Lorsque Israël a été attaqué au début du mois d’octobre, l’université de Purdue a fait appel à Riskonnect pour savoir exactement combien de Boilermakers se trouvaient dans la région, s’assurer de leur sécurité et leur proposer une aide au voyage. L’université de Purdue possède l’un des plus grands programmes d’études à l’étranger du pays. L’université du Big 10 enregistre chaque année environ 10 000 étudiants et membres du corps enseignant qui voyagent depuis ses campus de l’Indiana vers tous les coins du monde. Il n’est pas facile de garder un œil sur toutes ces allées et venues. L’université utilise depuis longtemps SharePoint pour suivre les allées et venues de ses étudiants à l’étranger et de ses professeurs en déplacement. Les étudiants soumettaient leurs plans de voyage et leurs informations importantes sur un formulaire papier qui devait être transféré manuellement dans SharePoint. Les membres du personnel devaient retrouver les informations manquantes ou incomplètes sur le formulaire. Un courriel contenant des ressources vitales – comme l’endroit où se rendre en cas de problème – était envoyé immédiatement, parfois plusieurs mois avant le voyage. Au moment du départ, nombre de ces courriels ont été perdus ou supprimés, ce qui a pu entraîner les élèves dans des situations dangereuses.

« Nous avons eu toutes sortes de problèmes avec SharePoint », explique Dann Van Hoosier, responsable du contrôle des pertes et de l’analyse financière, bureau de la gestion des risques à Purdue. « Le programme d’études à l’étranger prenait tellement d’ampleur qu’il était difficile d’en gérer l’accès.

Entre-temps, l’équipe de gestion des risques de Purdue utilisait la plateforme ClearSight de Riskonnect depuis près de vingt ans, principalement pour traiter les demandes d’indemnisation. En assistant à Konnect, la conférence des clients de Riskonnect, et en entendant parler des façons créatives dont les autres utilisaient la plateforme, l’équipe de gestion des risques s’est mise à réfléchir. « Lorsque nous avons entendu parler de toutes les autres utilisations, nous avons su que nous pouvions faire plus. Et en tant qu’université, ajoute-t-il, nous voulons toujours en avoir le plus possible pour notre argent. Il y a environ 24 mois, l’équipe de gestion des risques de Purdue a proposé à Riskonnect d’utiliser le logiciel pour suivre les étudiants et le personnel de l’université qui voyagent à l’étranger. L’équipe de Riskonnect s’est rapidement attelée à la tâche pour faire de cette vision une réalité.

Une idée lumineuse

L’équipe a adapté l’application de gestion des incidents de la plateforme pour recueillir des informations sur les voyageurs et gérer la communication. Le corps enseignant et le personnel saisissent les détails du voyage dans la plateforme de voyage de l’université, qui est téléchargée quotidiennement et de manière transparente dans Riskonnect. Les étudiants soumettent leurs informations – nom, destination, dates de voyage, couverture d’assurance, etc. Les champs obligatoires sont signalés comme tels et le formulaire ne peut pas être soumis tant que les informations n’ont pas été saisies. Un courriel de confirmation automatisé est immédiatement généré. Environ deux semaines avant le départ, un deuxième courriel automatisé est envoyé au voyageur, contenant des cartes d’identité, des guides de terrain, des ressources du Département d’État, etc. Si l’étudiant soumet le formulaire de voyage peu de temps avant le départ, la confirmation et les ressources sont envoyées en même temps. « Le système est suffisamment intelligent pour comprendre le timing », souligne M. Van Hoosier.

Le test

L’automatisation mise en place avec Riskonnect a pratiquement éliminé la nécessité de rechercher manuellement les informations manquantes auprès des étudiants. De plus, une logique de programmation intelligente a permis de résoudre le problème de la perte ou de l’effacement de l’e-mail de ressource. Mais le système a été testé d’une autre manière le 7 octobre, lors de l’attaque d’Israël.

« Nous avons pu effectuer une recherche et identifier rapidement une vingtaine de personnes qui se trouvaient en Israël », explique M. Van Hoosier. Purdue a immédiatement contacté ces personnes pour savoir si elles étaient en danger, si elles se trouvaient en lieu sûr ou si elles avaient besoin de l’aide de son coordinateur de voyage pour quitter la région. Heureusement, tout le monde était sain et sauf et avait quitté ou était en train de quitter la région.

Le système a également identifié plusieurs étudiants et membres de la faculté qui avaient des projets imminents de voyage en Israël. Purdue a contacté ce groupe pour lui communiquer l’avertissement du département d’État et les instructions pour l’annulation des voyages en cours. Toute personne ayant choisi de poursuivre son projet initial a dû obtenir une autorisation spéciale, qui est également enregistrée dans Riskonnect. M. Van Hoosier indique également que le succès remporté par l’utilisation de Riskonnect pour le suivi des voyageurs internationaux a suscité une réflexion plus créative. Purdue utilise désormais Riskonnect pour permettre aux étudiants et aux professeurs de demander une couverture et des cartes d’identité pour l’assurance accident et l’assurance responsabilité civile pour les voyages d’études. L’université a également éliminé les formulaires papier dans le centre de santé des étudiants grâce à Riskonnect. Le fait de pouvoir fournir plus rapidement aux étudiants et au personnel des informations importantes et de l’aide, où qu’ils se trouvent dans le monde, apporte aux voyageurs de Purdue et à leurs familles une mesure de sécurité et de confiance qui n’était tout simplement pas possible auparavant. Depuis la situation en Israël, Purdue a utilisé Riskonnect pour identifier les étudiants et les professeurs se trouvant dans des régions de France en proie à des troubles. Van Hoosier déclare : « C’est tellement facile à faire avec Riskonnect ».

Pour en savoir plus sur les SIGR, consultez le système d’information sur la gestion des risques de Riskonnect.