Conformité des entreprises : Le guide définitif

Les organisations qui ne disposent pas de processus reproductibles et durables pour gérer la conformité risquent fort d’échouer. Et si des technologies ou des processus obsolètes sont profondément ancrés, vous ne vous rendez peut-être même pas compte de la gravité de la situation.

Se contenter de cocher des cases ne suffit plus. Un seul faux pas en matière de conformité peut entraîner des amendes suffisamment lourdes pour paralyser l’avenir de l’organisation. Les organisations incapables de gérer efficacement la conformité ouvrent également la porte à une atteinte à la réputation qui peut s’avérer beaucoup plus large et profonde que n’importe quel dommage financier.

Les chefs d’entreprise et les conseils d’administration réagissent en exigeant davantage de la fonction de conformité. Ils veulent des preuves tangibles que les risques liés à la conformité de leur entreprise sont traités et gérés de manière efficace. Pouvez-vous fournir cette preuve ou vous fiez-vous essentiellement à votre instinct ?

La technologie de nouvelle génération regroupe toutes les politiques, procédures et exigences légales et d’entreprise de l’ensemble de l’organisation en un seul endroit centralisé, ce qui vous permet d’avoir une vision claire de votre risque de conformité. Vous gagnerez du temps et de l’argent en éliminant les redondances et en identifiant les lacunes qui pourraient vous rendre vulnérable. La technologie permet également de hiérarchiser les actions et de minimiser les risques en facilitant la collaboration au sein de l’organisation et en intégrant la conformité dans la prise de décision quotidienne.

Lisez les conseils suivants pour transformer la conformité d’une fonction « check-the-box » en une machine bien huilée qui intègre de manière transparente les personnes, les processus et la technologie, avec une visibilité basée sur les données, afin de promouvoir l’avenir de l’organisation.

La conformité de l’entreprise consiste à s’assurer qu’une organisation respecte les lois, les règles et les règlements qui s’appliquent à l’entreprise. La fonction est également chargée de veiller à ce que les employés et les autres parties prenantes respectent les normes, les politiques et les procédures internes.

La conformité est compliquée et coûteuse à gérer – souvent rendue plus difficile par les outils et les processus mêmes qui sont censés permettre de faire le travail. Dans le cas contraire, les équipes chargées de la conformité se débattent avec des technologies encombrantes et dépassées et des processus inefficaces. Identifier vos plus grands défis est la première étape pour les surmonter. Qu’est-ce qui vous empêche d’avancer ?

1. Fonctions cloisonnées
Les processus de conformité sont souvent créés en réponse à un événement spécifique – une nouvelle réglementation, un litige, une enquête criminelle, etc. Lorsque les responsabilités sont ainsi cloisonnées, peu de personnes ont les moyens, la motivation ou la possibilité de partager des informations entre les différentes fonctions.

2.Des systèmes déconnectés
Lorsque les responsabilités en matière de conformité sont confinées dans des silos, il y a de fortes chances que la technologie utilisée pour assumer ces responsabilités soit tout aussi déconnectée. Il est donc très difficile de gérer efficacement la conformité dans plusieurs secteurs d’activité, fonctions ou sites. Et comme il n’y a pas de moyen facile d’échanger des données, plusieurs personnes se retrouvent à la recherche de la même information.

3. Procédures manuelles
La gestion de la conformité au moyen de feuilles de calcul, de fichiers partagés et de documents a probablement eu du sens à un moment donné. Mais ces outils n’étaient tout simplement pas conçus pour faire face à une mer de réglementations en constante évolution. Il faut parfois des heures et des heures pour mettre à jour manuellement chaque feuille de calcul dans chaque lieu afin de tenir compte d’une seule modification réglementaire. Multipliez cela par les centaines de changements réglementaires qui se produisent dans la vie réelle, et vous avez un problème. Chaque donnée qui doit être ressaisie ou copiée-collée ouvre également la porte à davantage d’erreurs humaines.

