Les systèmes d’information sur la gestion des risques ( SIGR ) d’aujourd’hui offrent un éventail d’applications sophistiquées pour vous aider à gérer tous les aspects du risque.
De l’administration des sinistres à la répartition des coûts, les options sont pratiquement infinies.
Bien que les caractéristiques et les fonctionnalités soient importantes, l’achat d’un SIGR auprès d’un fournisseur qui comprend votre entreprise et vos besoins est essentiel à la réussite de votre entreprise.
Voici dix conseils pour l’achat d’un SIGR afin de vous assurer d’obtenir la bonne solution – et le bon partenaire :
Faites l’inventaire de vos problèmes actuels, sachez pourquoi vous achetez un RMIS.
Quels sont vos points faibles ? Quels sont les problèmes que vous rencontrez avec votre technologie actuelle ? L’application d’une nouvelle technologie à un processus défaillant ne le réparera pas. Au lieu de cela, identifiez d’emblée les pannes ou les goulets d’étranglement et fixez des objectifs clairs que vous souhaitez atteindre grâce à un SIGR.
Constituez votre équipe RMIS
La mise en œuvre d’un SIGR concerne de nombreux domaines fonctionnels. Lors de l’achat d’un SIGR, il est donc important d’inclure toutes les parties prenantes dans le processus d’achat afin de s’assurer que leur voix est entendue. En rassemblant les différents points de vue dès le départ, vous vous assurez que les questions critiques sont abordées dès le début, ce qui permet d’éviter des retards coûteux par la suite. Ceux qui se sentent écoutés tout au long de leur parcours d’achat d’un SIGR sont également plus susceptibles d’être de fervents partisans de la nouvelle technologie lors de sa mise en œuvre et au-delà.
Comprendre comment le RMIS fonctionnera avec votre technologie existante
Des flux de travail inefficaces, des processus dépassés, un manque d’adhésion de la direction et une résistance au changement sont autant de facteurs qui peuvent nuire à l’efficacité de votre SIGR. Renseignez-vous sur les caractéristiques et les capacités de la technologie RMIS envisagée et comparez-les à vos systèmes et à vos besoins actuels. Gardez à l’esprit que ce n’est pas parce qu’une chose a toujours été faite d’une certaine manière qu’il s’agit de la meilleure. L’achat d’un SIGR et sa mise en œuvre vous permettront d’examiner en détail vos flux de travail afin de déterminer s’il existe un moyen plus efficace d’accomplir votre tâche. Les systèmes d’information sur la gestion des risques devraient accroître la productivité en éliminant les tâches manuelles lourdes, ennuyeuses et inefficaces. Le temps ainsi gagné peut être réorienté vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui renforcera l’efficacité de vos efforts en matière de gestion des risques.
Faites l’essai de l’IGRM
Essayez avant d’acheter une SIGR.
Prenez le temps de demander une démonstration ou un essai. Dans quelle mesure l’expérience utilisateur est-elle facile et intuitive ? Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont-elles accessibles à partir d’une tablette, d’un téléphone ou d’un ordinateur portable ? Les rapports et les analyses sont-ils suffisamment sophistiqués pour répondre à vos besoins ? Est-il facile d’élaborer les rapports dont vous avez besoin ? Renseignez-vous sur la qualité de l’interface du RMIS avec les systèmes de ressources humaines, de gestion des salaires, les systèmes juridiques et les autres systèmes internes et externes. Voyez également s’il s’intègre de manière transparente à des domaines qui dépassent les limites traditionnelles du SIGR en matière de risque assurable, notamment la gestion du risque d’entreprise, la gestion du risque de tiers, la conformité, l’audit interne, et bien d’autres encore.
Prenez le temps de la mise en œuvre
L’achat d’un SIGR, un système vaste et complexe doté de multiples interfaces, peut s’avérer décourageant.
Comme toute mise en œuvre d’un logiciel à l’échelle de l’entreprise, la mise en œuvre d’un SIGR ne se fait pas d’un coup de baguette magique. Remplacer un système vieux de plusieurs décennies en l’espace de quelques semaines n’est pas réaliste et risque d’aboutir à des résultats décevants. Prévoyez suffisamment de temps pour analyser, concevoir, planifier, tester et exécuter le logiciel – et prévoyez du temps supplémentaire pour toute inconnue découverte au cours du processus. Divisez le processus de mise en œuvre en phases gérables et maintenez des lignes de communication claires entre toutes les parties. Ne vous précipitez pas. Ne lésinez pas sur le temps de formation des utilisateurs.
Sachez comment vos données seront stockées et protégées
Le RMIS est-il basé sur l’informatique en nuage ? Quels sont les contrôles mis en place pour empêcher tout accès non autorisé ? L’infrastructure de sécurité a-t-elle été certifiée de manière indépendante ? Où sont hébergées vos données ? Et comment ces centres de données sont-ils protégés ? Qu’en est-il en cas de catastrophe ?
Sachez comment vos données seront stockées et protégées
Les caractéristiques et les fonctionnalités d’un SIGR sont importantes, mais ce sont les personnes qui font la différence. En réalité, les candidats au RMIS qui vous intéressent le plus peuvent offrir des caractéristiques et des fonctionnalités assez comparables. Dans ce cas, c’est une question de personnes. Le fournisseur du RMIS s’engage-t-il à établir un partenariat avec vous ? Êtes-vous à l’aise avec les personnes avec lesquelles vous travaillerez et seront-elles en mesure de résoudre les problèmes ? Les membres de l’équipe sont-ils désireux d’en savoir plus sur votre entreprise, sont-ils créatifs dans la résolution des problèmes et sont-ils à l’écoute ?
Exigez un service de qualité
Renseignez-vous sur le type d’assistance proposé – téléphone, portail en ligne ou courrier électronique – et sur le temps de réponse garanti. Pouvez-vous accéder à un service clientèle personnalisé pour les questions plus complexes, ainsi qu’à un service d’assistance traditionnel pour les questions plus courantes ? Le service doit aller bien au-delà de la mise en œuvre. Le fournisseur du RMIS dispose-t-il d’une équipe dédiée à votre réussite à long terme ?
Sachez ce que vous achetez
Avant d’acheter un SIGR, comprenez bien quelles sont les fonctionnalités, les services et l’assistance couverts par votre contrat de SIGR et ce qu’il pourrait vous en coûter si vos besoins évoluaient.
Vous voulez un système qui puisse facilement évoluer et s’adapter sans reconfiguration coûteuse ou perturbatrice au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Et sachez à qui vous achetez votre RMIS
Assurez-vous toujours que le fournisseur de SIGR a démontré son expertise en matière de technologie, de risque et d’assurance, ainsi que la longévité et les ressources nécessaires pour tenir ses promesses sur le long terme.
Un SIGR est un investissement important qui va bien au-delà de la technologie. L’attention, le respect et l’intérêt sincère dont vous faites l’objet de la part de chaque vendeur au cours du processus d’achat sont une bonne indication de ce qui vous attend.
Faites preuve de diligence. Avec le bon partenaire RMIS, votre nouveau RMIS vous facilitera la tâche, rendra votre équipe plus performante et renforcera votre entreprise.
Pour un examen plus approfondi des considérations d’achat, consultez notre Guide définitif des SIGR – ou apprenez-en plus sur notre système d’information sur la gestion des risques.
