Corporate Compliance: Der definitive Leitfaden

Unternehmen ohne wiederholbare, nachhaltige Prozesse zur Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften laufen eindeutig Gefahr zu scheitern. Und wenn veraltete Technologien oder Prozesse tief verwurzelt sind, merken Sie vielleicht nicht einmal, wie schlimm die Situation geworden ist.

Es reicht nicht mehr aus, einfach nur die Kästchen anzukreuzen. Ein einziger Fehltritt bei der Einhaltung von Vorschriften kann so hohe Geldstrafen nach sich ziehen, dass die Zukunft des Unternehmens gelähmt wird. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, die Einhaltung von Vorschriften effektiv zu verwalten, öffnen auch die Tür für einen Imageschaden, der viel weiter und tiefer gehen kann als jeder finanzielle Schaden.

Die Führungsetagen und Vorstände reagieren darauf, indem sie mehr von der Compliance-Funktion verlangen. Sie wollen harte Beweise dafür, dass die Compliance-Risiken ihres Unternehmens effektiv angegangen und verwaltet werden. Können Sie diesen Beweis erbringen – oder verlassen Sie sich hauptsächlich auf Ihr Bauchgefühl?

Die Technologie der neuen Generation fasst alle Unternehmens- und Rechtsrichtlinien, Verfahren und Anforderungen aus dem gesamten Unternehmen an einem zentralen Ort zusammen und bietet so einen klaren Überblick über Ihr Compliance-Risiko. Sie sparen Zeit und Geld, indem Sie Redundanzen beseitigen und Lücken aufdecken, die Sie angreifbar machen könnten. Technologie kann auch Maßnahmen priorisieren und Risiken minimieren, indem sie die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens erleichtert und die Einhaltung von Vorschriften in die tägliche Entscheidungsfindung integriert.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Einhaltung von Vorschriften von einer Funktion, die man abhaken kann, in eine gut funktionierende Maschine verwandeln können, die Menschen, Prozesse und Technologie nahtlos mit datengesteuerter Transparenz integriert, um die Zukunft des Unternehmens zu fördern.

Corporate Compliance ist dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen die Gesetze, Regeln und Vorschriften einhält, die für das Unternehmen gelten. Die Funktion ist auch dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter und andere Beteiligte die internen Standards, Richtlinien und Verfahren einhalten.

Die Einhaltung von Vorschriften ist kompliziert und kostspielig zu verwalten – oft wird dies durch die Tools und Prozesse, die diese Aufgabe erfüllen sollen, noch erschwert. Ansonsten kämpfen fähige Compliance-Teams mit klobiger, veralteter Technologie und ineffizienten Prozessen. Die Identifizierung Ihrer größten Herausforderungen ist der erste Schritt zu deren Überwindung. Was steht Ihnen im Weg?

1. Silo-Funktionen
Compliance-Prozesse werden oft als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis – eine neue Vorschrift, einen Rechtsstreit, eine strafrechtliche Untersuchung usw. – geschaffen, ohne dass man sich Gedanken darüber macht, wie das Ganze zusammenhängt. Wenn Zuständigkeiten auf diese Weise abgeschottet werden, haben nur wenige Menschen die Mittel, die Motivation oder die Möglichkeit, Informationen über Funktionsgrenzen hinweg auszutauschen.

2. Getrennte Systeme
Wenn die Zuständigkeiten für die Einhaltung von Vorschriften in Silos eingeschlossen sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Technologie, die zur Erfüllung dieser Zuständigkeiten eingesetzt wird, ebenso unverbunden ist. Das macht es sehr schwierig, die Einhaltung von Vorschriften über mehrere Geschäftsbereiche, Funktionen oder Standorte hinweg effizient zu verwalten. Und da es keine einfache Möglichkeit gibt, Daten auszutauschen, sind am Ende mehrere Personen auf der Suche nach denselben Informationen.

3. Manuelle Prozesse
Die Verwaltung der Compliance über Tabellenkalkulationen, gemeinsam genutzte Dateien und Dokumente war wahrscheinlich einmal sinnvoll. Aber diese Instrumente waren einfach nicht dafür ausgelegt, mit einem Meer von sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Es kann Stunden über Stunden dauern, jede Tabelle an jedem Ort manuell zu aktualisieren, um eine einzige gesetzliche Änderung zu berücksichtigen. Multiplizieren Sie das mit den Hunderten von Gesetzesänderungen, die im wirklichen Leben stattfinden, und Sie haben ein Problem. Jeder Teil der Daten, der neu eingegeben oder kopiert und eingefügt werden muss, öffnet auch die Tür für weitere menschliche Fehler.