4. Mesures incomplètes – ou inexistantes
Rassembler des informations provenant de systèmes multiples et disparates – souvent à la main – pour en faire des rapports significatifs est un processus qui prend du temps et qui est sujet à des erreurs. Lorsqu’un rapport est finalement élaboré, il peut être terriblement obsolète. Et sans l’aide d’analyses sophistiquées pour calculer les risques potentiels et prioriser les efforts, vous vous retrouvez à gérer la conformité de l’entreprise en grande partie à travers une lentille qui ne peut se concentrer que sur le passé, et non sur l’avenir.

5. Pas de visibilité
Sans une vision intégrée des activités liées à la conformité, il est pratiquement impossible d’identifier les lacunes et les incohérences dans la manière dont la conformité est suivie et gérée. Cela signifie qu’un risque préjudiciable peut facilement passer inaperçu ou ne pas être traité parce que vous n’avez pas pu évaluer l’impact total avant qu’il ne soit trop tard.

L’environnement social, économique et réglementaire actuel, où il n’y a pas de prisonniers, accroît la pression sur le respect des règles sur de multiples fronts :

Un examen minutieux de la part des parties prenantes.
Dans le monde connecté d’aujourd’hui, les organisations ne peuvent plus se soustraire au jugement des conseils d’administration, des clients, des investisseurs, des autorités de régulation ou du grand public.

Des règles et des réglementations en constante évolution.
Le torrent ininterrompu de changements réglementaires rend plus difficile que jamais le simple suivi, sans parler de l’optimisation de la fonction de conformité.

Croissance exponentielle des relations avec les tiers.
Non seulement vous héritez des risques de vos vendeurs et autres fournisseurs tiers, mais vous êtes également exposé à toute faute commise par leurs vendeurs, les vendeurs de leurs vendeurs, et ainsi de suite.

De lourdes conséquences en cas d’échec.
Les amendes pour non-conformité n’ont jamais été aussi élevées – et les conséquences pour la réputation peuvent être au moins aussi dommageables.

Les technologies modernes rendent la mise en conformité moins pénible, moins coûteuse et moins risquée. Il unifie les processus de conformité et les rôles dans l’ensemble de l’organisation pour une collaboration transparente et des informations intelligentes qui conduisent à des décisions fondées sur des données. Elle offre des gains d’efficacité considérables, tout en réduisant les coûts et le risque de non-conformité. Grâce à une technologie intégrée, même les petites équipes chargées de la conformité peuvent faire face à la pression constante des demandes externes et internes.

Que pouvez-vous faire avec un logiciel de conformité actualisé ?

Soyez plus efficace. La technologie ne se contente pas d’alléger la charge de travail de l’équipe chargée de la conformité, bien qu’elle y contribue certainement. Il automatise les flux de travail, les évaluations, les tests de contrôle et les tâches de remédiation, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à l’équipe chargée de la conformité. Grâce à la technologie, vous pouvez utiliser une seule évaluation pour plusieurs mandats. Ainsi, au lieu de courir sans cesse après les données, vous pouvez vous concentrer sur l’investigation des faits, la compréhension des anomalies et la résolution des problèmes.

Faire face à des changements incessants. Une part importante de la gestion de la conformité consiste à rester au fait d’un nombre infini de réglementations en constante évolution. La technologie intégrée est conçue non seulement pour suivre efficacement les nouvelles réglementations et lois, mais aussi pour garder une longueur d’avance sur le risque de conformité et l’impact sur l’organisation.

Sachez qui a fait quoi et quand. Le fait de disposer de tous les éléments liés à la conformité dans un référentiel unique doté de solides capacités de suivi vous permet de disposer d’une piste d’audit claire documentant chaque modification.

