De nombreuses organisations pensent qu’un plan de continuité des activités efficace est synonyme d’une bonne documentation. Ce n’est pas le cas.

Oui, la documentation du plan est extrêmement importante. MAIS… de nombreuses organisations ne reconnaissent pas que des plans de continuité d’activité efficaces – et des organisations réellement préparées et résilientes – sont le résultat d’un cycle de vie plus large de la planification de la continuité d’activité qui commence par la définition des exigences et se termine par la pratique (et bien sûr, le processus se recycle sur une base continue).

En fin de compte, les plans ne sont qu’un ingrédient clé dans le développement d’un programme efficace de continuité des activités. Cette perspective fournit les grandes lignes de ce que Castellan considère comme une planification efficace de la continuité des activités. Veuillez consulter les liens fournis dans ce document pour obtenir des explications plus approfondies sur chaque étape du processus de planification.

Comprendre votre organisation

Avant qu’une organisation puisse documenter des plans ou déterminer des stratégies, il est important de la comprendre et de l’évaluer. Cela signifie qu’il faut comprendre les principaux produits ou services offerts aux clients (et l’utilisation qu’ils font de ces produits et services), ainsi que les exigences des parties prenantes internes et externes.

Pourquoi cette première étape ? Comprendre les priorités et les exigences des parties prenantes permet de donner une orientation claire et un champ d’application approprié aux efforts de planification afin de s’assurer que les processus et les stratégies de planification de la continuité des activités répondent aux attentes des parties prenantes.

Gouvernance

Après avoir dressé un tableau complet de ce que le plan de continuité des activités devrait signifier pour votre organisation, l’étape suivante consiste à mettre en place la structure de gouvernance nécessaire pour piloter le processus de planification et les efforts d’amélioration continue à long terme.

Tout comme l’identification du périmètre, la mise en place d’une structure de gouvernance permet de clarifier les attentes en matière de planification et de s’assurer que les activités de planification de la continuité d’activité sont exécutées conformément aux objectifs et à l’orientation stratégique de l’organisation. En outre, en documentant une politique et des procédures opérationnelles standard, et en créant uncomité de pilotagecomposé de cadres supérieurs, l’organisation permet au processus de planification de fonctionner de manière efficace et reproductible.

Définition des exigences

Après avoir compris les priorités de l’organisation en matière de continuité des activités et mis en place une structure de gouvernance pour garantir un processus de planification reproductible, l’étape suivante du cycle de vie de la continuité des activités consiste à déterminer les besoins en matière de continuité des activités par le biais d’une analyse de l’impact sur les activités (BIA) et d’une évaluation des risques. L’objectif de l’analyse d’impact est d’identifier les activités et les ressources (technologie, équipement, fournisseurs, installations, etc.) qui soutiennent le développement et la fourniture de produits et services clés, ainsi que l’impact estimé des temps d’arrêt en cas d’indisponibilité de l’une ou l’autre de ces ressources. Le résultat de l’AIB est la découverte des exigences en matière de continuité des activités, y compris la tolérance au temps d’arrêt, les besoins en ressources et les critères de performance en matière de reprise.

En plus de l’AIPMB, il est également important d’effectuer une évaluation des risques pour comprendre la probabilité et l’impact d’une interruption de l’activité causée par une perte de ressources critiques. Cette évaluation des risques permet d’identifier et d’analyser les risques commerciaux susceptibles d’affecter la capacité de l’organisation à fournir des produits et des services de base, en mettant l’accent sur l’identification des contrôles et des stratégies visant à réduire la probabilité ou à limiter l’impact d’une perturbation affectant les produits et les services.

Identification de la stratégie

Une fois que l’organisation a déterminé ses besoins en matière de continuité des activités (y compris les possibilités d’atténuation des risques), elle peut alors identifier, évaluer et mettre en œuvre des stratégies d’atténuation des risques, de réponse et de reprise afin de réduire la probabilité d’une perturbation ou, si une perturbation se produit, d’assurer une réponse et un effort de reprise efficaces et efficients qui limitent l’impact et s’alignent sur les attentes des parties prenantes.

Une fois de plus, pour élaborer des plans efficaces, l’organisation doit d’abord comprendre les exigences en matière de continuité des activités et choisir les stratégies appropriées.

Développement du plan

Comme vous pouvez le constater, des étapes essentielles doivent être franchies avant de se lancer dans l’élaboration et la documentation de plans de continuité des activités. Ces étapes permettent non seulement d’identifier les ressources et les stratégies que les plans doivent prendre en compte, mais aussi de s’assurer que les plans créés permettent la reprise des activités ou des ressources de l’entreprise dans le respect des attentes des parties prenantes.