4. Unvollständige – oder nicht vorhandene – Metriken
Das Zusammenstellen von Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen – oft von Hand – zu aussagekräftigen Berichten ist ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess. Wenn ein Bericht schließlich erstellt wird, kann er bereits veraltet sein. Und ohne die Hilfe ausgeklügelter Analysen zur Berechnung potenzieller Risiken und zur Priorisierung von Maßnahmen müssen Sie die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien größtenteils durch eine Linse verwalten, die nur die Vergangenheit und nicht die Zukunft im Blick hat.

5. Keine Sichtbarkeit
Ohne einen integrierten Überblick über Compliance-bezogene Aktivitäten ist es fast unmöglich, Lücken und Unstimmigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung der Compliance zu erkennen. Das bedeutet, dass ein schädliches Risiko leicht unentdeckt oder unbehandelt bleiben kann, weil Sie die vollen Auswirkungen nicht abschätzen konnten, bevor es zu spät war.

Das derzeitige soziale, wirtschaftliche und regulatorische Umfeld, in dem keine Gefangenen gemacht werden dürfen, erhöht den Druck auf die Einhaltung der Vorschriften an mehreren Fronten:

Unerbittliche Kontrolle durch die Interessengruppen.
In der heutigen vernetzten Welt können sich Unternehmen nicht mehr vor dem Urteil von Vorständen, Kunden, Investoren, Aufsichtsbehörden oder der breiten Öffentlichkeit verstecken.

Sich ständig ändernde Regeln und Vorschriften.
Die ungebremste Flut an regulatorischen Änderungen macht es schwieriger denn je, einfach nur Schritt zu halten, geschweige denn die Compliance-Funktion zu optimieren.

Exponentielles Wachstum der Beziehungen zu Dritten.
Sie übernehmen nicht nur die Risiken Ihrer Lieferanten und anderer Drittanbieter, sondern sind auch für jedes Fehlverhalten von deren Lieferanten, den Lieferanten ihrer Lieferanten und so weiter verantwortlich.

Steile Konsequenzen bei Versagen.
Die Geldstrafen für Verstöße gegen die Vorschriften sind so hoch wie nie zuvor – und der Schaden für den Ruf kann mindestens genauso groß sein.

Moderne Technologie macht die Einhaltung von Vorschriften weniger schmerzhaft, weniger teuer und weniger riskant. Es vereint Compliance-Prozesse und Rollen im gesamten Unternehmen für eine nahtlose Zusammenarbeit und intelligente Einblicke, die datengesteuerte Entscheidungen ermöglichen. Es bietet enorme Effizienzgewinne und reduziert gleichzeitig die Kosten und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Mit integrierter Technologie können selbst kleine Compliance-Teams mit dem ständigen Druck externer und interner Anforderungen Schritt halten.

Was können Sie mit aktueller Compliance-Software tun?

Erledigen Sie mehr. Technologie ist mehr als nur eine Erleichterung für das Compliance-Team – obwohl sie das sicherlich auch tut. Es automatisiert Arbeitsabläufe, Bewertungen, Kontrolltests und Abhilfemaßnahmen, wodurch der Zeit- und Arbeitsaufwand des Compliance-Teams drastisch reduziert wird. Mit Technologie können Sie eine einzige Bewertung für mehrere Mandate nutzen. Anstatt endlos nach Daten zu suchen, können Sie sich also auf die Untersuchung von Fakten, das Verständnis von Anomalien und die Behebung von Problemen konzentrieren.

Gehen Sie mit dem ständigen Wandel um. Ein wesentlicher Teil des Compliance-Managements besteht darin, den Überblick über eine endlose Anzahl von Vorschriften zu behalten, die sich ständig ändern. Integrierte Technologie wurde entwickelt, um nicht nur effizient mit neuen Vorschriften und Gesetzen Schritt zu halten, sondern auch, um Ihrem Compliance-Risiko und den Auswirkungen auf das Unternehmen einen Schritt voraus zu sein.

Wissen Sie, wer was und wann getan hat. Wenn Sie alle Compliance-relevanten Elemente in einem einzigen Repository mit robusten Nachverfolgungsfunktionen haben, erhalten Sie einen klaren Prüfpfad, der jede Änderung dokumentiert.