Collaborez en toute transparence. Une solution intégrée rassemble toutes les politiques, procédures et exigences légales et d’entreprise en un seul endroit facilement accessible à toutes les parties prenantes. Elle supprime les cloisonnements en établissant des processus et des contrôles cohérents dans l’ensemble de l’organisation. En facilitant la communication avec l’ensemble de l’organisation, la technologie favorise également une culture consciente des risques et crée un sentiment d’appartenance où chacun a un rôle à jouer dans la réduction des risques de non-conformité de l’organisation.

Ayez une vue d’ensemble. La technologie intégrée vous permet de relier les initiatives et les données afin de découvrir des informations réelles sur la manière dont une partie du programme influe sur une autre et sur l’impact cumulatif sur l’organisation. Grâce à une meilleure connaissance de votre programme dans son ensemble, vous pouvez mieux identifier, hiérarchiser et traiter les problèmes avant qu’ils ne se transforment en problèmes à part entière.

Répondez aux questions difficiles. Avec des processus rationalisés, des données en temps réel et des analyses intégrées, la technologie de conformité intégrée permet de créer rapidement et facilement des rapports significatifs qui inspirent des décisions fondées sur des données. Les tableaux de bord vous permettent de connaître en permanence l’efficacité de vos programmes. Les analyses avancées renforcent l’intelligence humaine en extrayant des données des informations nouvelles et plus détaillées. Ce niveau de connaissance permet également aux équipes chargées de la conformité d’offrir des conseils stratégiques et des prévisions aux dirigeants.

Services financiers :

Consumer Financial Protection Bureau Federal Reserve Supervision and Regulation Report

Soins de santé :

Consumer Financial Protection Bureau Federal Reserve Supervision and Regulation Report

La sécurité :

Rapport de Verizon sur la violation de donnéesMITRE ATT&CK™

Toutes les industries :

Base de données VERIS
ISAC (les membres de l’ISAC disposent de données d’étalonnage pour des secteurs spécifiques).

L’intelligence artificielle a le pouvoir de transformer presque tous les aspects de l’activité, y compris la conformité. L’apprentissage automatique aide depuis longtemps à analyser les données et à prédire les résultats. Mais l’introduction de l’IA générative – comme ChatGPT – porte ce pouvoir à un niveau supérieur.

Pour la conformité, l’IA offre de nouvelles possibilités d’automatiser, d’augmenter et d’accélérer les processus de travail. Il peut élargir vos capacités et votre champ d’action en réimaginant la manière dont le travail est effectué.

ChatGPT et d’autres outils d’IA générative s’appuient sur des modèles linguistiques de grande taille formés à partir de quantités massives de textes récupérés sur l’internet afin d’apprendre les schémas du langage humain. Les données décuplent ses capacités, ce qui lui permet d’analyser les données, de trouver des modèles et de concevoir des solutions plus rapidement qu’un humain ne pourrait le faire.

Les conséquences potentielles sur le respect de la législation sont nombreuses. D’ores et déjà, l’IA aide à analyser les réglementations et à les comparer aux politiques et pratiques d’une entreprise. Les entreprises s’interrogent sur la manière dont l’IA peut accélérer, faciliter et améliorer les rapports des conseils d’administration.

L’IA peut étendre la portée de l’équipe de conformité en facilitant et en accélérant les tâches associées. L’IA peut même réduire les étapes d’un flux de travail. Avec plus d’automatisation, vous avez moins d’interactions manuelles, et ces actions se combinent pour former un flux de travail plus solide.

L’IA générative est la meilleure pour générer du contenu. Il suffit de quelques invites pour que ChatGPT produise un projet en quelques secondes. Cette première ébauche ne sera peut-être pas parfaite, mais elle vous permettra probablement d’atteindre 50 à 70 % de votre objectif. Vous pouvez ensuite l’affiner en y ajoutant de la substance, du ton et de la voix pour l’adapter à votre organisation.

