Cumplimiento Corporativo: La Guía Definitiva

Las organizaciones sin procesos repetibles y sostenibles para gestionar el cumplimiento corren un claro peligro de fracasar. Y si la tecnología o los procesos obsoletos están muy arraigados, puede que ni siquiera te des cuenta de lo grave que se ha vuelto la situación.

Ya no basta con marcar las casillas. Un paso en falso en el cumplimiento puede acarrear multas lo suficientemente elevadas como para paralizar el futuro de la organización. Las organizaciones incapaces de gestionar eficazmente el cumplimiento también abren la puerta a un daño reputacional que puede ser mucho más amplio y profundo que cualquier golpe monetario.

Los directivos y los consejos de administración están respondiendo exigiendo más a la función de cumplimiento. Quieren pruebas contundentes de que sus riesgos de cumplimiento corporativo se están abordando y gestionando eficazmente. ¿Puedes aportar esa prueba, o te basas principalmente en tu instinto?

La tecnología de nueva generación agrega todas las políticas, procedimientos y requisitos corporativos y legales de toda la organización en una ubicación centralizada para una visibilidad clara de tu riesgo de cumplimiento. Ahorrarás tiempo y dinero eliminando redundancias e identificando lagunas que podrían dejarte vulnerable. La tecnología también puede priorizar las acciones y minimizar el riesgo facilitando la colaboración en toda la organización e integrando el cumplimiento en la toma de decisiones cotidiana.

Sigue leyendo para obtener orientación sobre cómo transformar el cumplimiento de una función de marcar casillas en una máquina bien engrasada que integre a la perfección a las personas, los procesos y la tecnología con una visibilidad basada en los datos para defender el futuro de la organización.

El cumplimiento corporativo es responsable de garantizar que una organización cumple las leyes, normas y reglamentos que se aplican a la empresa. La función también es responsable de garantizar que los empleados y otras partes interesadas cumplan las normas, políticas y procedimientos internos.

El cumplimiento es complicado y caro de gestionar, y a menudo lo es más por las propias herramientas y procesos destinados a hacer el trabajo. De lo contrario, los equipos de cumplimiento capaces luchan con una tecnología anticuada y anticuada y con procesos ineficaces. Identificar tus mayores retos es el primer paso para superarlos. ¿Qué se interpone en tu camino?

1. Funciones aisladas
Los procesos de cumplimiento suelen crearse en respuesta a un acontecimiento concreto -una nueva normativa, un litigio, una investigación penal, etc.-, sin pensar apenas en cómo funciona todo en conjunto. Cuando las responsabilidades están amuralladas de esta forma, pocas personas tienen los medios, la motivación o la oportunidad de compartir información a través de las líneas funcionales.

2. Sistemas desconectados
Cuando las responsabilidades de cumplimiento están confinadas en silos, lo más probable es que la tecnología utilizada para llevar a cabo esas responsabilidades esté igual de desconectada. Esto hace que sea muy difícil gestionar eficazmente el cumplimiento en múltiples líneas de negocio, funciones o ubicaciones. Y sin una forma fácil de intercambiar datos, varias personas acaban buscando la misma información.

3. Procesos manuales
Gestionar el cumplimiento mediante hojas de cálculo, archivos compartidos y documentos probablemente tuvo sentido en algún momento. Pero estas herramientas simplemente no estaban diseñadas para seguir el ritmo de un mar de normativas en constante cambio. Puede llevar horas y horas actualizar manualmente cada hoja de cálculo en cada ubicación para adaptarla a un único cambio normativo. Multiplícalo por los cientos de cambios normativos que se producen en la vida real, y tendrás un problema. Cada dato que hay que volver a teclear o copiar y pegar también abre la puerta a más errores humanos.

4. Métricas incompletas -o inexistentes-
Reunir información de múltiples sistemas dispares -a menudo a mano- en informes significativos es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Cuando por fin se elabore un informe, puede que esté lamentablemente desfasado. Y sin la ayuda de análisis sofisticados para calcular el riesgo potencial y priorizar los esfuerzos, te quedas gestionando el cumplimiento corporativo en gran medida a través de una lente sólo capaz de centrarse en el pasado, no en el futuro.

5. Sin visibilidad
Sin una visión integrada de las actividades relacionadas con el cumplimiento, es casi imposible identificar lagunas e incoherencias en la forma de seguir y gestionar el cumplimiento. Eso significa que un riesgo perjudicial puede pasar fácilmente desapercibido o sin abordar porque no pudiste calibrar todo el impacto hasta que fue demasiado tarde.

El actual entorno social, económico y normativo de «no tomar prisioneros» está aumentando la presión sobre el cumplimiento desde múltiples frentes:

Escrutinio implacable de las partes interesadas.
En el mundo conectado de hoy, las organizaciones no tienen espacio para esconderse del juicio de los consejos, los clientes, los inversores, los reguladores o el público en general.

