FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES EM MATÉRIA DE CONTINUIDADE DAS ACTIVIDADES

Quase todas as normas e regulamentos de continuidade do negócio exigem funções e responsabilidades claramente articuladas. Inclui a ISO 22301, as Directrizes de Boas Práticas do Business Continuity Institute, o Disaster Recovery Institute, os requisitos do FFIEC sobre continuidade empresarial e a NFPA 1600.

Por exemplo, os requisitos da ISO 22301 dizem o seguinte sobre a continuidade do negócio e as funções e responsabilidades do programa de recuperação de desastres de TI:

  • “Para atingir os seus objectivos de continuidade do negócio, a organização deve determinar quem será responsável, o que será feito, que recursos serão necessários, quando será concluído e como os resultados serão avaliados” (Cláusula 6.2)
  • “A organização deve determinar a competência necessária da(s) pessoa(s) que realiza(m) o trabalho sob o seu controlo e que afecta o seu desempenho; assegurar que essas pessoas são competentes com base na educação, formação e experiência adequadas; quando aplicável, tomar medidas para adquirir a competência necessária e avaliar a eficácia das medidas tomadas; e manter informação documentada adequada como prova de competência.” (Cláusula 7.2)

BENEFÍCIOS DA DEFINIÇÃO DAS FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DO PROGRAMA DE CONTINUIDADE DO NEGÓCIO

Para além do alinhamento com a ISO 22301 e outras normas de continuidade do negócio aprovadas pela indústria, existem quatro vantagens principais na definição de funções e responsabilidades, incluindo

  1. Assegura que as pessoas certas desempenham as funções certas para maximizar o desempenho da continuidade do negócio;

  2. Ajudar os líderes organizacionais a designar os melhores indivíduos para cada função;

  3. Assegurar que todos os participantes no planeamento da continuidade das actividades compreendem o que se espera deles;

  4. Ajudar a identificar claramente quaisquer lacunas nos conhecimentos, competências e aptidões dos indivíduos a quem foram atribuídas funções e responsabilidades no domínio da continuidade das actividades.

Muitas vezes, quando as funções e as responsabilidades não são definidas de forma eficaz, as pessoas erradas (normalmente com as competências, experiências e credenciais erradas) são envolvidas numa tarefa específica – o que normalmente resulta num mau desempenho ou na não concretização das expectativas. Por exemplo, vemos isto quando os gestores de departamento atribuem a um funcionário mais recente ou a um assistente administrativo o desenvolvimento de um plano de resposta e recuperação para o departamento. Muitas vezes, estes indivíduos podem não ter o conhecimento profundo sobre as operações do departamento ou a autoridade para envolver os indivíduos certos para planear eficazmente a resposta e a recuperação. Por outro lado, os programas que tentam que os indivíduos de nível sénior completem um plano de recuperação para uma das suas várias unidades de negócio, normalmente têm dificuldade em captar o nível certo de detalhe. Ambas as questões podem resultar num plano ineficaz ou incompleto.

DETERMINAR AS FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DO PROGRAMA DE CONTINUIDADE DO NEGÓCIO

Embora as funções variem de organização para organização, algumas são comuns entre os programas de continuidade de negócios. As tabelas seguintes destacam algumas das funções comuns para a gestão do programa.

 

QUEM DEVE FAZER PARTE DO MEU COMITÉ DIRECTOR PARA A CONTINUIDADE DAS ACTIVIDADES?

A participação do Comité Diretivo varia frequentemente em função da organização. Os membros típicos do Steering Committee incluem o COO, o CFO, o CIO, o conselho geral e os auditores internos. No entanto, independentemente do título, os participantes no Comité de Direção devem ser capazes de

  • Fornece informações estratégicas para o programa

  • Tem um pulso no negócio – compreende os objectivos estratégicos da organização e consegue ver quando uma mudança no negócio pode afetar o programa

  • Ajuda a validar o âmbito, os produtos/serviços, as principais conclusões e as estratégias da sua área de negócio

  • Assegura que os subordinados e subordinados directos realizam as actividades de continuidade do negócio necessárias

  • Possui fortes capacidades de liderança e de comunicação verbal

  • Vê o valor de ter capacidades de continuidade de negócios para as suas respectivas áreas.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DA EQUIPA DE RESPOSTA

As estruturas das equipas de resposta à continuidade do negócio variam muito, mas as seguintes funções são comuns na maioria das equipas de continuidade do negócio:


REFORÇAR O NÍVEL DE PARTICIPAÇÃO DO TEU PROGRAMA DE CONTINUIDADE DO NEGÓCIO

Um processo simples pode ajudar-te a definir funções e responsabilidades para o teu programa.

DEFINE O PAPEL

Começa por ser claro sobre o que precisas de cada função no programa. Faz uma lista de todas as funções no programa e, em seguida, para cada função, começa uma lista com os requisitos específicos da função. Esta lista deve conter tudo, desde o tempo dedicado ao conhecimento do negócio até às responsabilidades pela atualização dos planos. Mas mantém-te concentrado nas coisas mais importantes. Consideramos que a maioria das funções pode ser descrita em cinco a dez requisitos.

