La sélection d’un nouveau fournisseur de système d’information sur la gestion des risques (SIGR) peut être une décision difficile à prendre, et la conclusion d’un accord contractuel peut être un processus ardu. Souvent, les clients décident de changer de système avec les meilleures intentions du monde, par exemple pour améliorer les processus ou combler les lacunes fonctionnelles de leur système actuel. Cependant, ce changement peut être une perspective effrayante pour les utilisateurs. Vous trouverez ci-dessous trois conseils rapides émanant directement de l’équipe de projet de mise en œuvre de Riskonnect, qui vous aideront à rendre le processus aussi fluide que possible pour toutes les personnes impliquées.
- Incluez toutes les parties prenantes dès le début.
Il est important de planifier le changement de système, ainsi que de préparer le personnel à gérer le changement. Il est essentiel d’inclure les membres clés du personnel qui utiliseront le système dans le processus de mise en œuvre afin d’aider le personnel à s’adapter au changement et de s’assurer que les utilisateurs les plus touchés par le changement ont leur mot à dire dans la conception finale du produit. Cela peut souvent faire la différence entre une adaptation rapide et une adoption positive du nouveau produit et une résistance extrême au changement. - N’ayez pas peur du changement.
Vous devez être prêt à modifier les flux de travail et les processus existants qui ne sont pas efficaces ou qui ne fonctionnent tout simplement pas pour votre organisation. Les clients choisissent généralement un nouveau fournisseur parce qu’ils veulent changer ; cependant, ils ont tendance à recréer les flux de travail, les écrans, etc. utilisés dans l’ancien produit. L’une des responsabilités des membres de votre équipe de projet de mise en œuvre est de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre flux de travail actuel, puis de formuler des recommandations sur des moyens plus efficaces de les traiter dans votre nouveau système. - Testez, testez, testez et testez encore !
Les tests effectués tout au long du projet sont essentiels à la réussite du déploiement. Faire partie de l’équipe chargée du projet de mise en œuvre est probablement un deuxième travail pour vous et peut parfois vous sembler un fardeau. Toutefois, les projets les plus réussis sont ceux des clients qui s’engagent activement dans le projet et qui consacrent du temps à tester chacun des produits livrables. Impliquez les utilisateurs finaux dans les tests. S’ils ne sont pas satisfaits, vous en entendrez parlerI Il est beaucoup plus facile d’apporter des modifications avant la mise en service.
Ces conseils peuvent sembler simples, mais si vous les prenez en considération avant de vous lancer dans la mise en œuvre d’une solution SIGR, vous serez mieux préparé à ce projet complexe. Plus vous planifiez à l’avance et réfléchissez à toutes les parties prenantes, aux étapes, au temps, aux efforts et aux exigences d’une mise en œuvre, plus le processus sera facile pour tout le monde et plus il est probable que vos utilisateurs finaux s’adapteront au nouveau système.