Nahtlos zusammenarbeiten. Eine integrierte Lösung vereint alle Unternehmens- und Rechtsrichtlinien, Verfahren und Anforderungen an einem Ort, der für alle Beteiligten leicht zugänglich ist. Es bricht Silos auf, indem es einheitliche Prozesse und Kontrollen in der gesamten Organisation einführt. Indem sie die Kommunikation mit dem gesamten Unternehmen erleichtert, fördert die Technologie auch eine risikobewusste Kultur und schafft ein Gefühl der Eigenverantwortung, bei dem jeder seinen Teil dazu beiträgt, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften im Unternehmen zu verringern.

Sehen Sie das große Ganze. Integrierte Technologie ermöglicht es Ihnen, Initiativen und Daten miteinander zu verbinden, um echte Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie sich ein Teil des Programms auf einen anderen auswirkt und welche kumulativen Auswirkungen auf das Unternehmen zu erwarten sind. Mit einem besseren Einblick in Ihr Programm als Ganzes können Sie Probleme besser erkennen, priorisieren und beheben, bevor sie sich zu vollwertigen Problemen auswachsen.

Beantworten Sie schwierige Fragen. Mit optimierten Prozessen, Echtzeitdaten und integrierten Analysen ermöglicht die integrierte Compliance-Technologie die schnelle und einfache Erstellung aussagekräftiger Berichte, die zu datengestützten Entscheidungen führen. Dashboards geben Ihnen einen kontinuierlichen Einblick in die Effektivität Ihrer Programme. Und fortschrittliche Analysen ergänzen die menschliche Intelligenz, indem sie neue und detailliertere Informationen aus den Daten herausziehen. Dank dieses Einblicks können die Compliance-Teams der Unternehmensleitung strategische Ratschläge und vorausschauende Erkenntnisse geben.

Finanzdienstleistungen:

Consumer Financial Protection Bureau Bericht über die Aufsicht und Regulierung der Federal Reserve

Gesundheitswesen:

Consumer Financial Protection Bureau Bericht über die Aufsicht und Regulierung der Federal Reserve

Sicherheit:

Verizon Data Breach ReportMITRE ATT&CK™

Alle Branchen:

VERIS-Datenbank
ISAC (Die ISAC-Mitglieder verfügen über Benchmarking-Daten für bestimmte Branchen).

Künstliche Intelligenz hat die Macht, nahezu jeden Aspekt des Geschäftslebens zu verändern – einschließlich der Compliance. Maschinelles Lernen hilft schon lange bei der Analyse von Daten und der Vorhersage von Ergebnissen. Aber die Einführung von generativer KI – wie ChatGPT – hebt diese Leistung auf eine neue Ebene.

Für die Compliance bietet KI neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren, zu erweitern und zu beschleunigen. Es kann Ihre Fähigkeiten und Ihren Aktionsradius erweitern, indem es die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, neu definiert.

ChatGPT und andere generative KI-Tools basieren auf großen Sprachmodellen, die mit riesigen Textmengen aus dem Internet trainiert wurden, um die Muster der menschlichen Sprache zu lernen. Die Daten erweitern seine Fähigkeiten und ermöglichen es ihm, Daten zu analysieren, Muster zu finden und Lösungen schneller zu entwickeln als jeder Mensch es könnte.

Die möglichen Auswirkungen auf die Einhaltung der Vorschriften sind vielfältig. KI hilft bereits bei der Analyse von Vorschriften und vergleicht sie mit den Richtlinien und Praktiken eines Unternehmens. Unternehmen fragen sich, wie KI die Vorstandsberichte schneller, einfacher und besser machen kann.

KI kann die Reichweite des Compliance-Teams erweitern, indem sie damit verbundene Aufgaben einfacher und schneller macht. KI kann sogar die erforderlichen Schritte in einem Arbeitsablauf reduzieren. Je mehr Sie automatisieren, desto weniger manuelle Eingriffe müssen Sie vornehmen, und diese Aktionen werden zu einem stärkeren Workflow kombiniert.

Generative KI ist am besten darin, Inhalte zu generieren. Mit nur wenigen Eingaben kann ChatGPT in wenigen Sekunden einen Entwurf ausspucken. Dieser erste Entwurf mag nicht fehlerfrei sein, aber er kann Sie wahrscheinlich zu 50% – 70% ans Ziel bringen. Dann können Sie es mit Inhalt, Ton und Stimme verfeinern, damit es zu Ihrem Unternehmen passt.

