Quels sont les actifs les plus importants de votre entreprise ? Les biens immobiliers/locaux, l’équipement, les stocks, les employés et la propriété intellectuelle figurent sans aucun doute en tête de liste. Cependant, on oublie souvent l’un des actifs les plus précieux de l’entreprise : les données. Les données sont l’épine dorsale des opérations, car elles sont à l’origine de décisions financières et non financières cruciales à chaque instant. Compte tenu de l’importance des enjeux, il est primordial de disposer de données précises, complètes et cohérentes. Les conséquences de mauvaises données peuvent être lourdes, allant de paiements indus et de retards dans les processus opérationnels à de mauvaises décisions, voire à des amendes pour infraction à la réglementation. Des données de qualité sont la première étape sur la voie du succès. Voici neuf conseils pour améliorer la qualité de vos données :
- Connaissez vos données – Savez-vous quelles données vous collectez, pourquoi vous les collectez et d’où elles proviennent ? La collecte de données dont vous n’avez pas besoin peut s’avérer coûteuse en termes de frais de traitement et de stockage – et il peut s’avérer d’autant plus difficile de suivre avec précision ce dont vous avez besoin. Soyez aussi prévoyant que possible et concentrez-vous sur les données nécessaires à la réalisation de vos objectifs. Et assurez-vous que chaque élément provient d’une source fiable et bien informée.
- Validez les données automatiquement – Validez les données au fur et à mesure de leur saisie en signalant automatiquement les informations manquantes, incohérentes ou inattendues. Il est également important de s’assurer que les champs de données, les calculs et les formules sont testés pour en vérifier l’exactitude et la cohérence à tous les points de saisie.
- Corriger les problèmes de données à la source – La qualité de vos données dépend de ce qui alimente votre système. Si vous découvrez des problèmes avec les données entrantes (données financières incorrectes, codes erronés, éléments de données manquants, etc. ), il est important de remonter jusqu’à la source d’origine pour effectuer les corrections. La façon la plus simple de procéder est d’établir un contact spécifique chez chaque fournisseur ou autre prestataire de données, qui pourra résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent. Vous pouvez également envisager d’organiser des réunions régulières pour que tout se passe bien.
- Soyez particulièrement vigilant lorsque vous introduisez de nouvelles sources de données – L’intégration de données provenant de nouvelles sources nécessite un niveau de vigilance encore plus élevé afin d’éviter une conversion incorrecte ou une perte de données. Par exemple, si les numéros de demande d’indemnisation changent d’un système à l’autre, faites correspondre la valeur d’origine aux nouveaux champs du système actuel afin de préserver l’historique. La conversion des données financières vers un nouveau système est particulièrement délicate. Assurez-vous de bien comprendre comment vos données financières actuelles sont suivies et traduisez soigneusement cette logique dans le nouveau système. Veillez également à ce que les structures d’emplacement et les traductions de code appropriées soient en place.
- Dites non au texte libre dans la mesure du possible – Limitez le texte libre aux noms, aux adresses, aux courtes descriptions et aux notes, et utilisez des codes ou des listes de contrôle dans tous les autres cas. Même la personne la plus consciencieuse est amenée à faire des erreurs occasionnelles lorsqu’elle saisit des données textuelles libres. L’utilisation de champs codés améliore la précision, facilite l’établissement de rapports et garantit la cohérence de l’ensemble.
- Consolidez les systèmes – L’une des plus grandes erreurs commises par les entreprises est d’utiliser plusieurs systèmes pour suivre les données. La maintenance de systèmes distincts est non seulement coûteuse, mais elle entraîne des problèmes de flux de travail, de cohérence des données et d’établissement de rapports. La consolidation des données dans un système unique vous permet de mieux contrôler l’intégrité des données entrantes et sortantes.
- Un seul administrateur pour votre système – Ne laissez pas n’importe qui apporter des modifications à la configuration de votre base de données. La responsabilité d’ajouter ou de modifier des champs, des codes et des emplacements doit être limitée à un seul administrateur (ou groupe d’utilisateurs). Toute modification potentielle de votre base de données doit être examinée et approuvée dans le cadre d’un processus de contrôle des modifications clairement défini.
- Exécutez fréquemment des rapports – Les rapports constituent le dernier point de contrôle pour vérifier l’intégrité des données. Exécutez régulièrement un ensemble de rapports de base pour examiner vos données, identifier les éléments inattendus et, bien entendu, remonter à la source pour apporter les corrections nécessaires.
- Saisissez la journée ! -Les problèmes de données deviennent plus difficiles à corriger avec le temps. Même des problèmes relativement mineurs peuvent rapidement faire boule de neige et échapper à tout contrôle s’ils ne sont pas traités rapidement. Prenez des mesures dès maintenant ! Vous vous en féliciterez.
