Quando se trata de software de rastreio de sinistros, muitos fornecedores apregoam o seu software como o melhor. Mas como é que se pode analisar estas afirmações para encontrar o fornecedor certo para a sua organização? Que perguntas deves fazer? A que caraterísticas deve dar prioridade? Como é que podes ler nas entrelinhas para identificar o fornecedor que te tratará como um parceiro a longo prazo e não como uma transação única? Começa a tua avaliação do software de seguimento de sinistros analisando as políticas, os procedimentos, os problemas e os pontos problemáticos da tua empresa. Em seguida, considera estas cinco perguntas enquanto navega pelas suas opções.
É fácil de utilizar?
O software de acompanhamento de sinistros deve facilitar a regularização dos sinistros, não dificultar. Desde o primeiro relatório até à regularização, o processo de sinistros está repleto de potenciais armadilhas e armadilhas que podem prolongar o processo de adjudicação de sinistros e aumentar as perdas e despesas com sinistros. Não deixes que o teu software de seguimento de sinistros aumente estes atrasos com interfaces confusas ou complicadas ou fluxos de trabalho isolados. Considera se a solução parece intuitiva e fácil de aprender e utilizar. É fácil rever os pedidos de indemnização, introduzir notas e aprovar pagamentos? Requer muita formação após a implementação? Será compatível com a sua forma de trabalhar? Terás de alterar a forma como ajustas os sinistros para suportar o software – ou o software exigirá uma reformulação dispendiosa para se adaptar ao teu processo de ajustamento?
É conveniente para as partes interessadas?
Todos nós já vimos o cemitério de software que não funcionou. Se não for conveniente utilizá-lo – se a automatização que oferece não facilitar a realização de tarefas – rapidamente surgem soluções alternativas. Quando avaliares as opções de software de gestão de sinistros, pergunta se o software permite que os sinistrados comuniquem facilmente os sinistros. Dispõe de formulários padronizados que tornam a comunicação de sinistros fácil e uniforme? Como é que a solução garante a exatidão e a integridade dos dados dos sinistros? Também é importante descobrir se o software de acompanhamento de sinistros é escalável para crescer e se adaptar à sua empresa, ao sector e ao ambiente regulamentar. É altamente configurável? E os utilizadores podem fazer ajustes simples sem recorrer à ajuda de programação das TI ou do fornecedor?
Quanto é que automatiza?
O teu software de acompanhamento de sinistros deve automatizar tanto quanto possível o teu processo de sinistros. Automatizar tarefas de rotina, como atribuições e acompanhamento, não só poupa tempo, como também torna mais fácil para os reguladores saberem instantaneamente o estado de um sinistro. O software agendará automaticamente os pagamentos? Liberta tempo para que os seus peritos se possam concentrar em sinistros complexos que requerem um toque humano? Como funcionam os relatórios e a análise? A solução fornecerá resultados e informações de análise de tendências para que possa resolver os problemas nas fases iniciais?
Integra-se com outros sistemas essenciais?
Os pedidos de indemnização não são processados no vácuo. Antes de se comprometer com uma solução, determina quais são os dados críticos e como estes fluem dentro e fora da sua empresa. O software de seguimento de sinistros tem de se integrar automaticamente com outros sistemas importantes da sua organização, como os RH, as finanças e a contabilidade, bem como com terceiros externos, como as transportadoras. Também deves perguntar sobre a qualidade dos dados – e sobre a quantidade de limpeza de dados que será necessária para trazer dados críticos para o sistema. Os dados de seguros podem ser confusos. As interfaces padrão podem ser um fator primordial para reduzir os custos e os prazos de implementação. Compreende a biblioteca completa de interfaces de dados padrão que um fornecedor fornece e como planeia manter essas normas.
O software de acompanhamento de sinistros é seguro?
Nos dias de hoje, a segurança dos dados é fundamental. As multas e – ainda mais importante – o risco para a reputação decorrente de violações de dados ou outros incidentes cibernéticos podem ser devastadores para a sua empresa. Analisa minuciosamente a documentação de segurança do seu fornecedor com o seu departamento de TI interno para compreender as suas medidas e quem terá acesso aos seus dados. Concentra-te nas certificações de segurança de cada fornecedor e compreende o que cada proteção oferece. Não aceites o mínimo necessário nesta área, mesmo que atualmente cumpra os limites da tua própria empresa. As certificações e a segurança geral dos dados estão em constante evolução, pelo que é essencial compreender o compromisso do fornecedor em proteger os seus dados, tanto agora como no futuro. A adjudicação de sinistros é um veículo importante através do qual cumpre as promessas que a sua organização fez aos sinistrados e a outras partes interessadas. O fornecedor escolhido deve compreender o seu negócio, os seus pontos fracos e os seus objectivos. E, acima de tudo, o fornecedor deve ter um histórico longo e comprovado com tecnologia de riscos, sinistros e seguros. Escolhe um fornecedor que será teu parceiro durante e após a implementação. O fornecedor deve estar presente para responder às suas perguntas sobre funcionalidade, conformidade, suporte e treinamento. Pergunta se será o próprio fornecedor a efetuar a implementação ou se esta será subcontratada a um terceiro que não conheces. O software de seguimento de sinistros representa um grande compromisso e um grande investimento para a tua organização. Certifica-te de que escolhes um fornecedor que esteja empenhado em construir uma parceria contigo a longo prazo.
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