Les prestataires de soins de santé jouent un rôle crucial dans la société en fournissant des soins aux personnes dans le besoin. La plupart des prestataires de santé sont financés soit par les contribuables, soit par les primes d’assurance, et ils travaillent avec divers fournisseurs et prestataires de services pour gérer leurs opérations complexes. En raison de leur vaste pouvoir d’achat et de leurs relations avec d’importants contrats gouvernementaux et chaînes d’approvisionnement, ces types d’organisations sont souvent exposés à la corruption, au blanchiment d’argent, aux conflits d’intérêts, et ils ont l’obligation d’éviter les relations avec les pays et fournisseurs sanctionnés, faisant de la conformité une priorité absolue.
Dans cet article, nous explorons certains des défis fondamentaux auxquels sont confrontées les équipes de conformité dans le secteur de la santé. Nous expliquons comment la dernière technologie GRC peut aider les équipes à mettre en œuvre des mesures anti-blanchiment, éviter les conflits d’intérêts, gérer les contrôles de sanctions, prévenir la corruption et mettre en place une procédure efficace de divulgation.
Quelles sont les principales préoccupations en matière de conformité dans les organisations de santé et pourquoi ?
Les prestataires de soins de santé reçoivent un financement substantiel des contribuables ou des primes d’assurance, les rendant responsables de l’utilisation responsable des ressources publiques. La nature de leurs opérations et leur mode de financement et de gestion impliquent qu’ils traitent des contrats gouvernementaux de grande valeur. L’obtention d’un important contrat de santé peut être très lucrative pour les fournisseurs potentiels qui utilisent souvent des méthodes déloyales pour obtenir ces contrats, entraînant corruption, blanchiment d’argent et violations de sanctions. Par conséquent, la gestion des cadeaux et invitations, des divulgations, des conflits d’intérêts et la réalisation de contrôles de sanctions sont des composantes essentielles pour maintenir l’intégrité et la transparence dans le secteur de la santé.
Examinons chaque domaine en détail et expliquons comment la dernière technologie GRC peut automatiser ces processus complexes.
Cadeaux et invitations
L’un des principaux facteurs de corruption implique l’offre et la réception de cadeaux et invitations d’entreprise. Par conséquent, les équipes de conformité doivent s’assurer que tous les cadeaux, expériences et divertissements reçus ou offerts par les employés sont conformes aux protocoles. Elles doivent s’assurer que les approbations appropriées ont lieu et conserver un registre complet de tout à des fins d’audit.
Traditionnellement, les organisations commencent par utiliser des tableurs pour enregistrer ce type d’activité et toutes les approbations requises sont effectuées de manière ponctuelle par e-mail. Bien que cela puisse être efficace dans les petites organisations, lorsque vous passez à des organisations de plus grande envergure avec des centaines, voire des milliers d’employés ayant différentes lignes hiérarchiques et chaînes d’approbation et des directives basées sur les rôles et les emplacements, l’activité devient trop complexe pour des processus manuels.
Comment la technologie peut-elle aider ?
La technologie GRC permet aux organisations de mettre en œuvre facilement une procédure de gestion des cadeaux et invitations conforme aux meilleures pratiques pour détecter facilement les activités potentiellement corrompues et les pots-de-vin. Le personnel remplit simplement un formulaire en ligne pour déclarer l’avantage reçu ou le cadeau offert. Les formulaires comportent des champs standard pour capturer tous les détails pertinents, notamment qui a envoyé ou reçu le cadeau, sa valeur, quand il a été reçu et par qui, de nombreux systèmes permettent même de télécharger des photos et des URL associées.
Une fois qu’un cadeau ou un événement d’hospitalité est enregistré dans le système et formellement déclaré par le bénéficiaire, l’automatisation entre en jeu. Les équipes de conformité peuvent fixer une limite de cadeau pour chaque employé en fonction de son pays, de son lieu de travail, de son département ou de son niveau de poste. Les flux de travail automatisent ensuite le processus d’approbation et signalent les cas potentiels de corruption. Des règles peuvent également être définies pour signaler les activités suspectes au niveau d’un département ou d’un site afin d’identifier les problèmes potentiels, permettant aux zones de l’entreprise qui pourraient être sensibles à la corruption de recevoir une formation supplémentaire. Les dirigeants peuvent consulter des tableaux de bord et analyser en détail les différents sites, départements et individus qui violent les politiques, et les équipes de conformité peuvent définir et modifier les seuils lorsque les politiques sont révisées.
Conflits d’intérêts
Les conflits d’intérêts dans le secteur de la santé peuvent éroder la confiance du public et compromettre les soins aux patients. Une gestion vigilante garantit que les professionnels de santé prennent des décisions basées sur la nécessité médicale et le bien-être du patient plutôt que sur des intérêts personnels ou financiers.
