Conformidade empresarial: O Guia Definitivo

As organizações sem processos repetíveis e sustentáveis para gerir a conformidade correm o risco de falhar. E se a tecnologia ou os processos desactualizados estiverem profundamente enraizados, podes nem sequer te aperceber da gravidade da situação.

O simples facto de te limitares a marcar as caixas já não é suficiente. Um passo em falso na conformidade pode resultar em multas suficientemente pesadas para prejudicar o futuro da organização. As organizações que não conseguem gerir eficazmente a conformidade também abrem a porta a danos na reputação que podem ser muito maiores e mais profundos do que qualquer prejuízo monetário.

As direcções e os conselhos de administração estão a responder exigindo mais da função de conformidade. Pretendem provas concretas de que os seus riscos de conformidade empresarial estão a ser eficazmente abordados e geridos. Podes apresentar essa prova – ou estás a agir principalmente com base no instinto?

A tecnologia de nova geração agrega todas as políticas, procedimentos e requisitos empresariais e legais de toda a organização numa localização centralizada para uma visibilidade clara do seu risco de conformidade. Pouparás tempo e dinheiro eliminando redundâncias e identificando lacunas que podem deixar-te vulnerável. A tecnologia também pode dar prioridade às acções e minimizar o risco, facilitando a colaboração em toda a organização e integrando a conformidade na tomada de decisões diárias.

Continua a ler para obteres orientações sobre como transformar a conformidade de uma função de verificação da caixa para uma máquina bem oleada que integra perfeitamente pessoas, processos e tecnologia com visibilidade orientada por dados para defender o futuro da organização.

A conformidade empresarial é responsável por garantir que uma organização cumpre as leis, as regras e os regulamentos que se aplicam à empresa. A função também é responsável por garantir que os funcionários e outras partes interessadas cumpram as normas, políticas e procedimentos internos.

A gestão da conformidade é complicada e dispendiosa – o que muitas vezes é agravado pelas próprias ferramentas e processos destinados a realizar a tarefa. De outra forma, as equipas de conformidade capazes debatem-se com tecnologia obsoleta e ineficaz e processos ineficientes. Identificar os teus maiores desafios é o primeiro passo para os ultrapassares. O que é que te está a impedir?

1. Funções isoladas
Os processos de conformidade são frequentemente criados em resposta a um evento específico – uma nova regulamentação, litígio, investigação criminal, etc. – com pouca reflexão sobre a forma como tudo funciona em conjunto. Quando as responsabilidades são separadas desta forma, poucas pessoas têm os meios, a motivação ou a oportunidade de partilhar informações entre linhas funcionais.

2. Sistemas desconectados
Quando as responsabilidades de conformidade estão confinadas em silos, é provável que a tecnologia utilizada para cumprir essas responsabilidades esteja igualmente desconectada. Isto torna muito difícil a gestão eficiente da conformidade em várias linhas de negócio, funções ou localizações. E, sem uma forma fácil de trocar dados, várias pessoas acabam por procurar a mesma informação.

3. Processos manuais
Gerir a conformidade através de folhas de cálculo, ficheiros partilhados e documentos fez provavelmente sentido numa determinada altura. Mas estas ferramentas simplesmente não foram concebidas para acompanhar um mar de regulamentos em constante mudança. Pode demorar horas e horas a atualizar manualmente todas as folhas de cálculo em todos os locais para acomodar uma única alteração regulamentar. Multiplica isso pelas centenas de alterações regulamentares que ocorrem na vida real e tens um problema. Cada dado que tem de ser reintroduzido ou copiado e colado também abre a porta a mais erros humanos.

4. Métricas incompletas – ou inexistentes
Reunir informações de vários sistemas díspares – muitas vezes à mão – em relatórios significativos é um processo demorado e propenso a erros. Quando um relatório é finalmente elaborado, pode estar muito desatualizado. E sem a ajuda de análises sofisticadas para calcular o risco potencial e dar prioridade aos esforços, fica a gerir a conformidade empresarial em grande parte através de uma lente que só consegue focar o passado, não o futuro.

5. Não tens visibilidade
Sem uma visão integrada das actividades relacionadas com a conformidade, é quase impossível identificar lacunas e inconsistências na forma como a conformidade é controlada e gerida. Isto significa que um risco prejudicial pode facilmente passar despercebido ou não ser abordado porque não conseguiste avaliar o impacto total até ser demasiado tarde.

O atual ambiente social, económico e regulamentar, que não permite qualquer tipo de prisão, está a aumentar a pressão sobre a conformidade em várias frentes:

Controlo implacável pelas partes interessadas.
No mundo conectado de hoje, as organizações não têm espaço para se esconderem do julgamento dos conselhos de administração, clientes, investidores, reguladores ou do público em geral.

