Um artigo de Mary Long ” Goodbye Spreadsheets, You Had a Good Run ” que li recentemente aborda um fenómeno que encontro regularmente há anos quando falo com executivos de gestão de riscos e seguros, que trabalham para uma empresa de média dimensão ou para um grupo cotado na bolsa. Este fenómeno é o seguinte: mesmo na nossa era em que a digitalização e a interconexão continuam a crescer (Cloud, Mobilidade, Internet das Coisas), a gestão dos riscos, dos seguros e dos sinistros ao nível da empresa continua a ser feita principalmente com o Excel. Independentemente do que isto possa dizer sobre a ênfase na gestão de seguros a nível empresarial, seria realista supor que as empresas que gastam milhões em ERP, recursos humanos e gestão das relações com os clientes (CRM) também disponibilizam um orçamento para TI no departamento de seguros. De facto, mesmo que a gestão de riscos e de seguros não seja tipicamente uma competência-chave, é – como para todos os componentes da cadeia de valor – a otimização de processos e a utilização de recursos. No entanto, a simplificação dos processos e a redução do trabalho só podem ser conseguidas através da utilização sistemática de uma ferramenta informática adequada, o que não é de todo o caso do Excel.
Regressa ao futuro com o “Management-by-Excel”
Imagina: aquilo a que chamo “o ecossistema da gestão dos riscos e dos seguros” (ou seja, o departamento de riscos e seguros do cliente, as filiais, os prestadores de serviços externos, como os corretores e as seguradoras, etc.) baseia-se em grande parte numa ferramenta desenvolvida no final dos anos 70 pelos Srs. Bricklin e Frankston. O VisiCalc, o nome do antepassado do Excel, foi há quase 40 anos a primeira “Killer-App” para PC (com a memória necessária de um ficheiro de imagem GIF).
As minhas observações baseiam-se num estudo de 2016 em que 70% dos gestores de riscos e seguros afirmam optar pelo Excel como ferramenta informática. O que é que isto nos diz? Que a maioria dos gestores de seguros e de riscos se contenta com uma ferramenta informática que atingiu o seu auge quando os seus pais ainda andavam na escola!
Não existe uma boa gestão sem medição. Ou: como tornar visível a contribuição positiva
Recordemos em que consiste a principal tarefa de um gestor de riscos e seguros. Bem, sim, é a implementação de uma gestão global dos riscos que deve colocar em primeiro plano os seguintes objectivos:
- Optimiza os custos do risco.
A própria gestão de seguros desempenha um papel importante na gestão de riscos, porque é de facto um instrumento importante no controlo e na gestão de riscos (por exemplo, transferência de riscos através de contratos de seguro). A criação de uma cultura de risco eficaz na empresa é a base deste processo e, enquanto “agentes de mudança”, os gestores de risco devem dar o seu contributo para tal. Mas, na verdade, trata-se – especialmente para os gestores de empresas – de compreender o contributo positivo da gestão de riscos e dos seguros para o sucesso da empresa, com base em números e factos concretos. Mas esta transparência e tangibilidade não podem ser alcançadas através de ferramentas de TI arcaicas.
Já não usamos telefones rotativos nem vemos filmes em cassetes VHS. Então, porque é que os gestores de riscos e seguros ainda confiam na ferramenta de gestão de dados Excel?
A gestão de riscos e seguros é demasiado complexa para o Excel, mas não para um RMIS
Não há como negar que o Excel é adequado para a avaliação e visualização de dados e deve continuar a ter o seu lugar entre as ferramentas de qualquer gestor. Mas, num mundo interligado e complexo em que os processos são globais e as pessoas trabalham em locais e horários diferentes, o Excel é realmente inadequado. Na era das soluções de gestão de dados baseadas na Web, os chamados sistemas de gestão de informação e risco (RIMS) são os melhores (e, em última análise, os mais baratos). Trata-se de um armazém centralizado de todos os dados relativos a riscos, seguros e sinistros (dados principais e dados financeiros) de toda a empresa, bem como de documentos de todos os tipos. Os dados podem ser introduzidos diretamente ou através de máscaras em linha, ou ser trocados automaticamente através de interfaces com sistemas internos (contabilidade, recursos humanos) ou externos (corretores, seguradoras). Estes dados e informações estão disponíveis em tempo real para os utilizadores do RMIS sob a forma de relatórios, avaliações e painéis de controlo relevantes. E isto em qualquer parte do mundo e independentemente do seu acesso ao sistema. Bem-vindo à era digital!
SIGR como “Ponto Único de Verdade” para uma melhor gestão dos riscos e dos seguros
Os gestores de riscos e seguros que levam o seu trabalho a sério e querem dar um bom exemplo na sua empresa já não devem considerar o Excel como a ferramenta preferida de gestão de dados e de elaboração de relatórios. De facto, o Excel não permite uma gestão consistente e sustentável dos riscos e dos seguros em toda a empresa. Falta uma qualidade essencial ao Excel, nomeadamente a possibilidade de representar um Ponto Único de Verdade (SPOT), ou seja, um local centralizado onde convergem dados provenientes de diferentes fontes internas e externas à empresa: dados sobre incidentes e sinistros, dados sobre contratos de seguro, riscos e acções, dados sobre riscos no local, números-chave e exposições da empresa, relatórios de visitas, auditorias, documentos digitalizados, etc. Além disso, um RMIS ajuda a transformar todos estes dados em informações relevantes para a tomada de decisões, com o premir de um botão e sem perda de tempo ou risco de erro se a cópia for feita à mão. Por isso, dá um bom exemplo e opta por um SIRM, a solução de gestão de dados moderna, baseada na Web e orientada para o futuro, que o ajudará a atingir os seus objectivos hoje e amanhã. É claro que pode continuar a utilizar o Excel para os seus relatórios (o que um SIRM também lhe permite fazer).
