No setor dos cuidados geriátricos, podem ocorrer incidentes inesperados diariamente, desde erros de medicação, cuidados abaixo do padrão e acidentes até alegações de abuso, negligência e falhas de serviço. Gerir e resolver estes incidentes de forma eficaz não se trata apenas de garantir a segurança dos pacientes; é também crucial para a conformidade regulamentar e para manter a confiança das famílias e da comunidade em geral.
Neste artigo, explicamos como os prestadores de cuidados geriátricos estão a digitalizar e automatizar os seus processos de gestão de incidentes para capturar e resolver incidentes rapidamente. Descubra como as plataformas online estão a capacitar os prestadores de cuidados geriátricos para capturar e escalar incidentes, cumprir os requisitos delineados no esquema de comunicação de incidentes graves (SIRS) e automatizar relatórios para aprender com incidentes passados. Além disso, explicaremos como a integração adicional dos processos de incidentes com a gestão de riscos, governança, controlos e requisitos regulamentares pode fornecer mais informações para melhorar a segurança dos pacientes e a qualidade dos cuidados.
Por que a gestão de incidentes é crucial nos cuidados geriátricos
Ao lidar com residentes idosos com problemas de saúde complexos, os incidentes podem rapidamente escalar para situações de vida ou morte. Portanto, é vital que os prestadores de cuidados geriátricos tenham processos bem estruturados para capturar e resolver incidentes rapidamente. Não se trata apenas de gerir incidentes individuais; os prestadores de cuidados geriátricos devem aprender com os seus dados de incidentes para poderem implementar medidas que evitem problemas semelhantes no futuro. Também é importante identificar áreas onde o pessoal não aderiu às políticas e procedimentos de governança para garantir a responsabilização. Os prestadores de cuidados geriátricos devem também garantir que os seus processos de gestão de incidentes estão alinhados com o esquema de resposta a incidentes graves, ou poderão enfrentar processos regulatórios e multas.
O que é o esquema de resposta a incidentes graves (SIRS)?
O Esquema de Resposta a Incidentes Graves foi introduzido pelo Governo Australiano em abril de 2021. O SIRS visa melhorar a segurança e a responsabilização nos cuidados geriátricos, garantindo que incidentes envolvendo abuso, negligência ou outros riscos graves para os residentes sejam prontamente comunicados às autoridades. Os prestadores de cuidados geriátricos devem comunicar incidentes envolvendo agressão, negligência, uso não razoável de força, roubo, abuso psicológico ou emocional, ausências inexplicadas ou uso indevido de medicação, e devem também acompanhar e responder a incidentes como quedas ou lesões inexplicadas.
Os prestadores devem comunicar incidentes à Comissão de Qualidade e Segurança dos Cuidados Geriátricos dentro de prazos específicos: dentro de 24 horas para incidentes envolvendo danos graves ou morte, e dentro de 30 dias para incidentes menos graves. Os prestadores também são obrigados a manter um registo de todos os incidentes e tomar as medidas apropriadas para gerir riscos e prevenir ocorrências futuras.
O quadro SIRS exige que os prestadores de cuidados geriátricos:
Identifiquem e registem incidentes de forma estruturada.
Avaliem e classifiquem incidentes com base na sua gravidade.
Comuniquem incidentes graves à Comissão de Qualidade e Segurança dos Cuidados Geriátricos dentro dos prazos exigidos.
Tomem medidas imediatas para reduzir danos e prevenir recorrências.
Implementem estratégias de melhoria contínua com base nos dados dos incidentes.
O não cumprimento dos requisitos do SIRS pode resultar em penalidades, danos à reputação e, mais importante, falha na proteção de residentes vulneráveis. A comunicação oportuna e completa às autoridades garante que as intervenções apropriadas possam ser feitas e que a segurança dos residentes seja priorizada.
Por que os processos tradicionais de gestão de incidentes estão desatualizados e ineficientes
Muitos prestadores de cuidados geriátricos estabeleceram o seu próprio processo de comunicação de incidentes usando registos de incidentes baseados em folhas de cálculo e formulários que são circulados por e-mail. Outros dependem de plataformas legadas e ferramentas internas. No entanto, devido à falta de acesso multiutilizador, rastreamento de utilizadores, governança de dados e automação de fluxo de trabalho, estes processos podem levar a ineficiências, falta de responsabilização, respostas atrasadas a incidentes e resultados de relatórios de baixa qualidade. Sem um processo de melhores práticas claramente definido, incidentes ou potenciais riscos, perigos e quase acidentes podem passar despercebidos, resultando em taxas de resposta a incidentes atrasadas, falta de responsabilização e incapacidade de compreender as causas de incidentes repetidos.
Como o software GRC pode automatizar a gestão de incidentes em cuidados geriátricos
O Software GRC está a transformar a forma como os prestadores de cuidados geriátricos gerem incidentes, facilitando processos de melhores práticas que digitalizam e automatizam a comunicação de incidentes, escalamento, análise da causa raiz e gestão de casos.
