Voici la première partie d’une série de blogs en deux parties sur le parrainage exécutif pour la réussite d’un programme de continuité d’activité. Dans la première partie, nous examinerons les avantages du parrainage exécutif et dans la deuxième partie, nous partagerons quelques idées intéressantes sur la façon de choisir le bon parrain pour votre programme.

Ce n’est un secret pour personne que de nombreux programmes de continuité des activités se heurtent à des obstacles qui les empêchent de connaître le succès escompté par leurs responsables.

Il y a de nombreuses raisons à cela, notamment (mais pas exclusivement) :

  • Ne pas comprendre les objectifs de l’organisation et ne pas aligner les objectifs de continuité des activités
  • Manque de ressources financières
  • Manque d’outils et de membres de l’équipe
  • Élaborer des plans trop complexes dès le départ (approche « tout ou rien »)
  • Ne pas comprendre les fonctions, les actifs ou les fournisseurs critiques de votre organisation
  • Ne pas axer les plans d’intervention et de reprise sur les perturbations qui pourraient réellement avoir un impact sur votre organisation.
  • Une mentalité de « faire et oublier » qui ne permet pas d’actualiser les plans ou les processus au fur et à mesure que votre organisation change ou évolue.

Et l’un des problèmes les plus importants (et les plus récurrents) qui conduit souvent à l’échec des programmes de continuité des activités est le manque de soutien de la part de la direction.

Selon notre étude de référence sur la continuité des activités, les organisations bénéficiant d’un degré élevé de soutien de la part de la direction ont près de trois fois plus de chances d’avoir des programmes de continuité des activités réussis.

Ne retournez pas la pyramide

Dans de nombreuses organisations, on cherche à impliquer davantage les équipes et à les rendre plus inclusives dans la gestion du changement. En effet, pour de nombreux changements organisationnels, il est judicieux de renverser la pyramide du leadership. Au lieu de commencer par un mandat au plus haut niveau, les membres de l’équipe – traditionnellement au bas de la pyramide organisationnelle – se mobilisent pour réfléchir, développer et planifier les changements qui affectent directement le travail qu’ils effectuent. Souvent, ces processus sont bien développés avant d’être présentés à la direction.

Souvent, cela fonctionne très bien. Mettre les points sur les i et les barres sur les t est souvent une bonne approche pour obtenir l’adhésion des dirigeants et leur soutien à une nouvelle initiative.

Mais pour assurer la continuité des activités, vous devez adopter une approche un peu plus hybride.

L’adoption d’un mandat uniquement descendant risque d’entraver l’adoption du programme dans l’ensemble de votre organisation. Les employés pourraient hésiter à adopter vos changements s’ils n’en comprennent pas le « comment » et le « pourquoi ».

À l’inverse, si vous le construisez à partir de zéro, vous risquez d’être un peu comme le petit Oliver Twist, où vous devez constamment relancer vos dirigeants en leur demandant : « S’il vous plaît, monsieur (madame), puis-je avoir un peu plus (de ressources, de financement, de soutien) ? »

Commencez par le haut, mais élargissez

Les programmes de continuité des activités les plus réussis bénéficient de l’adhésion et du soutien de l’ensemble de l’organisation. Pour vous aider à vous engager sur cette voie, et avant de construire les fondations de votre programme, recherchez un sponsor exécutif au sein de l’équipe dirigeante de votre organisation.

Ce parrain sera essentiel pour garantir que votre programme dispose de l’équipe, des ressources, du temps et du soutien financier nécessaires à sa réussite.

En associant d’emblée un cadre dirigeant à votre programme, vous serez mieux à même d’atténuer les nombreux problèmes qui se posent lorsque la direction remet en question la validité – et la nécessité – d’un nouveau programme (ou d’un programme amélioré) et de l’aide qui lui est associée.

Un autre avantage d’un sponsor exécutif est la possibilité d’aligner les objectifs de votre programme de continuité d’activité avec vos objectifs organisationnels globaux. Les programmes ainsi alignés ont tendance à connaître plus de succès, non seulement en termes d’efficacité de la réponse et de la reprise, mais aussi pour ce qui est de l’adhésion de l’organisation que nous venons de mentionner.

Un parrain exécutif peut également servir de point de repère pour vous aider à identifier plus précisément les systèmes, les fonctions, les membres de l’équipe, les fournisseurs, les partenaires et les principales parties prenantes les plus importants de votre organisation. Votre parrain peut également jouer un rôle important dans la communication d’informations non seulement à vos équipes de direction, mais aussi au conseil d’administration de votre organisation et à d’autres personnes influentes. Une exposition accrue aux niveaux supérieurs de votre organisation peut faciliter l’obtention des ressources dont vous avez besoin.

Gérer depuis le milieu

Bien entendu, votre sponsor exécutif ne s’occupera pas de la gestion quotidienne de votre programme de continuité des activités. Vous aurez besoin d’un gestionnaire de programme pour cela.

Votre organisation peut choisir d’avoir un seul responsable dans le cadre d’un programme de continuité d’activité centralisé – un programme qui s’appuie sur l’expertise de professionnels de la continuité d’activité – ou votre organisation peut déterminer que votre programme est mieux géré avec une approche décentralisée avec une supervision du programme partagée entre les propriétaires du plan de continuité d’activité ou les chefs de service. Vous ne savez pas si un centralisé ou décentralisé convient à votre organisation ?

Voici quelques autres avantages liés à l’ajout d’un sponsor exécutif à votre programme de continuité des activités :

  • Votre sponsor exécutif peut faciliter l’évaluation des risques qui soutient le développement de votre programme et, au fur et à mesure que vous rencontrez des problèmes, il sera la personne qui décidera si votre organisation atténuera, acceptera ou rejettera les risques associés à votre programme et à vos plans de continuité d’activité.
  • Votre parrain exécutif peut évaluer les performances globales du programme, ce qui permet de déceler les lacunes et les faiblesses lorsque le programme n’atteint pas ses objectifs ou ne s’aligne pas sur d’autres objectifs de l’organisation.
  • Votre parrain exécutif peut se charger de la paperasserie pour s’assurer que vous disposez des ressources adéquates pour soutenir votre programme.
  • Votre sponsor exécutif peut essentiellement jouer le rôle de meneur de jeu pour la continuité d’activité, en communiquant sa valeur et ses attentes à travers votre organisation afin d’encourager une adoption, une mise en œuvre et une utilisation réussies.

Obtenir votre parrainage

Maintenant que nous avons examiné quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles votre programme de continuité d’activité peut bénéficier du soutien d’un cadre, nous allons voir comment vous pouvez trouver la bonne personne pour jouer ce rôle au sein de votre équipe. Gardez l’œil ouvert pour la deuxième partie, qui sera bientôt disponible.

Vous envisagez de mettre en place un programme de continuité des activités au sein de votre organisation ou vous voyez l’intérêt d’ajouter un parrain exécutif ? Prenez contact avec un conseiller Riskonnect et nous nous ferons un plaisir de vous aider.