Pour ceux qui travaillent dans le domaine de la gestion des risques, des données de qualité sont l’équivalent de la poussière d’or. Vous pouvez avoir une équipe fantastique, de bons flux de travail et des intuitions perspicaces, mais la richesse des données est l’élément qui vous propulsera vers l’avant. Tout système de gestion intégrée des risques doit être conçu pour recueillir des données de qualité. Plus vos données sont complètes et précises, plus l’analyse que vous pouvez entreprendre est approfondie et plus vous pouvez faire preuve de créativité en allant sur le marché. Pour ce faire, nous examinons trois éléments qui auront un impact important sur la collecte de vos données.
Commencez tôt
Nous savons que l’ensemble du processus de renouvellement de l’assurance peut être long, compte tenu de la quantité de contacts et de données qu’il implique, et que le plus tôt sera le mieux. Lors des premières étapes, il est important de s’assurer que vous avez un objectif final très clair – et que tous les services concernés savent ce qu’il en est et comment ils peuvent vous aider à l’atteindre. Une fois que vous avez établi cet objectif, il est important de s’en assurer :
- Vos branches d’activité commerciale sont-elles restées les mêmes ou y a-t-il eu un changement ?
- En cas de changement, tous les actifs sont-ils correctement comptabilisés ?
- De quelles informations les assureurs auront-ils besoin ?
La connaissance de ces éléments vous aidera à minimiser les lacunes potentielles dans les données et à clarifier ce que les assureurs attendront de vous. En commençant tôt, vous aurez plus de temps pour analyser les données, découvrir de nouvelles opportunités, identifier les anomalies ou les points négatifs qui apparaissent dans les données et anticiper les problèmes que les assureurs pourraient rencontrer.
Soyez clair dans votre communication
Afin de rassembler cette quantité disparate de données pour présenter ces arguments, vous devez être en mesure de communiquer ce que vous essayez d’obtenir et ce que vous attendez des services impliqués dans le processus. Des directives claires, transparentes et constantes sont impératives à tous les stades du processus de renouvellement de l’assurance, mais plus particulièrement à l’étape du questionnaire, au cours de laquelle vous recueillerez une quantité importante de données. Il existe plusieurs moyens de s’assurer que vous communiquez clairement. Pour savoir si vous communiquez correctement, vous devez poser des questions :
- Tous les services savent-ils clairement ce que j’attends d’eux et quand j’en ai besoin ?
- Tous les services sont-ils conscients des conséquences qu’entraîne le fait de ne pas remplir le questionnaire de renouvellement dans les délais ?
- Puis-je voir où en sont les différents services dans le questionnaire, afin de les aiguillonner si nécessaire ?
- Ai-je inscrit dans mon agenda des rappels à adresser à ceux qui sont à la traîne ?
- Existe-t-il des mesures incitatives pour les départements ayant des primes élevées et des mesures punitives pour ceux qui sont à la traîne ? (Si ce n’est pas le cas, faut-il le faire ?)
Compte tenu de la complexité et de la lourdeur du questionnaire de renouvellement, vous devez vous assurer qu’il est bien rempli :
- Clair
- Facile à suivre
- Accessible dans la langue/devise concernée
- est rédigée en anglais simple (si l’anglais est la langue) et adaptée au niveau de compréhension du répondant
Si vous êtes clair et transparent dans vos attentes et que vous rendez le processus aussi simple que possible pour vos collègues, vos données seront plus riches. Plus les données sont bonnes, meilleure est l’image que vous pouvez vous faire de l’entreprise ; des données de qualité font la différence entre un instantané de l’entreprise et une vidéo haute définition.
Mettez votre système en ligne
Cependant, la meilleure façon de recueillir des données efficaces sur les renouvellements est de s’assurer que votre système est en ligne. Un système en ligne, tel qu’un système d’information sur la gestion des risques (SIGR), peut transformer la façon dont vous recueillez et interprétez vos données. Un SIGR en ligne vous permettra
- Vous permettre d’accéder aux données des années précédentes
- Conservez vos données en un seul endroit
- Vous aider à trouver rapidement les données dont vous avez besoin
- Peut fournir des analyses à chaque étape du processus.
Ce dernier point est particulièrement important car un logiciel RMIS ne permet pas seulement de collecter des données, il vous donne les moyens d’analyser les données dans le contexte de l’histoire de votre organisation, ce qui vous aidera à identifier les tendances qui peuvent permettre à votre entreprise d’économiser une somme d’argent importante. Vous voulez d’autres conseils sur la manière de rationaliser le processus de renouvellement de l’assurance ?