Considérez l’IA comme un accélérateur. Il peut simplifier des données complexes, traduire des informations longues et techniques (comme des règlements) en un langage clair et simple, et éliminer le travail manuel fastidieux. Cependant, vous devez encore examiner la réponse, l’ajuster et la faire progresser.

Les cas d’utilisation clairs de ChatGPT en matière de conformité sont les suivants :

• Projets de politiques
• Contenu du contrôle
• Interprétation des lois et règlements
• Contrôles potentiels
• Traductions linguistiques

Cette liste n’est qu’un début – le potentiel est presque infini. Il s’agit de comprendre ce que vous essayez d’accomplir et où l’IA peut apporter un plus.

Certes, l’IA générative n’est pas exempte de préoccupations. Tout le monde – des régulateurs aux inventeurs eux-mêmes – essaie de trouver les garanties appropriées. En attendant, voici quelques risques à surveiller :

Hallucinations – ChatGPT est programmé pour fournir une réponse, en particulier le meilleur mot suivant dans une phrase. Dans ce processus, il pourrait inventer la réponse sans aucune base factuelle. Examinez et validez toujours la réponse avant de transmettre l’information.

Biais – ChatGPT utilise des informations historiques pour créer de nouveaux contenus. Le problème est que ce qui était acceptable en 1970, par exemple, peut ne pas correspondre aux normes d’aujourd’hui. Et vice versa. Assurez-vous que le contenu généré par ChatGPT est pertinent et approprié à votre question ainsi qu’aux politiques et à la culture de votre organisation.

Confidentialité et sécurité des données – ChatGPT capture tout ce que vous tapez dans l’invite et l’incorpore dans le modèle. Soyez conscient des informations que vous communiquez à l’extérieur de votre organisation. Protégez-vous en définissant des cas d’utilisation appropriés et vos paramètres pour les utiliser en toute sécurité. ChatGPT ne cite pas non plus ses sources, ce qui rend difficile la vérification de l’exactitude et de la fiabilité des informations fournies.

• La conformité et l’éthique sont profondément ancrées dans la culture d’entreprise.
• Le responsable de la conformité et de l’éthique est un membre visible et apprécié de la haute direction.
• La technologie permet un contrôle continu et des analyses avancées afin de prendre des décisions prospectives et fondées sur des données à chaque étape du processus.

Pour suivre l’évolution constante des réglementations et des politiques, il faut une solution logicielle flexible, évolutive et intégrée. La bonne technologie permet d’accroître l’efficacité, de prouver l’efficience et de rehausser la valeur de la fonction de conformité pour l’organisation. Lorsque vous évaluez les solutions possibles, pensez à poser des questions :

Où commencer votre transformation en matière de conformité ?

L’objectif est de faire passer la conformité de l’entreprise d’une fonction a posteriori, basée sur les transactions, à une fonction tournée vers l’avenir et fondée sur des données, avec le pouvoir d’influencer les décisions stratégiques au plus haut niveau. Voici dix étapes pour vous aider à démarrer :

1. Déterminez à quoi vous voulez que votre processus final ressemble.

2. Définissez vos plus grands défis.

3. Faites un inventaire complet de toutes les réglementations et politiques auxquelles vous devez vous conformer.

4. Définissez les processus de contrôle qui garantiront la conformité et déterminez les indicateurs que vous utiliserez pour mesurer vos progrès.

5. Déterminez où se trouve actuellement l’information et qui en est le propriétaire.

6. Centraliser toutes les exigences réglementaires et les politiques internes, et les intégrer à la gestion des risques par des tiers, à l’audit interne et à d’autres fonctions de gestion des risques.

7. Utiliser l’analyse pour identifier les faiblesses et les lacunes des initiatives réglementaires et politiques.

8. Identifiez les changements nécessaires pour atteindre vos objectifs.

9. Calculez un score de conformité et un score de risque – et superposez les deux pour déterminer les priorités.

10. surveiller l’efficacité de vos contrôles et y apporter les améliorations nécessaires