Existe um equívoco comum quando as empresas estão a implementar uma nova solução de software de governança, risco e conformidade (GRC) de que a personalização é a única resposta para construir uma solução capaz de atender aos seus requisitos únicos. Esta visão equivocada ignora outra opção que lhes permite fazer alterações de forma robusta, escalável e confiável: a configuração. Mas qual é a diferença?

Seria perdoável pensar que os dois são intercambiáveis. Não só ambos começam com “c” e contêm 13 letras; as suas definições parecem indistinguíveis: personalizar é “modificar ou construir de acordo com especificações ou preferências individuais ou pessoais.”; configurar é “projetar ou adaptar para formar uma configuração específica ou para algum propósito específico.” Ainda confuso?

Se os considerarmos no contexto da implementação de software GRC, no entanto, as coisas tornam-se mais claras:

Configuração: Quando adquire uma solução de software GRC, esta é frequentemente entregue pronta a usar, pré-carregada com funcionalidades de melhores práticas. Para adaptar as funções existentes às suas preferências, pode configurá-las usando ferramentas e aplicações existentes dentro do software. Configurar o software não requer codificação ou programação e não influencia o funcionamento do seu software.

Personalização: As empresas escolhem soluções de software GRC com base nas capacidades de que necessitam, mas frequentemente a necessidade percebida de uma empresa significa que acreditam que a funcionalidade fica aquém. A personalização melhora a gama de operações do software para que possa oferecer uma experiência de utilizador adaptada. Isto é alcançado usando codificação, resultando em mudanças fundamentais no sistema base. Os programadores devem modificar o programa ou escrever novo código para fazer o software fazer algo que atualmente não pode para um caso de uso específico.

Para simplificar: a personalização de software ocorre quando é necessário trabalhar “fora” da aplicação para fazer alterações; enquanto a configuração de software ocorre quando pode fazer alterações ao software e adaptá-lo para atender aos seus requisitos trabalhando “dentro” da aplicação usando ferramentas que já existem nela.

Configuração vs personalização

Armado com esse conhecimento, é hora de decidir qual opção funcionará melhor para o seu negócio. Para garantir que toma uma decisão informada, deve compreender totalmente as vantagens e desvantagens de ambas:

Vantagens da configuração

Talvez o benefício mais óbvio da configuração de software seja o controlo de personalização. Os utilizadores podem aprender rapidamente como configurar software intuitivo para atender aos seus requisitos específicos de negócio. Isto capacita os utilizadores a assumir o controlo e fazer alterações ao sistema a qualquer momento sem atrasos. Ao contrário da personalização, que requer recursos técnicos externos para executar, a configuração oferece a flexibilidade necessária para se manter à frente num panorama GRC dinâmico e escalar conforme necessário.

Enquanto a personalização aumenta os custos quando são solicitadas alterações adicionais, que também podem levar um tempo considerável para um programador concluir devido à sua natureza técnica, a configuração leva a uma redução geral de custos graças à propriedade do sistema. Consequentemente, alterações simples como atualizar formulários e alterar relatórios podem ser feitas rapidamente sem custos adicionais associados e sem risco, usando ferramentas dentro da aplicação. Além disso, as atualizações de software que acompanham ocorrem automaticamente porque o código e a arquitetura subjacentes permanecem inalterados, permitindo-lhe gerar mais valor da sua compra.

As soluções configuráveis são tipicamente mais fáceis de integrar, especialmente se o fornecedor de software oferecer interfaces de programação de aplicações (APIs). O uso de APIs também garante que futuras versões serão integradas perfeitamente à medida que a solução de software principal evolui. Com a personalização, no entanto, não há garantia de que o software será atualizado sem problemas ou que as integrações baseadas em código personalizado funcionarão sem suporte adicional.

Desvantagens da configuração

Depender apenas da configuração de software limitaria o seu negócio às funcionalidades existentes de um determinado sistema. Se a sua solução de software não incluir a funcionalidade para alterar um determinado widget, menu, tabela, etc., então ainda seria necessária uma pequena quantidade de personalização. Mas, em última análise, menos personalização significa menos custo, por isso selecionar um sistema altamente configurável pode poupar custos a longo prazo à medida que os requisitos do negócio evoluem e são necessárias alterações ao longo do tempo.

A configuração requer que alguns funcionários internos entendam como fazer alterações na solução. Portanto, os “super utilizadores” precisariam de ser treinados pelo fornecedor.