Betrachten Sie KI als einen Beschleuniger. Es kann komplexe Daten vereinfachen, lange und technische Informationen (wie Vorschriften) in einfaches Englisch übersetzen und mühsame manuelle Arbeit eliminieren. Sie müssen die Antwort jedoch noch überprüfen, anpassen und weiterführen.

Zu den eindeutigen Anwendungsfällen für ChatGPT gehören die Einhaltung von Vorschriften:

• Entwürfe für Richtlinien
• Inhalt kontrollieren
• Auslegung von Gesetzen und Vorschriften
• Mögliche Kontrollen
• Sprachliche Übersetzungen

Diese Liste ist nur ein Anfang – die Möglichkeiten sind schier endlos. Es geht darum, zu verstehen, was Sie erreichen wollen und wo KI einen Beitrag leisten kann.

Natürlich ist die generative KI nicht ohne Bedenken. Jeder – von den Aufsichtsbehörden bis zu den Erfindern selbst – versucht, die richtigen Sicherheitsvorkehrungen zu finden. In der Zwischenzeit gibt es einige Risiken, auf die Sie achten sollten:

Halluzinationen – ChatGPT ist darauf programmiert, eine Antwort zu geben, insbesondere das beste nächste Wort in einem Satz. Dabei könnte sie die Antwort erfinden, ohne dass diese auf Tatsachen beruht. Prüfen und bestätigen Sie die Antwort immer, bevor Sie Informationen weitergeben.

Voreingenommenheit – ChatGPT verwendet historische Informationen, um neue Inhalte zu erstellen. Das Problem ist, dass das, was z.B. 1970 akzeptabel war, nicht unbedingt den heutigen Standards entspricht. Und andersherum. Stellen Sie sicher, dass die von ChatGPT generierten Inhalte für Ihre Frage sowie für die Richtlinien und die Kultur Ihres Unternehmens relevant und angemessen sind.

Datenschutz und Sicherheit – ChatGPT speichert alles, was Sie in die Eingabeaufforderung eingeben, und integriert es in das Modell. Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Informationen Sie außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben. Schützen Sie sich, indem Sie die richtigen Anwendungsfälle und Ihre Parameter für deren sichere Nutzung definieren. ChatGPT gibt auch keine Quellen an, was es schwierig macht, die Richtigkeit und Zuverlässigkeit der angebotenen Informationen zu überprüfen.

• Compliance und Ethik sind tief in der Unternehmenskultur verankert.
• Ein Chief Compliance/Ethics Officer ist ein sichtbarer und geschätzter Teil der obersten Führungsebene.
• Technologie ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und fortschrittliche Analysen, um bei jedem Schritt vorausschauende, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Um mit den sich ständig ändernden Vorschriften und Richtlinien Schritt halten zu können, benötigen Sie eine flexible, skalierbare und integrierte Softwarelösung. Die richtige Technologie erhöht die Effizienz, beweist die Effektivität und steigert den Wert der Compliance-Funktion für das Unternehmen. Wenn Sie mögliche Lösungen prüfen, sollten Sie sich fragen:

Wo Sie mit der Umstellung auf Compliance beginnen sollten

Das Ziel ist es, die Corporate Compliance von einer nachträglichen, transaktionsbasierten Funktion zu einer vorausschauenden und datengesteuerten Funktion zu machen, die strategische Entscheidungen auf höchster Ebene beeinflussen kann. Hier sind 10 Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

1. Legen Sie fest, wie Ihr endgültiger Prozess aussehen soll.

2. Definieren Sie Ihre größten Herausforderungen.

3. Machen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme aller Vorschriften und Richtlinien, die Sie einhalten müssen.

4. Definieren Sie die Kontrollprozesse, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, und legen Sie die Messgrößen fest, mit denen Sie Ihre Fortschritte messen wollen.

5. Stellen Sie fest, wo sich die Informationen derzeit befinden und wer der Eigentümer ist.

6. Zentralisieren Sie alle aufsichtsrechtlichen Anforderungen und internen Richtlinien und integrieren Sie diese mit dem Risikomanagement Dritter, der Innenrevision und anderen Risikomanagementfunktionen.

7. Nutzen Sie Analysen, um Schwachstellen und Lücken in regulatorischen und politischen Initiativen zu identifizieren.

8. Ermitteln Sie, welche Änderungen notwendig sind, um Ihre Ziele zu erreichen.

9. Berechnen Sie eine Compliance- und eine Risikobewertung – und berücksichtigen Sie beides, um Prioritäten festzulegen.

10. Überwachen Sie die Effektivität Ihrer Kontrollen und nehmen Sie alle notwendigen Verbesserungen vor.