Défi

Transport for London gère des centaines de projets à tout moment – et une progression sans heurts vers leur achèvement est une priorité.

L’autorité de transport intégré est responsable de la gestion quotidienne du réseau de transport public de Londres, qui comprend le métro londonien, ainsi que les routes, les ponts, les tunnels et d’autres infrastructures de surface.

Certains projets – comme l’extension d’une ligne de métro – sont très importants et très visibles. Les budgets et les calendriers sont publiquement disponibles. Et tous, des politiciens au grand public, peuvent observer la progression d’un projet et exprimer leurs opinions, ce qui ne fait qu’ajouter à la pression.

Le défi consiste à mener à bien les projets dans les délais et le budget impartis avec une équipe de seulement 25 spécialistes du risque. « Nous devons affecter notre équipe aux projets où leur expertise est la plus nécessaire et aider l’organisation dans son ensemble à assumer la gestion des risques et des contrôles pour les projets plus routiniers, » explique Ajay Patel, responsable des risques – projets et programmes pour TfL.

Solution

TfL s’est tourné vers le logiciel de projet Active Risk Manager de Riskonnect il y a environ deux décennies et n’a jamais regardé en arrière.

L’organisation utilise le logiciel pour identifier, évaluer et atténuer les risques associés à son portefeuille de projets diversifié. Les menus déroulants et les champs auto-remplis facilitent la saisie pour quiconque dans l’organisation, et les données sont toujours cohérentes et crédibles.

« La qualité des données est essentielle », explique M. Patel. « Le contrôle du gouvernement est rigoureux. Au niveau de chaque projet, on nous pose des questions très détaillées sur le risque, l’appétit global et le niveau de financement approprié. Riskonnect nous donne des certitudes, ce qui favorise la confiance ».

TfL peut facilement apporter des modifications aux champs, aux menus et à d’autres personnalisations logicielles courantes par elle-même. Et l’équipe de Riskonnect est là pour aider avec tout ce qui est compliqué. « Nous sommes capables de faire ce que nous voulons avec le système dans une certaine mesure – et ce degré de flexibilité est inestimable, » déclare Patel.

Les risques sont évalués à l’aide d’une matrice de qualité d’évaluation des risques du projet. L’équipe de TfL a un accès en temps réel pour s’assurer que les risques d’ingénierie, de livraison et commerciaux ont tous été pris en compte et que les liens entre les risques et les hypothèses ont été correctement reconnus.

Le logiciel propose également une simulation de Monte Carlo pour prédire la probabilité d’occurrence et l’impact financier possible pour différentes situations de risque. Selon Patel, cette capacité a ouvert les yeux des gens sur l’intérêt d’utiliser la modélisation statistique pour prédire les résultats des risques – ce qui a contribué à élever le statut de la gestion des risques chez TfL.

Au fil des années, l’organisation a accumulé une quantité importante de données historiques provenant des registres de risques, des coûts totaux des projets achevés et des informations sur les changements de portée, qui sont réinjectées dans le système pour affiner les projections et s’assurer que les bons risques sont capturés et évalués.

Les résultats sont pris en compte dans le budget et le calendrier d’un projet pour rendre les résultats plus prévisibles. « Il s’agit d’amortir le coup avant qu’il ne se produise, » remarque Patel. Il note que le logiciel s’intègre également bien avec d’autres plateformes utilisées pour suivre les calendriers et les jalons.

De plus en plus important, Riskonnect est également utilisé pour aider à classer les projets en deux catégories principales – contact léger et contact renforcé. Les projets à contact léger – comme le remplacement des voies ou le resurfaçage des routes – utilisent le logiciel pour identifier et gérer les risques, mais l’exécution est largement gérée par l’équipe de réalisation du projet. Les projets à contact renforcé – comme la nouvelle ligne de transit Crossrail – bénéficient de l’expertise des spécialistes du risque de TfL en plus du logiciel.

Les projets dépassant les 15 millions de livres sterling sont généralement considérés comme à contact renforcé, mais Patel souligne que le coût n’est qu’un point de départ. La complexité et la visibilité d’un projet entrent également en jeu, caractérisées comme simples, standard, significatives ou majeures.

« Certains projets de 100 millions de livres sont en réalité assez routiniers et peuvent être bien gérés par l’équipe de réalisation du projet en utilisant Riskonnect, » explique-t-il. « D’autre part, certains projets de 5 millions de livres sont extrêmement complexes ou novateurs et nécessitent effectivement un spécialiste. Riskonnect fournit une analyse quantitative détaillée, mais l’interprétation humaine est importante. »

Résultats

L’un des premiers projets à utiliser le logiciel Riskonnect a été l’extension de la ligne Jubilee à Canary Wharf. Ce fut un succès retentissant, et l’utilisation de Riskonnect s’est ensuite rapidement développée. Récemment, TfL a achevé l’extension de la ligne Northern avant la date prévue et en deçà du budget. « La gestion des risques – et Riskonnect – sont pour beaucoup dans ce succès », note M. Patel.

« Riskonnect a permis l’émergence d’une culture du risque qui n’existait pas auparavant », ajoute-t-il. « L’organisation considère désormais la gestion des risques comme une valeur ajoutée, et non plus comme un simple exercice à cocher.

Pour TfL, les grandes questions sont toujours de savoir combien un projet coûtera et combien de temps il prendra. Avec Riskonnect, l’organisation peut utiliser le risque pour faire des estimations plus précises et obtenir des résultats plus prévisibles. « Pour la cohérence, la transparence, l’excellente analyse et l’adaptabilité, le logiciel de Riskonnect est absolument crucial pour notre gestion des risques de projet. Nous ne pourrions jamais revenir aux jours des feuilles de calcul. Riskonnect détient une mine d’informations dont nous avons besoin pour aller de l’avant. »

« Mais le véritable joyau est le partenariat que nous avons construit au fil des années, » dit-il. « Nous nous sommes réunis en tant qu’individus au-delà de nos rôles de gestion des risques et de fournisseur de logiciels – et au-delà du logiciel lui-même – comme une communauté partageant les meilleures pratiques et montrant aux autres comment mener à bien des projets. Nous ouvrons la voie vers l’avenir. »

Pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux projets, consultez la solution logicielle Riskonnect solution logicielle de gestion des risques de projet de Riskonnect.