Le romancier américain Thomas Berger a dit un jour que « l’art et la science de poser des questions sont la source de toute connaissance ». La quête de réponses, la recherche au-delà de la surface et la remise en question des hypothèses actuellement acceptées permettent d’acquérir une meilleure compréhension et une plus grande sagesse dans tous les aspects de la vie… même dans l’élaboration des plans de continuité des activités (PCA).
Pour élaborer un plan solide et pleinement exploitable, vous devez poser des questions et examiner ce qui manque ou ce qui doit être affiné. Pour aider votre organisation à élaborer le programme le plus performant, nous avons rassemblé cinq questions importantes pour polliniser vos plans.
7 questions à poser pour élaborer des plans de continuité des activités solides
1. Quelles sont les fonctions critiques de votre entreprise ?
Vous ne pouvez pas commencer à élaborer votre plan sans comprendre quels sont les processus et les opérations qui ont le plus d’impact sur votre capacité à mener vos activités et à maintenir vos services sans subir de dommages ou de pertes.
2. Quels sont vos principaux produits et services ?
Quels sont les produits ou services qui entraîneraient une perte importante de revenus ou de clients s’ils n’étaient pas livrables pendant un certain temps ? Connaître ces informations vous permet de mieux cibler vos efforts.
3. Quels sont les risques auxquels votre organisation est le plus susceptible d’être confrontée en fonction de sa situation géographique ?
Votre bureau à domicile se trouve-t-il dans une vallée sujette aux inondations ? Votre fournisseur tiers habite-t-il dans un pays nordique enneigé ? Plusieurs de vos sites satellites se trouvent-ils dans des régions où la chaleur extrême provoque des coupures de courant ? Tenez compte de vos conditions météorologiques particulières et des autres influences géographiques sur vos installations.
Cela ne veut pas dire que les entreprises de l’État de Washington, par exemple, ne doivent pas se préparer à une tornade parce qu’elle est « improbable ». Mais lorsque votre entreprise ou votre chaîne d’approvisionnement se trouve dans une région sujette à des phénomènes météorologiques perturbateurs, la préparation est essentielle. Les employés sont-ils prêts à faire face à des pannes d’Internet dues à des coupures d’électricité ? Que ferez-vous si 90 % de votre personnel ne peut se rendre sur place en raison de fortes chutes de neige ? Que faire si un tremblement de terre rend vos bureaux inhabitables ?
Réfléchissez et préparez-vous.
4. Disposez-vous d’un système de sauvegarde pour les fonctions essentielles et les tâches d’intervention en cas d’incident ?
Dans un monde parfait, les employés ne tomberaient jamais malades et ne partiraient jamais en vacances. Que se passe-t-il si votre bureau est touché par le dernier virus de l’estomac et que l’ensemble de votre service comptable est malade ? Disposez-vous d’un autre employé capable d’établir les fiches de paie à temps ? Ou encore, si la direction de l’entreprise – qui comprend les principaux intervenants en cas d’incident – est en visite à une conférence lorsqu’une crise survient ? Disposez-vous d’autres collaborateurs capables d’intervenir et de gérer la situation de manière appropriée ?
5. Pouvez-vous éviter les interruptions de service en cas de fermeture de sites clés ?
Des situations de toute gravité peuvent entraîner la fermeture d’un site, qu’il s’agisse d’un événement aussi dévastateur et destructeur qu’une tornade ou d’un événement aussi bénin qu’un jour férié. Aurez-vous suffisamment de produits en stock si votre site de production est fermé ? Disposez-vous d’un site de travail alternatif si votre bureau est inondé ? Disposez-vous d’un plan de communication d’urgence pour joindre vos employés ?
6. Disposez-vous de sauvegardes de toutes les données importantes ?
Si vous possédez des sauvegardes, quand ont-elles été mises à jour ? De nombreuses entreprises ne conservent pas de sauvegardes à jour de leurs données vitales. Une sauvegarde effectuée il y a un an peut être obsolète ou, à tout le moins, ne pas contenir d’informations essentielles. Par ailleurs, ces sauvegardes sont-elles conservées sur un serveur ou des emplacements distincts des originaux ? Le stockage des données de sauvegarde au même endroit que l’original va à l’encontre du but recherché.
7. Pouvez-vous être certain que votre plan ne présente aucune faille ?
Tous les employés connaissent-ils leur rôle ? Tous les membres du personnel connaissent-ils le plan et, au moins superficiellement, ses processus et procédures ? Dans quel délai pouvez-vous réellement réagir et récupérer par rapport à ce que vous avez proposé sur papier ? Que se passe-t-il si l’un des processus prévus échoue ? Il faut répondre à ce type de questions pour garantir le succès. Et ces réponses peuvent être trouvées en testant votre plan.
Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive, mais elle devrait vous permettre de commencer à réfléchir à ce qui est important. Ne vous contentez pas de plans types, réfléchissez à la spécificité de votre organisation, aux menaces les plus susceptibles d’apparaître et à ce que vous devez faire pour vous rétablir rapidement et éviter les perturbations.