Normas y reglamentos siempre cambiantes.
El incesante torrente de cambios normativos hace que sea más difícil que nunca mantenerse al día, por no hablar de optimizar la función de cumplimiento.

Crecimiento exponencial de las relaciones con terceros.
No sólo heredas los riesgos de tus vendedores y otros proveedores externos, sino que te expones a cualquier fechoría de sus vendedores, de los vendedores de sus vendedores, y así sucesivamente.

Graves consecuencias en caso de fracaso.
Las multas por incumplimiento han alcanzado un máximo histórico, y el impacto en la reputación puede ser, como mínimo, igual de perjudicial.

La tecnología moderna hace que el cumplimiento sea menos doloroso, menos caro y menos arriesgado. Unifica los procesos de cumplimiento y las funciones de toda la organización para una colaboración sin fisuras y una información inteligente que impulse las decisiones basadas en datos. Ofrece enormes ganancias de eficiencia, al tiempo que reduce tanto los costes como el riesgo de incumplimiento. Con la tecnología integrada, incluso los equipos de cumplimiento más pequeños pueden seguir el ritmo de la presión constante de las exigencias externas e internas.

¿Qué puedes hacer con un software de cumplimiento actualizado?

Haz más cosas. La tecnología hace algo más que aliviar la carga del equipo de cumplimiento, aunque ciertamente lo hace. Automatiza los flujos de trabajo, las evaluaciones, las pruebas de control y las tareas de corrección, reduciendo drásticamente la cantidad de tiempo y esfuerzo que necesita el equipo de cumplimiento. Con la tecnología, puedes aprovechar una única evaluación para múltiples mandatos. Así, en lugar de perseguir interminablemente los datos, puedes centrarte en investigar los hechos, comprender las anomalías y solucionar los problemas.

Afronta el cambio sin fin. Una parte importante de la gestión del cumplimiento implica estar al tanto de un sinfín de normativas que están en constante cambio. La tecnología integrada está diseñada no sólo para seguir eficazmente el ritmo de las nuevas normativas y leyes, sino para ir un paso por delante de tu riesgo de cumplimiento y del impacto en la organización.

Saber quién hizo qué y cuándo. Tener todos los elementos relacionados con el cumplimiento en un único repositorio con sólidas capacidades de seguimiento te proporciona una pista de auditoría clara que documenta cada modificación.

Colabora sin problemas. Una solución integrada reúne todas las políticas, procedimientos y requisitos corporativos y legales en un único lugar de fácil acceso para todas las partes interesadas. Rompe los silos estableciendo procesos y controles coherentes en toda la organización. Al facilitar la comunicación con toda la organización, la tecnología también fomenta una cultura consciente de los riesgos y crea un sentido de propiedad en el que todos participan en la reducción de las posibilidades de incumplimiento de la organización.

Ten una visión global. La tecnología integrada te permite conectar iniciativas y datos para descubrir perspectivas reales sobre cómo una parte del programa afecta a otra y el impacto acumulativo en la organización. Con una mejor visión de tu programa en su conjunto, puedes identificar, priorizar y abordar mejor los problemas antes de que se conviertan en problemas en toda regla.

Responde a las preguntas difíciles. Con procesos racionalizados, datos en tiempo real y análisis incorporados, la tecnología de cumplimiento integrada agiliza y facilita la creación de informes significativos que inspiran decisiones basadas en datos. Los cuadros de mando te dan una visión continua de la eficacia de tus programas. Y los análisis avanzados aumentan la inteligencia humana extrayendo información nueva y más detallada de los datos. Disponer de este nivel de conocimiento también permite a los equipos de cumplimiento ofrecer asesoramiento estratégico y perspectivas predictivas a la dirección.

Servicios financieros:

Oficina de Protección Financiera del Consumidor Informe de Supervisión y Regulación de la Reserva Federal

Sanidad:

Oficina de Protección Financiera del Consumidor Informe de Supervisión y Regulación de la Reserva Federal

Seguridad:

Informe sobre la violación de datos de VerizonMITRE ATT&CK™.

Todas las industrias:

Base de datos VERIS
ISAC (Los ISAC miembros disponen de datos de evaluación comparativa para sectores específicos).

La inteligencia artificial tiene el poder de transformar casi todos los aspectos de la empresa, incluido el cumplimiento. El aprendizaje automático lleva mucho tiempo ayudando a analizar datos y predecir resultados. Pero la introducción de la IA generativa -como ChatGPT- lleva ese poder a un nuevo nivel.

Para el cumplimiento, la IA presenta nuevas oportunidades para automatizar, aumentar y acelerar los procesos de trabajo. Puede ampliar tus capacidades y tu alcance reimaginando cómo se hace el trabajo.

