La conformité est compliquée et coûteuse à gérer – souvent rendue plus difficile par les outils et les processus mêmes qui sont censés permettre de faire le travail. Des équipes de mise en conformité autrement compétentes se débattent avec des technologies encombrantes et dépassées et des processus inefficaces. En effet, 40 % des équipes de conformité consacrent au moins 4 heures par semaine à la création et à la modification de rapports destinés au conseil d’administration. C’est beaucoup de temps qui pourrait probablement être passé de manière plus productive.
Voici cinq des défis les plus courants pour une gestion efficace de la conformité:
- Des fonctions cloisonnées
Les processus de conformité sont souvent créés en réponse à un événement spécifique – une nouvelle réglementation, un litige, une enquête criminelle, etc. Lorsque les responsabilités sont ainsi cloisonnées, peu de personnes ont les moyens, la motivation ou la possibilité de partager des informations entre les différentes fonctions. - Des systèmes déconnectés
Lorsque les responsabilités en matière de conformité sont confinées dans des silos, il y a de fortes chances que la technologie utilisée pour assumer ces responsabilités soit tout aussi déconnectée. Il est donc très difficile de gérer efficacement la conformité dans plusieurs secteurs d’activité, fonctions ou sites. Et comme il n’y a pas de moyen facile d’échanger des données, plusieurs personnes se retrouvent à la recherche de la même information. - Processus manuels
La gestion de la conformité au moyen de feuilles de calcul, de fichiers partagés et de documents a probablement eu du sens à un moment donné. Mais ces outils n’étaient tout simplement pas conçus pour faire face à une mer de réglementations en constante évolution. Il faut parfois des heures et des heures pour mettre à jour manuellement chaque feuille de calcul dans chaque lieu afin de tenir compte d’une seule modification réglementaire. Multipliez cela par les centaines de changements réglementaires qui se produisent dans la vie réelle, et vous avez un problème. Chaque donnée qui doit être ressaisie ou copiée-collée ouvre également la porte à davantage d’erreurs humaines. - Des mesures incomplètes – ou inexistantes
Rassembler des informations provenant de plusieurs systèmes disparates – souvent à la main – pour en faire des rapports significatifs est un processus qui prend du temps et qui est sujet à des erreurs. Lorsqu’un rapport est enfin assemblé, il est souvent terriblement obsolète. Et sans l’aide d’analyses sophistiquées pour calculer les risques potentiels et hiérarchiser les efforts, vous vous retrouvez à gérer la conformité en grande partie à travers une lentille qui ne peut se concentrer que sur le passé, et non sur l’avenir. - Pas de visibilité
Sans une vision intégrée des activités liées à la conformité, il est pratiquement impossible d’identifier les lacunes et les incohérences dans la manière dont la conformité est suivie et gérée. Cela signifie qu’un risque préjudiciable peut facilement passer inaperçu ou ne pas être traité parce que vous n’avez pas pu évaluer l’impact total avant qu’il ne soit trop tard.
De plus, l’environnement social, économique et réglementaire actuel, où il n’y a pas de prisonniers, augmente la pression sur la conformité sur de multiples fronts – de l’examen minutieux par les parties prenantes à la croissance exponentielle des relations avec les tiers. Ajoutez à cela un environnement où les règles et les réglementations évoluent sans cesse et où les conséquences d’un échec sont de plus en plus lourdes. Il n’y a tout simplement plus d’endroit où se cacher dans le monde connecté d’aujourd’hui – ce qui rend la gestion efficace de la conformité plus critique que jamais.
L’identification de vos plus grands défis en matière de conformité est la première étape pour les surmonter. Qu’est-ce qui vous empêche d’avancer ?
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