Regras e regulamentos em constante mudança.
A torrente incessante de alterações regulamentares torna mais difícil do que nunca simplesmente acompanhar, quanto mais otimizar a função de conformidade.

Crescimento exponencial das relações com terceiros.
Não só herda os riscos dos seus vendedores e de outros fornecedores terceiros, como também corre o risco de qualquer delito dos seus vendedores, dos vendedores dos seus vendedores, e assim por diante.

Consequências graves em caso de fracasso.
As multas monetárias por incumprimento são as mais elevadas de sempre – e o impacto na reputação pode ser, pelo menos, igualmente prejudicial.

A tecnologia moderna torna a conformidade menos dolorosa, menos dispendiosa e menos arriscada. Une os processos de conformidade e as funções em toda a organização para uma colaboração perfeita e informações inteligentes que conduzem a decisões baseadas em dados. Oferece enormes ganhos de eficiência, reduzindo simultaneamente os custos e o risco de incumprimento. Com a tecnologia integrada, mesmo as pequenas equipas de conformidade podem acompanhar a pressão constante das exigências externas e internas.

O que podes fazer com um software de conformidade atualizado?

Faz mais coisas. A tecnologia faz mais do que simplesmente aliviar o fardo da equipa de conformidade – embora o faça certamente. Automatiza os fluxos de trabalho, as avaliações, os testes de controlo e as tarefas de correção, reduzindo drasticamente o tempo e o esforço necessários da equipa de conformidade. Com a tecnologia, podes utilizar uma única avaliação em vários mandatos. Assim, em vez de procurar dados incessantemente, podes concentrar-te na investigação de factos, na compreensão de anomalias e na correção de problemas.

Lida com a mudança sem fim. Uma parte significativa da gestão da conformidade envolve manter-se a par de um número infindável de regulamentos que estão em constante mudança. A tecnologia integrada foi concebida não só para acompanhar eficazmente os novos regulamentos e leis, mas também para se manter um passo à frente do seu risco de conformidade e do impacto na organização.

Sabe quem fez o quê e quando. Ter todos os itens relacionados com a conformidade num único repositório com capacidades de rastreio robustas fornece-te uma pista de auditoria clara que documenta todas as modificações.

Colabora sem problemas. Uma solução integrada reúne todas as políticas, procedimentos e requisitos empresariais e legais num único local, facilmente acessível a todos os intervenientes. Acaba com os silos, estabelecendo processos e controlos consistentes em toda a organização. Ao facilitar a comunicação com toda a organização, a tecnologia também promove uma cultura consciente dos riscos e cria um sentido de propriedade em que todos têm um papel a desempenhar na redução das hipóteses de incumprimento da organização.

Vê o panorama geral. A tecnologia integrada permite-te ligar iniciativas e dados para descobrir informações reais sobre a forma como uma parte do programa afecta outra e o impacto cumulativo na organização. Com uma melhor perceção do seu programa como um todo, pode identificar, priorizar e resolver melhor as questões antes que se transformem em problemas de pleno direito.

Responde a perguntas difíceis. Com processos simplificados, dados em tempo real e análises integradas, a tecnologia de conformidade integrada torna rápida e fácil a criação de relatórios significativos que inspiram decisões baseadas em dados. Os painéis de controlo dão-te uma visão contínua da eficácia dos teus programas. E a análise avançada aumenta a inteligência humana, extraindo informações novas e mais detalhadas dos dados. Ter este nível de conhecimento também permite que as equipas de conformidade ofereçam conselhos estratégicos e previsões à liderança.

Serviços financeiros:

Gabinete de Proteção Financeira do Consumidor Relatório de Supervisão e Regulamentação da Reserva Federal

Cuidados de saúde:

Gabinete de Proteção Financeira do Consumidor Relatório de Supervisão e Regulamentação da Reserva Federal

Segurança:

Relatório de violação de dados da VerizonMITRE ATT&CK™

Todos os sectores:

Base de dados VERIS
ISAC (os membros do ISAC dispõem de dados de avaliação comparativa para sectores específicos).

A inteligência artificial tem o poder de transformar quase todos os aspectos do negócio – incluindo a conformidade. A aprendizagem automática há muito que ajuda a analisar dados e a prever resultados. Mas a introdução da IA generativa – como o ChatGPT – leva esse poder a um novo nível.

Para a conformidade, a IA apresenta novas oportunidades para automatizar, aumentar e acelerar os processos de trabalho. Pode expandir as tuas capacidades e o teu alcance ao reimaginar a forma como o trabalho é feito.

O ChatGPT e outras ferramentas de IA generativa baseiam-se em modelos linguísticos de grande dimensão treinados em grandes quantidades de texto extraído da Internet para aprender os padrões da linguagem humana. Os dados aumentam as suas capacidades, permitindo-lhe analisar dados, encontrar padrões e conceber soluções mais rapidamente do que qualquer ser humano poderia fazer.

