Lorsqu’il s’agit de logiciels de suivi des réclamations, de nombreux fournisseurs les présentent comme les meilleurs. Mais comment faire le tri parmi ces affirmations pour trouver le bon fournisseur pour votre organisation ? Quelles questions devez-vous poser ? Quelles sont les fonctionnalités à privilégier ? Comment pouvez-vous lire entre les lignes pour identifier le fournisseur qui vous traitera comme un partenaire à long terme et non comme une transaction ponctuelle ? Commencez votre évaluation d’un logiciel de suivi des sinistres en analysant les politiques, les procédures, les problèmes et les points faibles de votre entreprise. Ensuite, posez-vous les cinq questions suivantes pour faire le tour des options qui s’offrent à vous.
Est-il facile à utiliser ?
Les logiciels de suivi des sinistres doivent faciliter le règlement des sinistres, et non le compliquer. De la première déclaration au règlement, le processus de gestion des sinistres regorge de pièges et d’embûches susceptibles d’allonger le processus d’évaluation des sinistres et d’augmenter les pertes et les dépenses liées aux sinistres. Ne laissez pas votre logiciel de suivi des sinistres ajouter à ces retards avec des interfaces confuses ou compliquées ou des flux de travail cloisonnés. Vérifiez si la solution semble intuitive et facile à apprendre et à utiliser. Est-il facile d’examiner les demandes, de saisir des notes et d’approuver les paiements ? La mise en œuvre de la solution nécessitera-t-elle beaucoup de formation ? La solution s’adaptera-t-elle à votre façon de travailler ? Devrez-vous modifier votre façon d’ajuster les demandes d’indemnisation pour prendre en charge le logiciel – ou le logiciel nécessitera-t-il un réoutillage coûteux pour s’adapter à votre processus d’ajustement ?
Est-ce pratique pour les parties prenantes ?
Nous avons tous vu le cimetière des logiciels qui n’ont pas fonctionné. S’il n’est pas pratique à utiliser – si l’automatisation qu’il offre ne facilite pas l’accomplissement des tâches – des solutions de contournement apparaissent rapidement. Lorsque vous évaluez les options de votre logiciel de gestion des sinistres, demandez-vous si le logiciel permet aux sinistrés de déclarer facilement leurs sinistres. Existe-t-il des formulaires standardisés qui facilitent et uniformisent la déclaration des sinistres ? Comment la solution garantit-elle l’exactitude et l’exhaustivité des données relatives aux sinistres ? Il est également important de savoir si le logiciel de suivi des sinistres est évolutif et peut s’adapter à votre entreprise, à votre secteur d’activité et à votre environnement réglementaire. Est-il hautement configurable ? Les utilisateurs peuvent-ils procéder eux-mêmes à des ajustements simples sans faire appel à l’aide à la programmation du service informatique ou du fournisseur ?
Quel est le degré d’automatisation ?
Votre logiciel de suivi des sinistres doit automatiser autant que possible votre processus de gestion des sinistres. L’automatisation des tâches de routine telles que les affectations et le suivi permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de permettre aux experts de connaître instantanément l’état d’avancement d’un sinistre. Le logiciel programmera-t-il automatiquement les paiements ? Libérera-t-il du temps à vos experts pour qu’ils puissent se concentrer sur les sinistres complexes qui requièrent une approche humaine ? Comment fonctionnent les rapports et les analyses ? La solution fournira-t-elle des résultats d’analyse des tendances et des informations afin que vous puissiez résoudre les problèmes dès les premiers stades ?
S’intègre-t-il à d’autres systèmes essentiels ?
Les demandes d’indemnisation ne sont pas traitées dans le vide. Avant de vous engager dans une solution, déterminez quelles sont les données essentielles et comment elles circulent à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise. Le logiciel de suivi des sinistres doit s’intégrer automatiquement à d’autres systèmes clés de votre entreprise, tels que les ressources humaines, les finances et la comptabilité, ainsi qu’à des tiers externes tels que les transporteurs. Vous devez également vous interroger sur la qualité des données et sur le degré de nettoyage nécessaire pour intégrer les données essentielles dans le système. Les données d’assurance peuvent être désordonnées. Les interfaces standard peuvent être un facteur essentiel de réduction des coûts et des délais de mise en œuvre. Comprenez la bibliothèque complète d’interfaces de données standard fournies par un fournisseur et la manière dont il prévoit de maintenir ces normes.
Le logiciel de suivi des réclamations est-il sécurisé ?
À notre époque, la sécurité des données est primordiale. Les amendes et, plus important encore, les risques pour la réputation liés aux violations de données ou à d’autres cyberincidents peuvent être rédhibitoires pour votre entreprise. Examinez attentivement la documentation de sécurité de votre fournisseur avec votre service informatique interne pour comprendre les mesures prises et savoir qui aura accès à vos données. Concentrez-vous sur les certifications de sécurité de chaque fournisseur et comprenez ce que chaque protection apporte. N’acceptez pas le strict minimum dans ce domaine, même s’il correspond aux seuils de votre propre entreprise. Les certifications et la sécurité générale des données évoluent constamment, il est donc essentiel de comprendre l’engagement du fournisseur à protéger vos données aujourd’hui et à l’avenir. Le règlement des sinistres est un outil important qui vous permet de tenir les promesses faites par votre organisation aux demandeurs et aux autres parties prenantes. Le fournisseur que vous avez choisi doit comprendre votre activité, vos difficultés et vos objectifs. Et surtout, il doit avoir une longue expérience des risques, des sinistres et de la technologie de l’assurance. Choisissez un fournisseur qui vous accompagnera tout au long de la mise en œuvre et au-delà. Il doit être là pour répondre à vos questions concernant les fonctionnalités, la conformité, l’assistance et la formation. Demandez-lui s’il se chargera lui-même de la mise en œuvre ou si celle-ci sera confiée à un tiers que vous ne connaissez pas. Un logiciel de suivi des sinistres représente un engagement et un investissement importants pour votre organisation. Assurez-vous de choisir un fournisseur qui s’engage à construire un partenariat avec vous sur le long terme.
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