Michelle Middendorf, de Stanley Steemer, évoque le retour sur investissement des logiciels de gestion des risques des fournisseurs.
Lorsque Stanley Steemer a entrepris d’automatiser le processus le plus élémentaire de gestion des certificats d’assurance pour ses 200 franchisés et leurs fournisseurs, nous n’avons jamais pensé que nous serions en mesure de réinventer l’ensemble de notre processus de gestion des fournisseurs. Mais nous l’avons fait, et cela a transformé l’ensemble de l’entreprise.
Maintenir à jour les certificats d’assurance des fournisseurs tiers peut constituer un véritable défi pour les organisations – avec des possibilités d’erreurs, des implications juridiques en cas de procès et des inefficacités qui peuvent empêcher une organisation de développer ses activités.
Cela peut sembler beaucoup pour une tâche apparemment aussi simple que la collecte de documents d’assurance, mais si vous dépendez d’une multitude de fournisseurs tiers et que vous collectez manuellement les informations – en vous appuyant sur des communications ponctuelles, des rappels de calendrier ou, dans le pire des cas, sur une demande de renseignements juridiques pour vérifier le statut d’un certificat – vous savez que la difficulté est réelle.
C’était déjà le cas pour mon organisation. Avec plus de 200 franchisés et leur propre multitude de fournisseurs, nous étions noyés dans le processus de collecte de nouveaux certificats, de renouvellement des certificats en cours et de suivi des certificats expirés – tout cela sur des calendriers distincts avec différentes parties prenantes utilisant diverses méthodes de communication.
Un temps et des ressources considérables ont été consacrés à la mise à jour et à la conservation manuelles de ces dossiers. Malgré nos efforts, le processus était toujours entaché de non-conformité. En fait, nous craignions que seuls 30 à 40 % des certificats de nos franchisés soient conformes, ce qui mettait notre organisation et nos franchisés en danger en cas de recours juridique.
C’est ce risque qui nous a poussés à automatiser le processus de gestion des certificats, une décision qui a permis d’améliorer considérablement les taux de conformité. Environ 96 % des certificats de nos franchisés sont aujourd’hui conformes, et les données recueillies grâce à notre processus électronique nous ont également donné une orientation claire sur la manière d’améliorer les 4 % restants qui ne sont peut-être pas conformes.
Pour ce faire, nous avons dû nous affranchir de notre ancien système interne. Nous avons choisi d’investir dans un système informatique de gestion des risques qui pouvait nous aider à gérer les certificats, mais nous avons rapidement appris qu’il pouvait également gérer l’ensemble de nos accords avec les fournisseurs. Les résultats ont été déterminants : la simplification du processus a été telle que nous avons pu augmenter notre capacité à recruter davantage de fournisseurs.
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Automatiser L’automatisation de la gestion des fournisseurs de bout en bout – y compris la gestion des certificats d’assurance – n’a pas seulement permis de rationaliser les processus de notre entreprise et de faciliter la vie de nos collaborateurs, elle a aussi permis d’améliorer la qualité de nos produits et services.d vendeurs. Elle a permis de générer des revenus et de réduire les coûts, ce qui s’est traduit par un véritable retour sur investissement.
Le partenariat avec Riskonnect nous a permis de.. :
Élargir nos sources de revenus : Nous sommes passés d’une approche essentiellement résidentielle à une approche plus agressive des lignes commerciales – une priorité qui était lourde, mais qui est maintenant rationalisée parce que nous disposons des ressources adéquates pour gérer correctement nos vendeurs. Avec un plus grand nombre de fournisseurs – et la certitude qu’ils sont de la plus haute qualité et qu’ils respectent les règles – nous pouvons proposer davantage d’offres commerciales. En fait, l’une de nos lignes commerciales a vu son chiffre d’affaires passer de 3,5 millions de dollars à 10 millions de dollars.
Maintenir nos effectifs : Malgré l’amélioration considérable de nos processus de gestion des fournisseurs et des certificats, l’augmentation drastique de notre pourcentage de fournisseurs conformes et l’accroissement de notre flux de revenus, nous n’avons pas eu besoin d’augmenter nos effectifs. Au contraire, la technologie du risque nous a permis de continuer à offrir les excellents services que les clients attendent, d’offrir de nouveaux services que les clients commerciaux désirent et d’améliorer la charge de travail de nos associés.
Réduire les services externalisés : Non seulement nous avons maintenu un effectif stable, mais nous avons également pu réduire notre dépendance à l’égard de partenaires externes – comme les courtiers et les administrateurs tiers – pour des services que nous pouvons désormais assurer en interne. Auparavant, notre courtier s’occupait de la gestion des certificats pour nous, ce qui peut être coûteux. Maintenant que nous disposons de notre propre outil, nous avons pu éliminer cette dépense permanente et les économies réalisées sont considérables.
De tels résultats sont importants pour de nombreuses raisons. L’augmentation des recettes et la réduction des coûts sont bonnes pour toute entreprise, mais au-delà de cela, de tels résultats contribuent à étendre le rôle et la pertinence du département de gestion des risques. C’est la clé de la réduction des risques dans l’ensemble de l’entreprise.
Je ne pense pas que nous aurions pu atteindre ces résultats sans la technologie appropriée pour traverser les départements et rassembler tous les domaines de risque de manière efficace et efficiente. L’utilisation d’une technologie de gestion intégrée des risques nous a permis de réduire les coûts et d’obtenir des informations qui n’étaient pas accessibles auparavant.
