Desde a construção de confiança até lidar com orçamentos limitados, gestão de mudanças, empreiteiros e dependências; os governos federais, locais e estaduais têm muito a considerar ao supervisionar o seu complexo portfólio de projetos. A utilização de software de gestão de projetos municipais pode ser a resposta.

Em 2021, o governo federal dos EUA emitiu níveis recorde de financiamento para melhorar os sistemas de água, transporte, energia e banda larga do país, bem como para abordar uma variedade de necessidades climáticas. Com esta injeção sem precedentes de investimento de capital público, a atenção voltou-se para os governos estaduais e locais, que detêm o maior controlo sobre como estes projetos e iniciativas serão, em última análise, planeados, concebidos e implementados.

A complexidade dos projetos de capital financiados pelo governo

Os projetos, programas e portfólios de capital financiados pelo governo tendem a ser iniciativas complexas que afetam um grande número de partes interessadas, incluindo contribuintes, órgãos estatutários e não estatutários, empresas locais e grupos comunitários.

A última década, em particular, viu muitos projetos e programas financiados pelo Estado não cumprirem os objetivos e prolongarem-se por anos, com alguns até sendo abruptamente encerrados no meio do planeamento ou implementação. Estes projetos de obras de capital falhados são considerados notoriamente difíceis de gerir e um desperdício do dinheiro suado dos contribuintes. Para eliminar o fracasso e entregar projetos bem-sucedidos, os governos locais e estaduais devem implementar boas medidas para garantir que os riscos do projeto, os custos excessivos e os atrasos na conclusão sejam minimizados.

Este blogue examina as soluções de gestão de projetos de melhores práticas e partilha como estão a ser utilizadas para gerir projetos de capital no setor governamental. Explora os principais desafios que os governos locais e estaduais enfrentam ao longo do ciclo de vida de um projeto e partilha algumas das funcionalidades avançadas disponíveis nas mais recentes ferramentas de gestão de projetos que podem ajudar os departamentos governamentais no setor público a entregar projetos bem-sucedidos.

Gestão de projetos no governo local e estadual

O papel da gestão de projetos dentro do governo local e estadual é fornecer uma estrutura para ter uma abordagem estruturada na gestão de todos os aspetos de um projeto, desde o planeamento, programação, orçamentação, riscos, dependências, tarefas e ações. Esta abordagem estruturada e colaborativa garantirá a entrega de um projeto de capital bem-sucedido desde o início até à conclusão.

Os projetos governamentais não são projetos comerciais ou privados que precisam apenas de satisfazer padrões internos. Em vez disso, devem atender a um conjunto completamente diferente de requisitos. Desde o planeamento, aquisição e entrega destes projetos públicos, todo o processo deve ser completamente transparente e fortemente mandatado com documentação que requer validação em cada etapa do caminho.

Gestão de projetos de capital para benefícios sociais e ambientais

Os projetos e iniciativas de capital no setor governamental destinam-se sempre a proporcionar uma ampla gama de benefícios sociais e económicos, incluindo o aumento da eficácia na prestação de serviços, permitindo um desenvolvimento mais sustentável do ponto de vista ambiental e melhorando a qualidade de vida e o bem-estar do público. Para que estes benefícios sejam plenamente realizados e para proporcionar uma boa utilização dos fundos públicos, é crucial que todos estes projetos sejam preparados, geridos e entregues de forma eficaz.

Muitos destes projetos públicos têm benefícios ambientais e/ou sociais que não podem ser facilmente quantificados em valores monetários. Exemplos de tais projetos de diferentes setores incluem:

  • Manutenção de hospitais e escolas para melhorar os serviços públicos de saúde e educação.
  • Introdução de projetos de habitação social para satisfazer as necessidades locais de habitação.
  • Melhoria e manutenção de áreas locais.
  • Projetos de melhoria do domínio público para valorizar as paisagens urbanas e os espaços públicos.
  • Projetos de saneamento, redes de águas residuais e estações de tratamento.
  • Gestão de melhorias em prisões, policiamento e serviços de bombeiros.
  • Projetos de melhoria de infraestruturas e ambiente urbano de água.
  • Projetos de infraestruturas de energia, banda larga e telecomunicações.

Garantir valor para os contribuintes: estratégias-chave para o sucesso do projeto

Como estes tipos de projetos são financiados pelo governo e, em última análise, pelo contribuinte, alcançar uma boa relação custo-benefício deve ser primordial. Isto requer:

  • Implementar boas estruturas de governança que garantam um planeamento meticuloso, colaboração e relatórios de estado em tempo real para permitir uma tomada de decisão oportuna que assegure a progressão.
  • Identificar e documentar riscos e implementar os controlos acordados para minimizar os impactos nos custos e na entrega do projeto.
  • Responsabilidade por tarefas e ações-chave com prazos definidos.
  • Gestão eficaz de mudanças para manter as partes interessadas atualizadas e garantir que os custos não disparem à medida que o projeto está a ser entregue.