Les prestataires de soins de santé doivent établir une politique claire en matière de conflits d’intérêts, former le personnel sur l’importance des divulgations et mettre en œuvre un processus formel permettant aux individus de déclarer tout conflit d’intérêts potentiel. Cela peut inclure des intérêts financiers, des relations avec des entreprises pharmaceutiques et des fournisseurs et toute autre affiliation qui pourrait influencer la prise de décision.
Tous les conflits d’intérêts potentiels doivent être examinés pour évaluer leur impact. Lorsque des conflits sont identifiés, les prestataires de soins de santé doivent développer et mettre en œuvre des actions d’atténuation appropriées comme la révocation de l’autorité décisionnelle, l’ajustement des rôles et responsabilités, ou même le licenciement.
Les organisations doivent maintenir une documentation détaillée des actions prises pour gérer les conflits d’intérêts, cette documentation est essentielle pour démontrer la conformité aux politiques et aux exigences réglementaires et fournit un historique pour référence future.
Comment la technologie peut-elle aider ?
La technologie GRC peut fournir une méthode structurée permettant aux organisations de capturer et de rapporter les conflits d’intérêts. Chaque membre du personnel peut créer un profil, fournissant des informations personnelles et professionnelles pertinentes, y compris les intérêts financiers, les relations et les affiliations, ces données sont conservées dans les dossiers. Les utilisateurs doivent fournir des informations complètes sur tous les facteurs qui pourraient influencer la prise de décision ainsi que toutes les attestations pertinentes aux politiques de l’entreprise.
Le personnel peut enregistrer les conflits d’intérêts potentiels via des formulaires en ligne qui peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de l’organisation. Les flux de travail automatisés transmettent la question au personnel concerné. Un processus étape par étape se met alors en place jusqu’à ce que le conflit soit résolu, toutes les actions étant capturées dans la plateforme pour une transparence totale. L’organisation peut générer divers rapports sur le respect des politiques, les types de conflits, les tendances des risques et l’efficacité des stratégies d’atténuation. Cette approche aide les organisations à maintenir des normes éthiques, assurer la transparence, se conformer aux réglementations et maintenir la confiance des parties prenantes.
Contrôles des sanctions
Les prestataires de soins de santé s’appuient sur un vaste réseau de fournisseurs pour fournir des équipements vitaux, des fournitures médicales et du personnel pour gérer les hôpitaux, les chirurgies et les établissements de soins. En raison de leur mode de financement, ils ont la responsabilité de s’assurer que les contrats qu’ils concluent avec les fournisseurs sont rentables, fiables et éthiquement sourcés. Cela signifie qu’ils doivent éviter de traiter avec des entreprises et des pays sanctionnés.
Le contrôle des sanctions implique de vérifier une liste en constante évolution d’entreprises, d’organisations, d’individus et d’agences gouvernementales pour se protéger contre la fraude et les activités illicites. Ces contrôles aident à réduire le vol d’identité, à détecter et prévenir la criminalité financière, et à restreindre le commerce avec les pays et entités qui ont enfreint les lois internationales. Les listes de sanctions gouvernementales peuvent être difficiles à suivre, et le non-respect peut entraîner de lourdes amendes.
Comment la technologie peut-elle aider ?
Le logiciel GRC permet aux organisations de tenir un registre actif des entreprises, pays et juridictions sanctionnés. Cela garantit que les listes de sanctions sont correctement maintenues et documentées et que les changements peuvent être effectués en temps réel.
Lorsqu’un nouveau fournisseur ou employé est intégré, les équipes saisissent les détails critiques concernant le nom, l’alias commercial, le numéro d’enregistrement, le pays, les partenaires commerciaux, les données de la chaîne d’approvisionnement et l’origine des marchandises. Une fois ces données collectées, le système vérifie automatiquement les données par rapport à la liste des sanctions en direct et signale les problèmes potentiels. Les flux de travail automatisés transmettent les violations potentielles de sanctions à la partie prenante concernée afin qu’elle puisse prendre une décision formelle concernant la possibilité de poursuivre l’accord ou le contrat.
Les sanctions économiques peuvent varier, un organe directeur levant les sanctions tandis qu’un autre continue de les imposer. Les acteurs du secteur de la santé sont tenus de maintenir des contrôles et réglementations spécifiques en matière de contrôle des sanctions et d’effectuer de manière proactive des évaluations des risques pour s’assurer que les sanctions ne sont pas violées et que toutes les relations avec les organisations sanctionnées sont interdites. Toute violation des sanctions peut entraîner de lourdes amendes. L’utilisation de la technologie pour automatiser le processus et s’assurer que tout est documenté garantit que les transactions avec les organisations et entreprises sanctionnées sont évitées.
Divulgations et lanceurs d’alerte
Le secteur de la santé a le devoir de protéger les patients et le personnel ; il est donc essentiel que les employés et les patients sentent qu’ils peuvent s’exprimer et signaler les domaines de préoccupation ou de mauvais traitement. Qu’il s’agisse de faute professionnelle médicale, de relations non éthiques avec les fournisseurs, de harcèlement sexuel et d’intimidation, ou de traitement injuste et partial, le personnel doit disposer d’un moyen sûr et discret de divulguer ces informations sensibles pour s’assurer que la question peut être transmise et traitée de manière appropriée.