O software GRC simplifica a gestão de incidentes substituindo processos manuais por automação, fornecendo visibilidade em tempo real do estado dos incidentes e garantindo a conformidade com os requisitos do SIRS. Eis como funciona:
Comunicação de incidentes online e classificação automatizada
O software GRC permite que cuidadores e funcionários registem incidentes em tempo real através de formulários de incidentes online intuitivos que alimentam diretamente a plataforma digital. Os formulários podem ser personalizados com base em diferentes tipos de incidentes, e os utilizadores podem carregar fotos e evidências documentais. O software classifica automaticamente cada incidente com base na gravidade e urgência usando categorias predefinidas alinhadas com os requisitos do SIRS, garantindo a conformidade desde o início. As ferramentas também podem ser usadas para que os funcionários registem potenciais perigos e quase acidentes, permitindo que sejam abordados proativamente antes de se transformarem em incidentes completos.
Notificações instantâneas e fluxos de trabalho de escalamento
Uma vez registado um incidente, o sistema pode acionar automaticamente alertas e escalamentos para o pessoal apropriado. Isto garante que incidentes graves são revistos e abordados sem demora, reduzindo os tempos de resposta e minimizando os riscos para os pacientes. Os fluxos de trabalho automatizados também facilitam todo o processo de gestão de casos, garantindo que os incidentes são totalmente resolvidos e encerrados.
Relatórios regulatórios e acompanhamento da conformidade
Um dos maiores desafios na conformidade com o SIRS é cumprir prazos rigorosos de comunicação. O software GRC pode gerar relatórios regulatórios pré-preenchidos, garantindo que todas as informações necessárias são capturadas e submetidas dentro dos prazos exigidos. Os processos de melhores práticas facilitados pelo software fornecem prova de alinhamento com os requisitos do SIRS. Além disso, os painéis e relatórios integrados também permitem que as equipas de conformidade monitorizem tendências de incidentes em tempo real. Isto permite-lhes introduzir medidas para prevenir recorrências, garantindo a melhoria contínua.
Análise da causa raiz e prevenção de riscos
Ao capturar e centralizar dados de incidentes e facilitar a gestão de casos, o software GRC permite que os prestadores de cuidados geriátricos realizem análises da causa raiz e identifiquem problemas recorrentes. Isto permite que as equipas de gestão implementem programas de formação direcionados, controlos, governança, políticas, melhorias de processos e medidas preventivas para melhorar a segurança dos residentes e reduzir a probabilidade de incidentes repetidos.
Tomada de decisões baseada em dados
As plataformas GRC oferecem ferramentas poderosas de relatórios e análises, ajudando os prestadores de cuidados geriátricos a identificar tendências, comparar desempenhos e tomar decisões informadas com base em dados reais de incidentes. Ao aproveitar insights em tempo real, os prestadores podem passar de uma abordagem reativa para uma abordagem proativa de gestão de riscos e melhorar a qualidade do serviço.
Documentação aprimorada e prontidão para auditorias
Com registos de incidentes automatizados e um histórico de auditoria com marcação temporal de como cada caso foi gerido e resolvido, o software GRC garante total transparência e prontidão para auditorias regulatórias. Ter um registo preciso e facilmente acessível de todos os incidentes ajuda os prestadores a demonstrar conformidade e esforços de melhoria contínua.
Mapeamento de incidentes para riscos, políticas e regulamentos
Outra vantagem de usar uma solução de gestão de incidentes que faz parte de uma plataforma GRC mais ampla é a capacidade de mapear incidentes para quaisquer riscos, políticas, regulamentos ou controlos de governança relacionados.
Muitos incidentes são frequentemente riscos no registo de riscos que escalaram para incidentes completos. Outros podem ter ocorrido devido a uma falha de controlo ou verificação de segurança. É importante poder fazer essas ligações para compreender a causa raiz dos incidentes.
Pode haver casos em que os incidentes resultem numa violação da política da empresa onde o pessoal não seguiu o processo correto, outros incidentes podem resultar em não conformidade regulamentar. É crucialmente importante compreender como os incidentes se relacionam com políticas, procedimentos de governança e requisitos regulamentares para entender áreas onde mais formação ou controlos poderiam reduzir incidentes futuros.
O futuro da gestão de incidentes em cuidados geriátricos
À medida que as expectativas regulatórias continuam a evoluir, os prestadores de cuidados geriátricos devem abraçar a transformação digital para permanecer em conformidade, melhorar os resultados dos residentes e simplificar as operações. As capacidades de gestão de incidentes no software GRC fornecem uma forma escalável, eficiente e conforme de gerir incidentes, garantindo que os prestadores cumprem os requisitos do SIRS.
Ao automatizar a comunicação, o acompanhamento e a resposta a incidentes, os prestadores de cuidados geriátricos podem reduzir a carga administrativa, melhorar a responsabilização e, mais importante, fornecer cuidados mais seguros e de maior qualidade aos residentes.
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