Uma vez que o papel esteja claramente definido, então é uma questão de encontrar a pessoa certa para o preencher.

FAZ UM BRAINSTORMING DE CANDIDATOS

Na Castellan, falamos de “GWC” quando chega a altura de clarificar funções e responsabilidades (aprendemos este acrónimo de três letras no livro Traction de Gino Wickman, que descreve um modelo de funcionamento empresarial chamado Entrepreneurial Operating System). A pessoa designada para cada função deve ser capaz de responder positivamente às seguintes perguntas:

  1. Compreendem-no (compreendem o papel e as responsabilidades)?

  2. Querem-no (estão motivados para assumir a responsabilidade)?

  3. Tens a capacidade de o fazer (capacidade e tempo para desempenhar as responsabilidades)?

Uma vez que os candidatos estejam claramente definidos, é uma questão de decidir qual é o candidato mais adequado.

SELECCIONA O MELHOR AJUSTE

  • Apanha-o:

Esta é uma pergunta de intuição – a pessoa compreende o que é a função e como tudo se conjuga para ajudar a organização? Percebem porque é que é importante? Para algumas pessoas, simplesmente não se sente bem.

  • Queres

Será que a pessoa quer mesmo fazer o trabalho? Ou estão apenas a fazer o que lhes compete porque lhes foi “atribuído”. Muitas vezes sentimos a necessidade de “motivar” ou “energizar” as pessoas nas suas funções – e esse é um dos sinais de aviso de que a pessoa não quer participar ou fazer o trabalho. Nesses casos, deves parar de bater com a cabeça na parede e encontrar alguém que realmente o queira.

  • Capacidade

A capacidade engloba as competências, os recursos e o tempo necessários para desempenhar bem a função. Utiliza a definição de função criada acima para te perguntares se uma pessoa tem capacidade mental para a função, as competências e o tempo disponível para a desempenhar. Apesar de ser obrigatório obter e querer, as pessoas que não têm a capacidade necessária para a função devem ser consideradas se acreditares que podem desenvolver essa capacidade através de orientação ou formação nos próximos seis meses.

  • Quando o GWC está em falta

Se te foram atribuídas pessoas que, na tua opinião, não têm GWC para a função, esta secção é para ti! Em primeiro lugar – tens de acreditar que não tens de tolerar os problemas de GWC no teu programa. Enquanto não acreditares nisso, nada mudará. Mesmo que demore um ano ou mais a ser resolvido – por favor, sabe que podes ter um programa cheio de pessoas que percebem, querem e têm a capacidade de fazer o trabalho! Quando isso acontece, TUDO se torna mais fácil.

Então, como é que um gestor de programas deve abordar os problemas “GWC”? O primeiro passo é sempre falar com a pessoa a sós. Durante a conversa, podes perguntar-lhes se “percebem, querem e têm capacidade” para o seu papel. 90% das vezes, eles sabem que isso é um problema e vão contar-te tudo! Em 10% das vezes, terás de os ajudar a perceber as tuas preocupações. Em qualquer dos casos, o primeiro passo é falar com a pessoa e perceber que o GWC é um problema. O segundo passo é perguntar-lhes o que devemos fazer em relação a isso. Muitas vezes, eles podem encontrar ou sugerir alguém que se adapte melhor ao GWC e podes avançar rapidamente com o programa. Por vezes, porém, não consegues encontrar o GWC certo para ti. Nestes casos, deves adicioná-lo a uma lista de questões como um problema a longo prazo a ser monitorizado e resolvido. Em alguns casos, especialmente para pessoas com capacidades limitadas, podes criar soluções alternativas que permitam que o programa atinja os seus objectivos. No entanto, se não for possível encontrar soluções, apresenta a questão ao comité de direção para obter a sua ajuda na resolução do problema. Utilizando funções claras e a ferramenta GWC, ao longo do tempo, podes ter uma equipa composta pelas pessoas certas para ajudar a atingir o nível certo de resiliência. Considerações adicionais para determinar a participação da equipa de continuidade do negócio podem ser encontradas no quadro abaixo.

UM BREVE RESUMO

Documentar e comunicar eficazmente as funções e responsabilidades tem duas vantagens fundamentais para uma organização:

  1. A organização terá “as pessoas certas nos lugares certos“. Isto ajudará a garantir que o programa continua a crescer e a desenvolver-se através de indivíduos competentes que estão empenhados em fazer avançar o programa.

  2. As pessoas que desempenham cada função devem compreender claramente as responsabilidades e expectativas que lhes são atribuídas. Isso ajudará a garantir que as ações do programa sejam concluídas, o programa seja mantido e, holisticamente, os indivíduos estejam procurando reduzir as lacunas e melhorar a resiliência organizacional.

Castellan tem ajudado a desenvolver programas de continuidade de negócios e recuperação de desastres de TI para organizações de todos os tamanhos em quase todos os setores. Ao longo dos 15 anos em que Castellan tem vindo a desenvolver programas de classe mundial, um dos seis elementos fundamentais que identificámos como um fator chave para o sucesso do programa é a Participação.

PRÓXIMAS ETAPAS

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