lo online.

Quer esteja a lutar para completar a própria autoavaliação ou gostaria de automatizar a captura de evidências para apoiar a sua submissão, a Riskonnect pode ajudar. Entre em contacto connosco para uma demonstração.