Les données peuvent être décourageantes, en particulier pour les gestionnaires de risques et les professionnels de la sécurité des patients qui traitent d’énormes quantités de données provenant de nombreux systèmes différents. Ajoutez à cela la complexité de la consolidation des données et de leur transformation en informations utiles pour votre organisation, et vous pourriez être tenté de les ignorer complètement. Mais dans le monde d’aujourd’hui, ce n’est pas vraiment une option. Il est essentiel que vos données sur les risques et la sécurité des patients soient facilement gérées, analysées et transformées en informations exploitables pour prendre de meilleures décisions, en toute connaissance de cause. Si ce n’est pas le cas, cela peut entraîner des coûts financiers, opérationnels et stratégiques très réels, ainsi que des problèmes de sécurité pour les patients et les employés. La plupart des gestionnaires de risques ne sont pas des experts en données ou des scientifiques. Il est donc impératif que vous identifiiez et sélectionniez des partenaires (internes et externes) pour vous aider à mieux comprendre vos données, à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion des données et à tirer parti de l’analyse pour obtenir des informations plus approfondies et plus significatives. En tant que partenaire de nombreux organismes de santé sur ce sujet, voici mes conseils sur la manière de mettre en place un programme efficace d’analyse des risques dans votre organisme.

1. Définir les objectifs et les classer par ordre de priorité. La plupart des départements de gestion des risques dans le secteur de la santé se concentrent sur la réduction du coût total des risques, la prévention des événements indésirables et l’amélioration de la sécurité des patients et des employés. Mais quels sont les autres objectifs que vous souhaitez atteindre ? Avez-vous des scénarios ou des tendances spécifiques qui doivent être mieux identifiés ? Y a-t-il des initiatives stratégiques que vous devez soutenir ? Il est préférable de définir vos objectifs dès le départ afin de savoir exactement ce que vous essayez d’accomplir avec votre programme d’analyse des risques dans le secteur de la santé.

2. Déterminez comment vous mesurerez le succès. Une fois que vous avez défini et hiérarchisé vos objectifs, il est essentiel que vous définissiez les critères de réussite et que vous obteniez l’adhésion de la direction générale et des autres acteurs clés de l’organisation. D’après mon expérience, de nombreuses personnes négligent cette étape et, à la fin de l’année, n’ont pas répondu aux attentes de leurs parties prenantes parce que les critères de réussite n’ont pas été définis dès le départ. Si vous le faites dès le début, cela vous permettra d’articuler l’efficacité du travail remarquable de votre équipe et l’impact que vous avez eu sur votre organisation. En outre, en définissant vos objectifs et en déterminant comment ils seront mesurés, vous pourrez identifier les ressources et le budget nécessaires pour les atteindre avec succès.

3. Identifiez et engagez l’équipe de partenaires et de parties prenantes qui vous aideront. L’équipe doit comprendre des parties prenantes internes telles que des membres des équipes chargées de la sécurité des patients, des équipes chargées de la qualité, de la gestion des risques, des ressources humaines, des services financiers et (bien sûr) de votre service informatique. En externe, vous devez prendre en compte les contributions de votre fournisseur de système d’information de gestion des risques (SIGR), des organisations de sécurité des patients, des courtiers d’assurance, des actuaires et des consultants tiers. Ensemble, vous pouvez travailler avec votre équipe pour commencer à rassembler, organiser, accéder, agréger et enfin analyser vos données. 4. Lancez votre programme amélioré d’analyse des risques dans le secteur de la santé. Il peut s’agir de modifier un processus existant, voire de repartir de zéro. Quoi qu’il en soit, voici quelques éléments que votre équipe devrait prendre en compte avant de procéder au lancement.

  • Comment allez-vous partager (ou relier) vos données sur la sécurité des patients avec vos données sur les risques et/ou les sinistres ? Ce point est souvent négligé ou ignoré. Si vous n’êtes pas en mesure de relier les données relatives à la sécurité aux données relatives aux sinistres et aux risques, votre capacité à prendre des décisions commerciales efficaces peut être compromise.
  • Utilisez des taxonomies communes ou standard. Qu’il s’agisse de la hiérarchie des lieux ou de la terminologie des champs communs (comme les données sur les incidents, les pertes ou la date de notification), le fait de disposer d’une taxonomie commune avec des définitions de données établies et documentées rendra le processus d’agrégation des données plus facile, plus rapide et plus efficace. L’utilisation de taxonomies communes ou standardisées est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des organisations externes. Les formats communs de l’Agency For Healthcare Research and Quality sont un exemple de taxonomie standard utilisée et permettent de partager des données en externe plus facilement et avec plus de précision.
  • Dans quelle mesure pouvez-vous transférer des données entre les systèmes de manière transparente? ADT, EMR, systèmes de laboratoire, systèmes pharmaceutiques, facturation, planification, RH, systèmes de sécurité … tous ces systèmes peuvent être des sources de données que les organismes de santé peuvent avoir besoin d’agréger pour une analyse efficace. Cela peut s’avérer difficile et coûteux. Cependant, s’il est fait correctement, l’investissement en vaudra la peine. Travaillez en étroite collaboration avec votre service informatique et votre fournisseur de SIGR pour être aussi efficace que possible.
  • Dans quelle mesure vos données sont-elles sécurisées ? Nous avons tous entendu parler des récentes violations de données dans le domaine de la santé. L’une des considérations les plus importantes lors de l’établissement de votre programme de données et d’analyse est la sécurité des données. La sécurité des données ne concerne pas seulement les applications Internet, les serveurs et les navigateurs. Il s’agit également du contrôle de vos données … par le biais des rapports, de l’accès des utilisateurs et des interfaces vers et depuis d’autres systèmes. La sécurité des données doit être un élément fondamental de votre processus d’analyse des risques dans le secteur de la santé.

5. Mesurer et améliorer. Votre nouveau processus de données et d’analyse est-il efficace ? Quelles améliorations pouvez-vous apporter pour que les données puissent être partagées plus facilement et avec plus de précision ? Y a-t-il d’autres systèmes avec lesquels vous aimeriez partager des données ou un nouveau rapport dont vous pensez qu’il serait bénéfique pour votre organisation ? Il peut être utile d’utiliser la même approche que celle utilisée dans les plans d’action correctifs pour les programmes de sécurité des patients. L’attribution d’un responsable, d’indicateurs de réussite et de délais définis pour mesurer le succès peut aider à mettre en évidence l’impact de votre programme d’analyse des risques liés aux soins de santé. L’investissement dans l’analyse des risques liés aux soins de santé est important et les avantages sont évidents. Vous disposerez de critères de réussite convenus, pourrez constater les effets directs du travail de votre équipe, aurez une meilleure vision des tendances et des modèles à l’origine de vos risques et expositions, comprendrez la probabilité et l’impact qu’ils ont sur votre organisation et déterminerez ce qu’il convient de faire pour les prévenir, les réduire ou les éliminer. Toutes les informations et connaissances que vous recevrez vous permettront d’atteindre les objectifs que vous avez définis au début du processus. Et l’impact que vous aurez eu en réduisant le coût total du risque de votre organisation et en améliorant la sécurité des patients et des employés dépassera de loin l’investissement nécessaire à sa mise en place.

Bonne analyse !