ChatGPT y otras herramientas de IA generativa se basan en grandes modelos lingüísticos entrenados en cantidades masivas de texto extraído de Internet para aprender los patrones del lenguaje humano. Los datos potencian sus capacidades, permitiéndole analizar datos, encontrar patrones e idear soluciones más rápido de lo que podría hacerlo cualquier ser humano.

Las repercusiones potenciales sobre el cumplimiento son amplias. La IA ya está ayudando a analizar las normativas y a compararlas con las políticas y prácticas de una empresa. Las empresas se preguntan cómo puede la IA hacer que los informes de los consejos de administración sean más rápidos, fáciles y mejores.

La IA puede ampliar el alcance del equipo de cumplimiento facilitando y agilizando las tareas asociadas. La IA puede incluso reducir los pasos necesarios en un flujo de trabajo. Con más automatización, tienes menos interacciones manuales, y esas acciones se combinan en un flujo de trabajo más sólido.

La IA Generativa es la mejor para generar contenidos. Con sólo unas pocas indicaciones, ChatGPT puede escupir un borrador en cuestión de segundos. Puede que ese borrador inicial no sea impecable, pero probablemente te aporte entre un 50% y un 70% del camino recorrido. Luego puedes refinarlo con sustancia, tono y voz para que se adapte a tu organización.

Piensa en la IA como un acelerador. Puede simplificar datos complejos, traducir información larga y técnica (como la normativa) a un inglés sencillo, y eliminar el tedioso trabajo manual. Sin embargo, aún debes revisar la respuesta, ajustarla y llevarla adelante.

Entre los casos claros de uso de ChatGPT para el cumplimiento de la normativa se incluyen:

• Proyectos de políticas
• Contenido de control
• Interpretación de leyes y reglamentos
• Controles potenciales
• Traducciones de idiomas

Esta lista es sólo un comienzo: el potencial es casi infinito. Se trata de comprender lo que intentas conseguir y dónde la IA puede suponer un impulso.

Sin duda, la IA generativa no está exenta de problemas. Todo el mundo -desde los reguladores hasta los propios inventores- está intentando averiguar las salvaguardias adecuadas. Mientras tanto, aquí tienes algunos riesgos que debes vigilar:

Alucinaciones – ChatGPT está programado para dar una respuesta, concretamente la mejor palabra siguiente de una frase. En ese proceso, podría inventarse la respuesta sin base alguna. Revisa y valida siempre la respuesta antes de transmitir la información.

Sesgo – ChatGPT utiliza información histórica para crear nuevos contenidos. El problema es que lo que era aceptable en, por ejemplo, 1970, puede no ajustarse a las normas actuales. Y viceversa. Asegúrate de que el contenido generado por ChatGPT es relevante y apropiado para tu pregunta y para las políticas y cultura de tu organización.

Privacidad y seguridad de los datos – ChatGPT captura todo lo que escribes en la consulta y lo incorpora al modelo. Sé consciente de la información que compartes fuera de tu organización. Protégete definiendo casos de uso adecuados y tus parámetros para utilizarlos con seguridad. ChatGPT tampoco cita las fuentes, por lo que es difícil verificar la exactitud y fiabilidad de la información proporcionada.

• El cumplimiento y la ética están profundamente arraigados en la cultura empresarial.
• Un director de cumplimiento/ética es una parte visible y valorada de la alta dirección.
• La tecnología permite la supervisión continua y el análisis avanzado para tomar decisiones orientadas al futuro y basadas en datos en cada paso del camino.

Para seguir el ritmo de las normativas y políticas en constante cambio se necesita una solución de software que sea flexible, escalable e integrada. La tecnología adecuada añadirá eficiencia, demostrará eficacia y elevará el valor de la función de cumplimiento para la organización. Cuando evalúes las posibles soluciones, plantéate preguntar:

Por dónde empezar tu transformación en materia de cumplimiento

El objetivo es que el cumplimiento corporativo deje de ser una función basada en transacciones a posteriori para convertirse en una función orientada al futuro y basada en datos, con poder para influir en las decisiones estratégicas al más alto nivel. Aquí tienes 10 pasos para empezar:

1. Determina cómo quieres que sea tu proceso final.

2. Define tus mayores retos.

3. Haz un inventario completo de todos los reglamentos y políticas que debes cumplir.

4. Define los procesos de control que garantizarán el cumplimiento y determina las métricas que utilizarás para medir tu progreso.

5. Averigua dónde reside actualmente la información y quién es su propietario.

6. Centraliza todos los requisitos normativos y las políticas internas, e intégralos con la gestión de riesgos de terceros, la auditoría interna y otras funciones de gestión de riesgos.

7. Utiliza la analítica para identificar los puntos débiles y las lagunas de las iniciativas normativas y políticas.

8. Identifica qué cambios son necesarios para alcanzar tus objetivos.

9. Calcula una puntuación de cumplimiento y una puntuación de riesgo, e introduce ambas para determinar las prioridades.

10. Supervisa la eficacia de tus controles e introduce las mejoras necesarias