Après avoir identifié, évalué et mis en œuvre des stratégies d’atténuation des risques, de réponse et de récupération, l’organisation peut commencer à documenter des plans qui décrivent comment elle se rétablira et fonctionnera en mode contingent jusqu’à ce qu’elle revienne à la normale. Des plans documentés garantissent la reproductibilité et facilitent la prise de décision lors d’un événement perturbateur. Les meilleures pratiques suggèrent de documenter des plans qui traitent de scénarios de perte de ressources (plutôt que de menaces ou d’événements spécifiques), y compris des procédures qui traitent de la perte d’une installation, de la perte de personnel, de la perte de technologie ou de la perte de fournisseurs. En documentant des plans basés sur la perte de ressources, la direction peut être assurée que les participants à l’intervention et à la reprise savent ce qu’il faut faire, quelle que soit la « menace » à l’origine de la perturbation.

Sensibilisation, formation et exercices

Les organisations sont souvent tentées d’arrêter l’effort de préparation après avoir documenté les plans. Cependant, les plans ne sont efficaces que dans la mesure où les personnes qui les utilisent le sont. C’est pourquoi il est important de développer et de mettre en œuvre un programme de formation et de sensibilisation qui présente le processus et les stratégies de continuité des activités à toutes les personnes appropriées dans l’ensemble de l’organisation, afin qu’elles puissent se préparer correctement et développer des compétences en matière de réponse et de récupération. Pour en savoir plus sur les stratégies et les plans de socialisation, consultez le point de vue de Castellan sur l’importance d’intégrer la continuité d’activité dans l’organisation.

En outre, la réalisation d’exercices de continuité des activités offre une formation pratique et expérimentale et garantit que les participants à l’intervention et à la reprise des activités connaissent les plans et les stratégies de continuité des activités et sont à l’aise avec les rôles et les responsabilités qui leur ont été attribués. En effectuant des exercices, les participants à l’intervention et à la reprise commenceront à développer une « mémoire musculaire » de leurs plans, ce qui permettra une exécution plus fluide de l’intervention et de la reprise lors d’une perturbation réelle, lorsque les enjeux sont élevés.

En fin de compte, les exercices ne fournissent pas seulement une formation précieuse aux personnes responsables de la réponse et de la reprise, mais sont également essentiels pour valider les stratégies de continuité des activités à la lumière des exigences et mettre en évidence les domaines à améliorer afin de garantir que l’organisation puisse se rétablir dans les limites des objectifs de reprise.

Pour plus d’informations sur ce sujet, consultez les perspectives de Castellan sur l’exercice et le test.

Amélioration continue

Enfin, l’un des aspects les plus importants de la création de plans de continuité des activités est de s’assurer que l’organisation ne les met pas en place et ne les oublie pas. Au fur et à mesure qu’une organisation évolue, les risques et les exigences de l’entreprise changent également. Essentiellement, le concept d’amélioration continue est la principale raison pour laquelle Castellan trouve une grande valeur dans les concepts de systèmes de gestion (tels que décrits dans la norme ISO 22301).

Parmi les éléments clés d’un système de gestion, conçu pour favoriser l’amélioration continue, figurent les revues de direction au niveau du programme. Les revues de direction permettent de s’assurer que les stratégies, les plans et les processus de planification continuent à répondre aux attentes des parties prenantes et à prendre en compte tous les risques et obligations nécessaires. Comme ces revues de direction permettent d’identifier les mesures correctives nécessaires pour combler les lacunes, il est également essentiel d’attribuer des responsables à ces mesures et d’en suivre l’exécution. En l’absence de suivi ou d’affectation de responsables aux actions correctives identifiées, les revues de direction n’apporteront aucune valeur ajoutée et ne permettront pas la croissance du programme.

De plus, il est important de suivre les performances du programme en développant des indicateurs de continuité des activités. Ces indicateurs permettent de mesurer le succès en fonction des priorités, des exigences et des performances, et de mettre en évidence les possibilités d’amélioration.

Réflexions finales

Une planification efficace de la continuité des activités ne se limite pas à l’élaboration de plans. Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, il est extrêmement important de réaliser chaque étape du cycle de vie de la continuité d’activité – souvent en s’appuyant sur les processus et les outils du système de gestion – pour s’assurer que les plans soutiennent la réponse à un événement perturbateur et le rétablissement des produits et services critiques de l’organisation dans le respect des attentes de l’entreprise et de ses parties prenantes.

La continuité des activités et la planification de la reprise des activités informatiques sont nos activités principales. Si vous cherchez de l’aide pour mettre en place ou améliorer votre programme de continuité des activités, nous pouvons vous aider.

N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui pour commencer. Nous sommes impatients de vous lire !