Um repositório central de todas as “atividades relacionadas com o projeto” que permanece acessível e recuperável ao longo do ciclo de vida do projeto. (Grandes projetos podem levar até 10 anos ou mais desde o início até à conclusão, capturar centralmente toda a atividade relacionada com o projeto é de vital importância para minimizar o risco de perda de memória corporativa devido à saída de pessoal-chave de gestão ou membros da equipa do projeto da organização. Isto garantirá a disponibilidade de um rasto auditável do início ao fim de todos os assuntos relacionados com o projeto que podem ser revistos a qualquer momento, caso seja necessário). Também pode ser usado para moldar projetos futuros.

Desafios prementes para a gestão de projetos no governo local

O facto de o atual mercado global de gestão de projetos ser avaliado em 4 mil milhões de dólares sublinha a importância da gestão de projetos para executar com sucesso ideias e planos. No entanto, de acordo com o Project Management Institute, de cada dólar gasto num projeto, 9,9% é desperdiçado devido a um fraco desempenho do projeto, o que destaca a necessidade de gerir melhor os projetos, particularmente para o setor público. Os Estados Unidos da América têm mais de 85.000 entidades governamentais locais registadas, e com a sociedade a tornar-se cada vez mais urbana, é compreensível que a política e a gestão dos governos locais se tenham tornado progressivamente mais complexas.

Num inquérito realizado a 374 profissionais do setor estatal pela GovLoop (uma rede social online para pessoas que trabalham no governo e à sua volta) constatou-se que os principais desafios para a gestão de projetos no governo são os seguintes:

  • Orçamento inadequado: 36% dos gestores de projetos do setor público trabalhavam com orçamentos e fundos limitados.
  • Comunicação deficiente: Até 42% dos inquiridos atestaram que a comunicação ineficaz era o maior obstáculo à conclusão bem-sucedida de um projeto ou iniciativa.
  • Recursos limitados: 38% dos inquiridos apontaram a insuficiência de recursos de gestão de projetos como uma preocupação fundamental.
  • Falta de apoio da gestão: Outros 38% dos inquiridos citaram a falha da gestão em fornecer apoio adequado como outro obstáculo significativo a ultrapassar.
  • Mudança de estratégia: Mudanças inesperadas de estratégia foram um problema para 34% dos inquiridos.
  • Objetivos mal definidos: Entretanto, 32% dos inquiridos relataram que objetivos que não eram precisos, realistas e específicos impediam a execução e implementação bem-sucedida dos projetos.
  • Outros desafios notáveis incluíam mudanças no ambiente, estimativas erradas e prazos não cumpridos.

Impulsione a transformação em toda a empresa com software de gestão de projetos

O software especializado de gestão de projetos permite aos governos estaduais e locais compreender os projetos e as tarefas e riscos associados. Ao usar uma estrutura estruturada para moldar a entrega de projetos e ampliar a colaboração, eles podem obter uma visão holística dos seus projetos e do uso associado de orçamentos e recursos.

O software de gestão de projetos permite aos governos locais e estaduais:

  • Definir e mapear cada projeto em detalhe, capturando cronogramas, ações e tarefas-chave, dependências, orçamentos e riscos.
  • Dividir projetos maiores em programas, tarefas e ações menores para rastrear facilmente o estado do projeto.
  • Atribuir a propriedade de cada elemento do projeto, criando responsabilidade e propriedade.
  • Fornecer uma estrutura estruturada garantindo que marcos importantes não sejam perdidos.
  • Criar um registo de riscos do projeto e monitorizar o risco e definir controlos para garantir que os projetos permaneçam no caminho certo.
  • Incutir uma abordagem colaborativa criando um repositório central para cada projeto para capturar toda a correspondência e notas de reuniões e usar fóruns de discussão para partilhar ideias.
  • Capturar atualizações do projeto num formato consistente, melhorando a qualidade dos dados e os relatórios subsequentes sobre o estado do projeto, orçamento e recursos.
  • Capturar marcos e cronogramas-chave e solicitar automaticamente que a equipa marque o estado das tarefas concluídas com alertas automatizados.
  • Implementar fluxos de trabalho estruturados de aprovação e assinatura para etapas-chave do projeto.
  • Obter supervisão financeira com a capacidade de mapear planos e previsões orçamentais, acompanhar estimativas, obter aprovações orçamentais, registar despesas e capturar custos imprevistos.
  • Registar ordens de compra e faturas para reconciliar despesas ao longo do ciclo de vida do projeto, com tudo datado e carimbado.
  • Acompanhar os recursos e o tempo gastos em áreas específicas de um projeto, permitindo que os líderes planeiem os recursos adequadamente em vários projetos.
  • Vincular a gestão de projetos a outros sistemas e fontes de dados através de interfaces de programação de aplicações (APIs), permitindo que dados operacionais relevantes alimentem o processo de gestão de projetos.
  • Eliminar longas reuniões de atualização de estado visualizando atualizações de estado em tempo real através de uma variedade de painéis e relatórios.
  • Vincular projetos aos seus objetivos estratégicos para priorizar os projetos mais críticos.

