Os requisitos delineados no National Disability Insurance Scheme (NDIS) acrescentam novas camadas de complexidade, e os prestadores de cuidados de saúde em toda a Austrália lutam para acompanhar. De acordo com o Relatório de Perspetivas dos Prestadores do NDIS 2025, 76% dos prestadores afirmaram que navegar no sistema retira tempo à prestação de cuidados. 63% citam requisitos regulamentares excessivos como um encargo administrativo significativo. Tendo em conta estes requisitos e a pressão administrativa adicional que acrescentam, qual é a melhor forma de os prestadores de cuidados de saúde demonstrarem a sua conformidade com o NDIS?

Cada vez mais, os prestadores de cuidados de saúde recorrem a soluções de software de conformidade para compreender melhor os requisitos do NDIS e para os ajudar a implementar processos formalizados simples, procedimentos de governança e verificações para garantir a conformidade.

Como os prestadores podem cumprir os requisitos do NDIS

Para cumprir as normas de prática fundamentais do NDIS, os prestadores devem implementar processos de melhores práticas em áreas como:

  • Adesão aos direitos dos pacientes, incluindo dignidade, privacidade e escolha informada
  • Governança e gestão operacional
  • Gestão de risco
  • Tratamento de incidentes
  • Tratamento de feedback e reclamações
  • Planeamento e prestação de apoio

Os requisitos adicionais incluem:

  • Realização de auditorias regulares para garantir a conformidade com as normas de prática
  • Seguir o código de conduta do NDIS e formar o pessoal sobre os requisitos
  • Manutenção adequada dos registos dos pacientes, planos, formulários de consentimento, registos de incidentes e acordos de serviço
  • Facilitação da triagem de trabalhadores e gestão de contratantes
  • Comunicação de incidentes graves (como lesões, abusos e mortes) à comissão

As organizações podem registar-se na Comissão de Qualidade e Salvaguardas do NDIS através do seu portal para obterem a certificação NDIS.

O registo no NDIS é obrigatório?

Os prestadores devem registar-se no NDIS se prestarem determinados apoios e serviços aos participantes, particularmente a pacientes com necessidades de risco mais elevado ou complexas. Também devem registar-se se a NDIA gerir o plano do participante. No entanto, alguns prestadores permanecem não registados para evitar auditorias e burocracia, mesmo quando isso pode limitar o acesso dos pacientes. Os prestadores não registados continuam a ter obrigações do NDIS, incluindo a adesão ao Código de Conduta do NDIS, Verificações de Triagem de Trabalhadores e sistemas eficazes para gerir reclamações e incidentes. Enquanto os prestadores registados gastam normalmente entre 4% a 6% das suas receitas em conformidade, os prestadores não registados podem contornar estes custos e continuar a oferecer os mesmos serviços, sem certificação oficial. Para nivelar o campo de jogo e proteger a qualidade dos cuidados, é provável que o NDIS exija que todos os prestadores se registem nos próximos anos.

Quais são os principais desafios enfrentados pelos prestadores do NDIS?

O Relatório de Perspetivas dos Prestadores do NDIS 2025 revelou preocupações generalizadas sobre a complexidade regulamentar, pressões relacionadas com o pessoal e ineficiências operacionais:

  • 70% dos prestadores manifestaram preocupações sobre a estabilidade financeira, com 67% a relatar perdas operacionais.
  • 50% manifestaram preocupações sobre a adaptação às alterações regulamentares, de risco e de conformidade.
  • 50% citaram o envolvimento, recrutamento e retenção de pessoal como uma preocupação.
  • 45% estavam preocupados com a eficiência e eficácia operacional.

Os prestadores do NDIS devem abordar estes desafios críticos para garantir a viabilidade financeira a longo prazo, as necessidades de pessoal e a eficácia da prestação de cuidados.

Como podem os prestadores alinhar os seus processos com os requisitos do NDIS?

Para se manterem em conformidade com as regras do NDIS, os prestadores devem gerir requisitos complexos e sobrepostos – desde a documentação dos pacientes e a formação do pessoal até à comunicação de riscos. O software especializado pode geralmente ajudar os prestadores a formalizar estes processos e a gerar provas de conformidade para os reguladores. Eis como os prestadores de cuidados de saúde podem utilizar o software para cumprir os requisitos fundamentais do NDIS de forma eficiente e consistente:

1. Recolher provas de conformidade.

As organizações devem documentar como cumprem as suas obrigações para satisfazer os requisitos do NDIS. Os prestadores devem criar uma biblioteca de obrigações, capturando os requisitos e as ações de conformidade. Os exemplos incluem processos, como a documentação dos cuidados aos pacientes, políticas e procedimentos, inspeções e formação do pessoal. Devem documentar totalmente estas ações e processos, verificando-os regularmente para garantir que cumprem os requisitos de conformidade. Idealmente, devem mapear cada obrigação para o processo de conformidade relevante para se adaptarem a novas alterações regulamentares e atualizarem as suas políticas e procedimentos em conformidade.

O software de GRC facilita a automatização da conformidade com o NDIS numa plataforma centralizada. Oferece estruturas e modelos prontos a utilizar para criar um “registo de obrigações” e documentar ações de conformidade. Também pode automatizar atualizações de políticas, aprovações e atestações – e gerir mais facilmente as alterações regulamentares. O pessoal pode atestar políticas e formação online, permitindo aos prestadores documentar a conclusão da formação.

