5 risques liés à la gestion de projet et ce que vous pouvez faire pour y remédier

Tout projet comporte des risques. Dans le cas d’un petit projet de courte durée, avec un budget modeste et peu de parties prenantes, ces risques peuvent être relativement faciles à gérer. Mais au fur et à mesure que les projets gagnent en taille, en complexité et en coût, les risques liés à la gestion de projet et les impacts potentiels augmentent également. Si vous ne prêtez pas attention à ces risques croissants, les résultats peuvent être désastreux. Face à des enjeux aussi importants, une estimation éclairée des risques ne suffit pas à maintenir votre projet sur la bonne voie. Vous devez identifier les risques de manière approfondie et quantifier leur impact. Vous pourrez ainsi élaborer des plans de rechange réalistes à mettre en œuvre si ces risques se concrétisent.

Risques liés à la gestion de projet à prendre en compte

Voici cinq catégories de risques – et comment les empêcher de faire dérailler votre projet.

Risques liés aux coûts. De nombreux facteurs peuvent faire augmenter le coût d’un projet. L’élargissement du champ d’application peut se produire lorsque le projet dépasse le plan initial. Le coût des composants peut augmenter si un fournisseur ne peut pas fournir une pièce essentielle et que l’équipe doit lui substituer un fournisseur plus cher. Les budgets peuvent exploser si les exigences changeantes du projet ne sont pas communiquées à toutes les parties prenantes. Des spécifications floues concernant les composants, par exemple, peuvent obliger à retravailler et entraîner des coûts supplémentaires en termes de matériaux, de réingénierie et de main-d’œuvre. Le logiciel de gestion des risques du projet permet d’identifier systématiquement les risques et les coûts quantitatifs afin de vous aider à rester sur la bonne voie. Vous pouvez rassembler toutes les données pertinentes dans une “source unique de vérité” qui vous donne la visibilité nécessaire pour repérer les problèmes avant qu’ils ne se transforment en problèmes qui font exploser le budget. Les logiciels sont souvent dotés d’outils analytiques sophistiqués qui vous aident à prévoir les coûts, les délais et la variabilité des projets. Ces informations fondées sur des données peuvent vous aider à optimiser l’affectation des ressources. Une meilleure budgétisation des ressources peut, par exemple, garantir que votre fonds de prévoyance constitue une réserve raisonnable sans immobiliser inutilement des fonds.
Risques liés au calendrier. Les retards de livraison, le mauvais temps et les perturbations géopolitiques peuvent faire échouer des projets soigneusement chorégraphiés. Bien que vous ayez l’habitude d’ajouter une marge de manœuvre en prévision des problèmes, dans quelle mesure êtes-vous sûr que cette marge sera suffisante ? Si votre projet est considérablement retardé, la direction sera-t-elle satisfaite de votre explication selon laquelle vous avez fait tout ce que vous pouviez à l’avance ? Mais il n’est pas non plus réaliste d’avoir un plan détaillé pour répondre à tous les problèmes potentiels. Hiérarchisez vos efforts en évaluant tous les risques potentiels et en quantifiant à la fois la probabilité et l’impact. Préparez des plans de secours pour les événements qui sont très probables ou qui auraient un impact important sur le résultat d’un projet. Les outils modernes de gestion des risques permettent également d’intégrer facilement les mises à jour du calendrier en aval dans le logiciel de gestion de projet afin de tenir l’équipe instantanément informée.
Risques liés à la performance. Pour qu’un projet soit mené à bien dans les délais et le budget impartis, il ne suffit pas d’établir des plans précis en matière de coûts et de calendrier. Une mauvaise communication, des attentes irréalistes et un manque de ressources peuvent avoir un impact sur les performances du projet. Une source unique de vérité vous permet non seulement d’identifier plus rapidement les menaces et les opportunités, mais aussi de faciliter la communication au sein des projets et entre eux. Lorsque tout le monde utilise le même langage et les mêmes critères d’évaluation des risques, il est plus facile de partager les connaissances, de lancer des idées et de collaborer à l’action. Les notifications et les alertes automatisées sont également utiles pour partager instantanément les données, rappeler aux parties prenantes les tâches en suspens et communiquer l’état d’avancement du projet afin de vous aider à réagir intelligemment à l’évolution de la situation.
Risques de non-conformité. Les organisations de toutes sortes sont confrontées à une pression réglementaire croissante – mais l’intensité est particulièrement forte dans les secteurs fortement réglementés tels que l’aérospatiale et la défense. Pourtant, il est difficile pour une équipe occupée à créer un produit livrable d’être consciente de toutes les règles et réglementations qui doivent être respectées. Le ministère de la défense, par exemple, exige que les risques soient gérés conformément à des cadres spécifiques pour que l’entreprise soit agréée. La conformité n’est pas une option. Recherchez un logiciel de gestion des risques liés aux projets qui intègre des fonctionnalités permettant de se conformer aux exigences importantes du ministère de la défense et d’autres organismes. Ainsi, vous n’aurez pas à craindre que quelque chose d’essentiel passe à travers les mailles du filet.
Occasions manquées. Lorsqu’un projet est terminé, il est naturel pour tout le monde de fermer le livre proverbial et de passer au suivant. Mais si vous le faites sans regarder en arrière, vous risquez de rater des occasions de tirer les leçons de l’expérience et d’en tirer parti pour le projet suivant. Commencez par documenter les risques liés à la gestion de votre projet et les plans d’atténuation. Ensuite, analysez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Quels sont les données, les systèmes ou les personnes qui auraient pu contribuer à la bonne marche de votre projet ? Cela vous aidera à éviter de refaire les mêmes erreurs et vous donnera un avantage pour identifier de nouvelles opportunités. Un logiciel peut vous aider à saisir systématiquement ces détails et à partager les informations avec le reste de votre organisation afin que d’autres projets puissent en bénéficier.

Prenez le contrôle de la réussite de votre projet

Vous ne réussirez pas en évitant simplement l’échec. Pour réussir un projet, il faut savoir à quoi l’on s’expose et préparer le terrain pour pouvoir passer immédiatement à l’action et faire face à tout ce qui se présente. Lorsque les risques liés à la gestion de projet sont gérés de manière efficace et globale, tous les membres de l’équipe sont alignés sur les objectifs, les actions et les contrôles – et c’est ce qui garantit la réussite du projet.

Pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux projets, téléchargez notre livre électronique, Seven Risk Management Habits for Successful Projects, et découvrez le logiciel de gestion des risques liés aux projets de Riskonnect, Active Risk Manager.