O impacto potencial no cumprimento da legislação é vasto. A IA já está a ajudar a analisar os regulamentos e a compará-los com as políticas e práticas de uma empresa. As empresas estão a perguntar como é que a IA pode tornar os relatórios da administração mais rápidos, mais fáceis e melhores.

A IA pode alargar o alcance da equipa de conformidade, tornando as tarefas associadas mais fáceis e mais rápidas. A IA pode mesmo reduzir as etapas necessárias num fluxo de trabalho. Com mais automação, tens menos interacções manuais e essas acções combinam-se num fluxo de trabalho mais forte.

A IA generativa é melhor a gerar conteúdos. Com apenas algumas instruções, o ChatGPT pode fazer um rascunho numa questão de segundos. Esse rascunho inicial pode não ser perfeito, mas pode provavelmente levar-te a cerca de 50% – 70% do caminho. Depois, podes aperfeiçoá-lo com substância, tom e voz para se adequar à tua organização.

Pensa na IA como um acelerador. Pode simplificar dados complexos, traduzir informações longas e técnicas (como regulamentos) para um inglês claro e eliminar o trabalho manual entediante. No entanto, ainda tens de rever a resposta, ajustá-la e levá-la por diante.

Casos claros de utilização de conformidade para o ChatGPT incluem:

• Projectos de políticas
• Controlar o conteúdo
• Interpretação de leis e regulamentos
• Potenciais controlos
• Tradução de línguas

Esta lista é apenas um começo – o potencial é quase infinito. É tudo uma questão de compreender o que estás a tentar alcançar e onde a IA pode dar um impulso.

É certo que a IA generativa não está isenta de preocupações. Todos – desde os reguladores até aos próprios inventores – estão a tentar descobrir as salvaguardas adequadas. Entretanto, eis alguns riscos a que deves estar atento:

Alucinações – O ChatGPT está programado para dar uma resposta, especificamente a melhor palavra seguinte numa frase. Nesse processo, pode inventar uma resposta sem qualquer base factual. Revê e valida sempre a resposta antes de passares a informação.

Preconceito – O ChatGPT utiliza informações históricas para criar novos conteúdos. O problema é que o que era aceitável, por exemplo, em 1970, pode não corresponder aos padrões actuais. E vice-versa. Certifica-te de que o conteúdo gerado pelo ChatGPT é relevante e apropriado para a tua pergunta e para as políticas e cultura da tua organização.

Privacidade e segurança dos dados – O ChatGPT capta tudo o que escreves no prompt e incorpora-o no modelo. Tem consciência da informação que estás a partilhar fora da tua organização. Protege-te definindo casos de utilização adequados e os teus parâmetros para os utilizares com segurança. O ChatGPT também não cita fontes, o que torna difícil verificar a exatidão e a fiabilidade das informações fornecidas.

• A conformidade e a ética estão profundamente enraizadas na cultura da empresa.
• Um diretor de conformidade/ética é uma parte visível e valorizada da liderança sénior.
• A tecnologia permite a monitorização contínua e a análise avançada para tomar decisões orientadas para o futuro e baseadas em dados em cada passo do caminho.

Para acompanhar a constante mudança de regulamentos e políticas, é necessária uma solução de software que seja flexível, escalável e integrada. A tecnologia certa irá aumentar a eficiência, provar a eficácia e elevar o valor da função de conformidade para a organização. Enquanto avalias as soluções possíveis, pensa em perguntar:

Por onde começar a tua transformação de conformidade

O objetivo é fazer com que a conformidade das empresas deixe de ser uma função baseada em transacções e após o facto, e passe a ser uma função orientada para o futuro e para os dados, com o poder de influenciar as decisões estratégicas ao mais alto nível. Aqui estão 10 passos para começares:

1. Determina como queres que seja o teu processo final.

2. Define os teus maiores desafios.

3. Faz um inventário completo de todos os regulamentos e políticas que tens de cumprir.

4. Define os processos de controlo que irão garantir a conformidade e determina as métricas que irá utilizar para medir o seu progresso.

5. Faz um levantamento dos locais onde a informação reside atualmente e de quem é proprietária.

6. Centraliza todos os requisitos regulamentares e políticas internas e integra-os com a gestão de riscos de terceiros, auditoria interna e outras funções de gestão de riscos.

7. Utiliza a análise para identificar pontos fracos e lacunas nas iniciativas regulamentares e políticas.

8. Identifica as mudanças necessárias para atingir os teus objectivos.

9. Calcula uma pontuação de conformidade e uma pontuação de risco – e coloca ambas em camadas para determinar as prioridades.

10. Monitoriza a eficácia dos teus controlos e faz as melhorias necessárias