2. Implementar práticas eficazes de gestão de riscos.

Procedimentos robustos de gestão de riscos operacionais e empresariais são essenciais para a conformidade, prevenção de perturbações e garantia da segurança dos pacientes. As organizações devem identificar, categorizar e classificar os riscos, manter registos de riscos, definir indicadores-chave de risco e monitorizar ativamente os níveis de risco através de avaliações regulares. Os prestadores do NDIS devem também identificar e avaliar os controlos para manter os níveis de risco dentro do apetite e tolerância ao risco da organização. Os prestadores devem testar e verificar regularmente estes controlos para garantir que são eficazes. O software de GRC pode automatizar totalmente processos específicos de gestão de riscos, produzindo relatórios perspicazes sobre a exposição ao risco e a eficácia dos controlos. Estas automatizações podem simplificar processos, incluindo avaliações de risco, escalamentos, aprovações, verificações de controlo, testes e ações de correção.

3. Formalizar os processos de comunicação de incidentes.

A abordagem de incidentes, perigos e quase acidentes no setor da saúde é essencial para proteger os pacientes e manter a eficiência operacional. O NDIS fornece orientações sobre a comunicação de incidentes para apoiar os prestadores na captura e abordagem eficaz de incidentes inesperados. Os prestadores necessitam de processos formais para que o pessoal registe incidentes, perigos e quase acidentes, e devem ter vias de escalamento claramente definidas.

O software de GRC permite que o pessoal registe incidentes através de formulários online, alimentando todos os dados na plataforma. Os campos dos formulários mudam automaticamente com base no tipo de incidente registado, e o pessoal pode facilmente carregar fotos e provas. Os fluxos de trabalho automatizados facilitam o escalamento e a resolução. As equipas podem realizar eficientemente investigações de causas raiz, relatar tendências de incidentes e alinhar-se com as diretrizes do NDIS. Os fluxos de trabalho também podem identificar incidentes graves que necessitam de ser comunicados à Comissão de Qualidade e Salvaguardas do NDIS.

4. Capturar feedback e reclamações.

O NDIS fornece orientações claras, capturando feedback para que os prestadores possam resolver eficazmente questões de cuidados aos pacientes. Muitos prestadores do NDIS utilizam software para criar um portal online para capturar as preocupações dos pacientes. Os pacientes, famílias e pessoal podem registar feedback e reclamações com a opção de permanecer anónimos. Preenchem os detalhes utilizando formulários online, com todos os dados a alimentar a plataforma. Os fluxos de trabalho escalam cada caso para a pessoa relevante, e todas as ações de correção são capturadas na plataforma, mantendo todas as partes envolvidas informadas sobre o progresso.

5. Implementar processos estruturados para garantir que os cuidados estão alinhados com as diretrizes do NDIS.

A prestação de cuidados que cumpram as diretrizes do NDIS requer processos estruturados e bem documentados. Com o software de conformidade adequado, o pessoal pode criar registos individuais e documentar minuciosamente as necessidades de cada paciente. Também podem utilizar o sistema para registar a comunicação com os pacientes e utilizar listas de verificação para confirmar a conclusão das tarefas de cuidados aos pacientes. Este nível de documentação permite à liderança implementar mais governança e regras relativas aos cuidados aos pacientes.

6. Auditar os seus processos em relação aos requisitos do NDIS.

O software também pode automatizar totalmente o processo de auditoria para os prestadores aprovados pelo NDIS. As equipas criam modelos de auditoria utilizando campos padronizados e listas de verificação alinhadas com os critérios do NDIS. O software eficaz normalmente permite que os prestadores modifiquem estes campos para se adequarem às suas necessidades específicas. Os fluxos de trabalho automatizados podem então:

  • Agendar auditorias no sistema
  • Distribuir os formulários de auditoria
  • Enviar lembretes para ações em atraso

A introdução de dados em tempo real durante a auditoria dá à liderança uma visão imediata do estado, não conformidades e passos de correção. Os membros da equipa podem então extrair os dados do sistema e partilhá-los com os reguladores.

Utilização de software para gerir todos os requisitos do NDIS

Uma plataforma de software unificada é uma das ferramentas mais eficazes para garantir a conformidade com o NDIS e preparar auditorias. Ao utilizar uma plataforma de GRC para implementar processos de melhores práticas como gestão de riscos e incidentes, recolha de feedback, gestão de políticas e preparação de auditorias, os prestadores do NDIS podem estar confiantes de que cumprem os seus requisitos regulamentares.

A gestão dessas diferentes áreas de forma holística numa única plataforma permite aos prestadores do NDIS:

  • Mapear riscos para incidentes relacionados
  • Ligar riscos a controlos
  • Associar o feedback dos pacientes à conformidade e auditorias

Estas correlações fornecem informações valiosas para melhorar as operações, reduzir o risco e identificar lacunas de conformidade.

O software de GRC eficaz suporta toda a gama de atividades de conformidade. Ajuda os profissionais de conformidade a poupar tempo utilizando fluxos de trabalho automatizados, modelos e estruturas. Os seus painéis de controlo permitem obter informações de desempenho mais detalhadas e mantêm as tarefas e ações à frente dos membros do pessoal. Também pode simplificar a sua auditoria NDIS, permitindo que os prestadores partilhem documentação de conformidade com os reguladores. Com tudo documentado e centralizado, os prestadores podem abordar a conformidade com o NDIS com maior confiança e controlo.

Veja como o software de GRC pode simplificar a sua conformidade com o NDIS. Solicite uma demonstração.