Avoir un moyen formalisé et discret de signaler les problèmes est crucial pour maintenir la qualité des soins, respecter les normes professionnelles, prévenir la fraude et la mauvaise gestion, assurer la conformité réglementaire et préserver l’intégrité organisationnelle. L’établissement de canaux efficaces pour signaler les préoccupations et assurer la protection des lanceurs d’alerte contribue à un système de santé qui privilégie la transparence, la responsabilité et l’amélioration continue.
Comment la technologie peut-elle aider ?
Le logiciel GRC peut fournir un portail discret avec des formulaires en ligne facilitant le signalement de problèmes ou d’alertes par le personnel et les patients. Le personnel remplit simplement un formulaire en ligne pour signaler un domaine potentiel de faute professionnelle ou d’acte répréhensible. Sur la base des données saisies, les flux de travail automatisés transmettent l’incident à la partie prenante concernée. Toutes les preuves sont documentées dans le système et les flux de travail permettent aux équipes de suivre chaque cas jusqu’à sa clôture.
Le logiciel garantit l’anonymat des personnes qui signalent et des portails externes peuvent même être mis en place pour permettre aux patients et à leurs familles de signaler des fautes professionnelles. Au fur et à mesure que les informations sont capturées, les équipes de direction peuvent facilement établir des rapports sur les données et commencer à comprendre la source des problèmes plus larges, leur permettant de changer le personnel, de mettre en œuvre des politiques ou de prendre des mesures disciplinaires si nécessaire. Les preuves issues de la solution peuvent être utilisées dans les tribunaux du travail.
Lutte contre le blanchiment d’argent
Le secteur de la santé peut être vulnérable au blanchiment d’argent en raison de son mode de financement et des transactions financières complexes et importantes nécessaires pour obtenir du personnel et des fournitures et équipements médicaux. La nature complexe de ces transactions importantes peut offrir des opportunités aux blanchisseurs d’argent de dissimuler des fonds illicites dans des flux financiers légitimes.
Les médias rapportent souvent des histoires de fonctionnaires corrompus qui contractent avec leurs propres affiliés pour obtenir d’importants contrats pour les prestataires de soins de santé. Il est important que les transactions et les contrats soient examinés pour détecter les fausses factures et la facturation frauduleuse. Des pratiques adéquates de lutte contre le blanchiment d’argent doivent être mises en place pour prévenir les activités frauduleuses et répondre aux exigences de conformité.
Comment la technologie peut-elle aider ?
Le logiciel GRC peut aider les prestataires de soins de santé à détecter, prévenir et atténuer les risques associés aux activités de blanchiment d’argent. La plupart des plateformes GRC modernes offrent des intégrations API avec d’autres systèmes et sources de données permettant aux organisations de mettre en place des contrôles et des vérifications sur les transactions financières et les données clients pour détecter toute activité frauduleuse.
Le logiciel peut également être utilisé pour effectuer des contrôles de diligence raisonnable des clients en déployant facilement des questionnaires et des enquêtes via des formulaires en ligne, toutes les données capturées par les formulaires alimentant directement la plateforme pour qu’elles puissent être facilement vérifiées et rapportées. Le logiciel peut également être utilisé pour la surveillance et la notation des transactions, et il peut notifier les parties prenantes des transactions inhabituelles, importantes ou en double ou des factures non correspondantes. Les flux de travail automatisés dans la plateforme rationalisent le processus AML et facilitent une gestion complète des cas pour s’assurer que les problèmes sont transmis et résolus, capturant une piste d’audit complète des événements.
Conclusion
Les équipes de conformité au sein des prestataires de soins de santé doivent être proactives dans leur approche des domaines importants comme la lutte contre la corruption, les conflits d’intérêts, le blanchiment d’argent et les violations de sanctions. Il n’y a tout simplement pas assez de temps pour que les organisations gèrent manuellement ces domaines critiques avec tant de parties prenantes impliquées et tant de réglementations, juridictions et lois à respecter.
Le logiciel GRC offre toute une série de capacités pour simplifier et automatiser ces procédures, éliminant les vérifications manuelles et les processus désorganisés. Les tableaux de bord intégrés permettent aux équipes de comprendre leurs actions en attente et en retard pour traiter rapidement les zones problématiques. Le logiciel facilite l’établissement de rapports détaillés permettant aux équipes de direction d’avoir une vue d’ensemble des violations potentielles de sanctions, des conflits d’intérêts, des tentatives de corruption et des activités frauduleuses d’un simple clic.
La mise en œuvre d’une plateforme GRC pour gérer ces domaines aide non seulement les organisations de santé à s’aligner sur les normes éthiques, mais elle protège également l’intégrité des services de santé, maintient la confiance du public et contribue à l’efficacité globale du système de santé.
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