Un article de Mary Long  » Goodbye Spreadsheets, You Had a Good Run  » que j’ai lu récemment aborde un phénomène que je rencontre régulièrement depuis des années en discutant avec des responsables de la gestion des risques et des assurances, qu’ils travaillent pour une entreprise de taille moyenne ou un groupe coté en bourse. Ce phénomène est le suivant : même à notre époque où la digitalisation et l’interconnexion ne cessent de croître (Cloud, Mobilité, Internet des objets), la gestion des risques, des assurances et des sinistres au niveau de l’entreprise se fait encore principalement avec Excel. Indépendamment de l’importance accordée à la gestion des assurances au niveau de l’entreprise, on peut raisonnablement supposer que les sociétés qui dépensent des millions pour l’ERP, les ressources humaines et la gestion des relations avec les clients (CRM) prévoient également un budget pour l’informatique dans le département des assurances. En effet, même si la gestion des risques et des assurances n’est pas typiquement une compétence clé, il s’agit – comme pour tous les composants de la chaîne de valeur – d’optimiser les processus et l’utilisation des ressources. Or, la simplification des processus et la réduction du travail ne peuvent être réalisées que par l’utilisation systématique d’un outil informatique approprié, ce qui n’est absolument pas le cas d’Excel.

Retour vers le futur avec le « Management-by-Excel » (gestion par Excel)

Imaginez : ce que j’appelle  » l’écosystème de la gestion des risques et des assurances  » (c’est-à-dire le département risques et assurances du client, les filiales, les prestataires de services externes tels que les courtiers et les assureurs, etc.) repose en grande partie sur un outil développé vers la fin des années 1970 par Messieurs Bricklin et Frankston. VisiCalc, le nom de l’ancêtre d’Excel, a été il y a près de 40 ans la première « Killer-App » pour PC (avec la mémoire requise d’un fichier image GIF).

Mes observations sont basées sur une étude datant de 2016 dans laquelle 70% des Risk & insurance managers disent opter pour Excel comme outil informatique. Qu’est-ce que cela nous apprend ? Que la majorité des gestionnaires d’assurance et de risque se contentent d’un outil informatique qui a connu son apogée alors que leurs parents étaient probablement encore à l’école !

Il n’y a pas de bonne gestion sans mesure. Ou : comment rendre visible une contribution positive

Rappelons en quoi consiste la tâche principale d’un gestionnaire de risques et d’assurances. Eh bien oui, il s’agit de la mise en œuvre d’une gestion globale des risques qui doit placer les objectifs suivants au premier plan :

  • Optimisez le coût du risque.

La gestion de l’assurance elle-même joue un rôle important dans la gestion des risques, car elle constitue en effet un outil important dans le contrôle et la gestion des risques (par exemple, le transfert des risques par le biais de contrats d’assurance). La création d’une culture du risque efficace au sein de l’entreprise en est la base et, en tant qu' »agents de changement », les gestionnaires de risques doivent y contribuer. Mais en fait, il s’agit – surtout pour les chefs d’entreprise – de comprendre la contribution positive de la gestion des risques et de l’assurance au succès de l’entreprise, en s’appuyant sur des chiffres et des faits concrets. Mais cette transparence et cette tangibilité ne peuvent être obtenues à l’aide d’outils informatiques archaïques.

Nous n’utilisons plus de téléphones à cadran et nous ne regardons plus de films sur des cassettes VHS. Alors pourquoi les gestionnaires de risques et d’assurances font-ils encore confiance à l’outil de gestion de données Excel ?

La gestion des risques et des assurances est trop complexe pour Excel, mais pas pour un SIGR.

Il est indéniable qu’Excel est bien adapté à l’évaluation et à la visualisation des données et qu’il devrait continuer à avoir sa place parmi les outils de tout gestionnaire. Mais dans un monde interconnecté et complexe où les processus sont globaux et où les personnes travaillent dans des lieux et à des moments différents, Excel n’est vraiment pas adapté. À l’ère des solutions de gestion des données basées sur le web, les systèmes de gestion de l’information et des risques (RIMS) sont les meilleurs (et, en fin de compte, les moins chers). Il s’agit d’un entrepôt centralisé pour toutes les données relatives aux risques, aux assurances et aux sinistres (données de base et données financières) dans l’ensemble de l’entreprise, ainsi que pour les documents de toutes sortes. Les données peuvent être introduites directement ou par des masques en ligne, ou être échangées automatiquement via des interfaces avec des systèmes internes (comptabilité, ressources humaines) ou externes (courtiers, assureurs). Ces données et informations sont disponibles en temps réel pour les utilisateurs du RMIS sous la forme de rapports, d’évaluations et de tableaux de bord pertinents. Et ce, partout dans le monde et quel que soit leur accès au système. Bienvenue dans l’ère numérique !

Le SIGR, « point de vérité unique » pour une meilleure gestion des risques et de l’assurance

Les gestionnaires de risques et d’assurances qui prennent leur travail au sérieux et veulent donner le bon exemple dans leur entreprise ne devraient plus considérer Excel comme l’outil privilégié de gestion des données et de reporting. En effet, Excel ne permet pas une gestion cohérente et durable des risques et des assurances dans l’ensemble de l’entreprise. Une qualité essentielle manque à Excel, à savoir la possibilité de représenter un point de vérité unique (SPOT), c’est-à-dire un endroit centralisé où convergent des données provenant de différentes sources internes et externes à l’entreprise : données sur les incidents et les sinistres, données sur les contrats d’assurance, risques et actions, données sur les risques liés aux sites, chiffres clés de l’entreprise et expositions, rapports de visite, audits, documents scannés, etc. De plus, un SIGR permet de transformer toutes ces données en informations pertinentes pour la prise de décision, en appuyant sur un bouton et sans perte de temps ni risque d’erreur en cas de copie manuelle. Donnez l’exemple et optez pour un SIGR, la solution de gestion de données moderne, basée sur le web et orientée vers l’avenir, qui vous aidera à atteindre vos objectifs d’aujourd’hui et de demain. Vous pouvez bien entendu continuer à utiliser Excel pour vos rapports (ce qu’un SIGR vous permet également de faire).