Vantagens da personalização

A personalização garante que o seu software GRC é feito à medida dos requisitos específicos do seu negócio. O software é exclusivamente seu, o que significa que não há outro igual, permitindo-lhe incorporar quaisquer requisitos específicos sem restrições. Uma equipa de programadores altamente qualificados adaptará a solução e colaborará consigo para fazer a aplicação adequar-se às suas necessidades, permitindo-lhe fazer alterações ilimitadas. E como o software está estreitamente alinhado com os seus processos, ele se encaixará perfeitamente na forma como as suas equipas trabalham.

Com esta abordagem, precisará de uma equipa de suporte técnico qualificada e confiável que esteve envolvida no desenvolvimento da sua aplicação desde o início. Eles entendem o seu software de dentro para fora e possuem a experiência para adicionar funcionalidades complexas que acomodam os seus processos internos e podem resolver quaisquer problemas que surjam. Este suporte abrangente significa que não precisará de treinar ninguém na sua equipa para personalizar a solução, no entanto, pode ser caro e causar atrasos, pois depende de terceiros externos disponibilizarem tempo para fazer alterações.

Desvantagens da personalização

A personalização de software pode consumir dois ativos vitais do negócio: tempo e dinheiro. A personalização requer um enorme investimento financeiro para ser executada eficazmente. Soluções altamente personalizadas geralmente requerem uma equipa de programadores experientes, designers, gestores de projeto e engenheiros de garantia de qualidade, resultando em enormes taxas de serviços profissionais. Estas taxas podem acumular-se devido ao longo tempo que o software leva para desenvolver e implementar, desde longas reuniões para discutir requisitos até ao tempo que leva para testar o software do ponto de vista do utilizador, os preços podem aumentar rapidamente.

As implementações de GRC nunca serão um processo instantâneo; no entanto, a falha em planeá-las e executá-las eficazmente pode resultar em atrasos desnecessários e dispendiosos. Por exemplo, atalhos tomados durante o processo de seleção do fornecedor podem não destacar deficiências na sua solução pronta a usar, potencialmente prolongando o processo de implementação, pois a personalização então se torna necessária.

Requisitos de personalização desnecessários podem restringir o tempo de valor do software, aumentando o tempo necessário para implementar o software e perceber os benefícios da solução. As atualizações padrão de patches na solução podem não funcionar se tiver uma personalização pesada, o que significa que poderá potencialmente perder funcionalidades adicionais adicionadas pelo fornecedor.

Uma das razões pelas quais a Riskonnect cresceu tão rapidamente e teve tanto sucesso no espaço GRC é devido à autonomia que oferecemos aos nossos clientes em torno da configuração. Os nossos produtos de software são altamente configuráveis prontos a usar, dando aos utilizadores flexibilidade e controlo sobre o seu próprio sistema.

O nosso software simplifica a carga de trabalho do administrador, permitindo-lhes fazer as alterações necessárias com facilidade. Ao capacitar os administradores para gerir requisitos de configuração dinâmicos sem problemas, a plataforma pode adaptar-se em conjunto com o seu negócio.

Claro que, aqui na Riskonnect, temos uma equipa de programadores altamente qualificados e experientes à disposição para personalizar quaisquer requisitos específicos, mas a maioria dos nossos clientes está satisfeita por ter uma solução que atende às suas necessidades com uma personalização mínima, poupando assim quantidades copiosas de tempo e dinheiro.

A nossa solução de software baseada na nuvem, reconhecida pela indústria, oferece uma abordagem integrada abrangente para GRC. É totalmente escalável e configurável usando APIs, proporcionando-lhe a agilidade para alinhar a plataforma com os requisitos únicos do seu negócio. A lista de fontes de dados díspares que pode integrar através do conjunto de ferramentas da Riskonnect é convincente e inclui, mas não se limita a, sistemas financeiros, sistemas de RH, KPIs, sistemas de gestão de documentos, sistemas CRM e o seu diretório ativo.

Estas APIs permitem a interação e partilha de dados em áreas críticas de negócio, incluindo pessoal, finanças, projetos, incidentes e operações e, claro, risco, conformidade e segurança de TI. Isto fornece acesso a uma única fonte de supervisão e prova demonstrável que impulsiona um programa GRC verdadeiramente eficaz.

Se as complexidades da sua solução GRC estão a impactar negativamente o seu negócio e a resultar em custos imprevistos, pode ser hora de procurar uma alternativa viável. Quando se trata de soluções altamente configuráveis como a Riskonnect, o poder e o controlo estão realmente nas suas mãos. Solicite uma demonstração para saber mais.