Gestão de múltiplas partes interessadas

A entrega bem-sucedida de projetos é sustentada por uma variedade de partes interessadas (internas e externas) e os contratados desempenham um papel importante. Trabalhar com terceiros contratados e o seu pessoal acrescenta uma camada de complexidade ao processo de gestão de projetos, e as ferramentas de gestão de projetos podem facilitar esta importante colaboração.

O software oferece a capacidade de configurar fluxos de trabalho com dependências para fases específicas de um projeto. Isto é particularmente útil quando estão envolvidas múltiplas partes interessadas. Os projetos são por vezes dificultados por estrangulamentos de tarefas, impedindo as partes interessadas de concluírem as suas tarefas atempadamente porque as etapas anteriores foram atrasadas. As ferramentas especializadas de gestão de projetos podem ser utilizadas para implementar fluxos de trabalho que enviam notificações automáticas quando tarefas específicas são concluídas, ou a aprovação necessária foi autorizada. Isto permite que cada parte interessada inicie a sua tarefa sem demora, impulsionando a eficiência.

Partilha de dados e comunicação melhoradas

O software de gestão de projetos facilita a partilha eficiente de dados entre equipas e partes interessadas. Esta visão única permite às partes interessadas acompanhar o progresso de cada fase do projeto através de um painel intuitivo e compreender o papel que desempenham no processo de gestão do projeto. As reuniões de progresso laboriosas tornam-se subsequentemente desnecessárias devido à supervisão proporcionada pelo software.

Capacitados com informações valiosas ao toque de um botão, os líderes podem gerir projetos de forma mais eficiente, eliminando a necessidade de perseguir os funcionários para obter atualizações de estado. Uma solução de gestão de projetos de melhores práticas fornece a estrutura e a compreensão necessárias para alcançar uma abordagem holística à gestão de projetos que é conduzida de cima para baixo e implementada de baixo para cima ao longo do ciclo de vida do projeto.

O software de gestão de projetos apoia a colaboração entre equipas e departamentos, garantindo que processos consistentes são implementados em toda a organização. Os painéis em tempo real que podem ser visualizados por todas as partes interessadas a qualquer momento, e a funcionalidade de relatórios integrada permite que os relatórios de progresso sejam produzidos instantaneamente. Estes podem ser utilizados para orientar a alocação de recursos e orçamentos em vários projetos e equilibrar a carga de trabalho e as despesas.

Melhor governança, risco e conformidade

As organizações governamentais maduras utilizam software de gestão de projetos que oferece capacidades de governança, risco e conformidade (GRC), ferramentas de gestão de estratégia e gestão de incidentes na mesma plataforma. Esta funcionalidade adicional oferece vários benefícios:

As soluções de software que incorporam a gestão de riscos garantem que os riscos relacionados com o projeto são adicionados ao registo de riscos e monitorizados. Podem ser estabelecidos controlos para mitigar os riscos, e o risco pode ser facilmente monitorizado utilizando indicadores-chave de risco (KRIs) e tolerâncias.

As soluções de software que incorporam capacidades de GRC consideram os requisitos de conformidade de todos os projetos. Estes requisitos podem ser ligados ao registo de obrigações, permitindo que os ajustes necessários sejam feitos quando um regulamento relevante muda ou é introduzido.

Os governos federais, municipais e estaduais que escolhem ferramentas de gestão de projetos com capacidades de planeamento estratégico podem ligar os projetos à sua estratégia global, permitindo-lhes compreender como os projetos críticos estão a contribuir para os objetivos e metas estratégicas.

As melhores ferramentas de gestão de incidentes podem ser utilizadas em conjunto com o software de gestão de projetos. Isto permite que todos os incidentes relacionados com o projeto sejam registados e geridos até à sua resolução. Fluxos de trabalho automatizados e alertas podem ser utilizados para garantir que as partes interessadas relevantes são notificadas imediatamente. A análise da causa raiz também pode ser realizada para compreender como um incidente aconteceu, e medidas proativas podem ser implementadas para mitigar ocorrências futuras.

Adoção de software de gestão de projetos no setor governamental

A Riskonnect tem ajudado organizações que trabalham no governo local e em todo o setor estatal a operar de forma mais eficaz e a fazer um uso mais eficiente dos seus ativos e recursos, simplificando os seus processos e integrando as suas operações num sistema central.

A plataforma Riskonnect oferece àqueles no setor do governo estadual e local essa única fonte de verdade para entender o que está a acontecer na organização. Dá às equipas a capacidade de priorizar o que é realmente importante para elas e para as comunidades que servem. Ser capaz de colocar informações perspicazes diante da sua equipa executiva e fazer perguntas cruciais “Aqui estão todos os projetos que temos em andamento. Quais são os mais importantes?” E depois realmente receber os recursos e financiamento para esses projetos para ajudá-los a avançar é inestimável.

Para descobrir como a ferramenta de gestão de projetos da Riskonnect pode adicionar estrutura e propriedade aos projetos de capital e portfólios que gere, solicite uma demonstração hoje. Saiba mais sobre como a plataforma GRC da Riskonnect está a ajudar organizações do setor público.