RMIS : le guide définitif

Un système d’information sur la gestion des risques (SIGR) est une plate-forme logicielle permettant de collecter, de gérer, d’analyser et de communiquer des informations sur les risques, les sinistres et la sécurité.

Une SIMR rassemble toutes les données relatives aux risques assurés en un seul endroit afin de vous donner une vision claire de vos risques, de leurs relations et de leur impact sur l’organisation. Un RMIS permet de gagner du temps et d’améliorer la précision en automatisant les tâches et en rationalisant les flux de travail. Elle réduit l’exposition au risque, le stress lié à la gestion du risque et le coût total du risque.

Avec un SIGR, les équipes chargées des risques peuvent cesser de gérer des feuilles de calcul, des documents et des courriels et commencer à gérer les risques à un niveau stratégique.

« Pour être efficaces, les professionnels de la gestion des risques doivent être en mesure de convertir les données en informations, puis en informations exploitables. Les données doivent dire à l’entreprise ce qu’elle doit faire ensuite ».
– Bob Bowman, directeur de la gestion des risques, The Wendy’s Company

1. Travaillez-vous avec un seul assureur ou TPA (ancien et actuel) ?
2. La fréquence et la gravité de vos sinistres sont-elles faibles ?
3. Êtes-vous en mesure de rendre compte facilement à votre direction générale et/ou à votre conseil d’administration ?
4. Vos données sur les risques, la sécurité et les sinistres sont-elles facilement accessibles à tout moment et en tout lieu ?
5. Est-il facile de collecter et d’analyser les informations dont vous avez besoin pour les renouvellements d’assurance ?
6. Avez-vous confiance dans l’intégrité de vos données ?
7. Êtes-vous satisfait du niveau de compréhension que vous obtenez de votre analyse de données ?
8. Êtes-vous sûr qu’il n’y a pas de doublons ou de lacunes dans la couverture ?
9. Pouvez-vous consulter l’état d’avancement d’une demande ?
10. Vos rapports sont-ils faciles à exécuter et suffisamment sophistiqués pour répondre à vos besoins ?
11. Pouvez-vous répondre facilement aux questions concernant les primes, la couverture et les antécédents en matière de sinistres ?

Si la majorité de vos réponses sont « oui  » – Votre système actuel de gestion des risques fait son travail. Un examen périodique du statut vous permettra de rester sur la bonne voie au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins. (Quadrant 3)

Si la majorité de vos réponses sont « non  » – Votre système actuel est devenu plus un obstacle qu’une aide, et il limite votre capacité à gérer les risques de manière efficace. Un SIGR pourrait constituer la base dont vous avez besoin pour gérer les risques à un niveau plus stratégique. (Quadrants 1, 2 et 4)

Disposer du bon outil facilite toutes les tâches, et la gestion des risques ne fait pas exception à la règle. Trop souvent, cependant, les organisations se contentent de feuilles de calcul ou d’un ancien système obsolète, simplement parce que c’est ainsi qu’elles ont toujours procédé.

Les nouveaux outils du RMIS peuvent rendre tous les aspects de la gestion des risques plus faciles, plus rapides et plus efficaces.
Voici quelques-unes des façons les plus courantes d’utiliser un RMIS :

Un SIGR peut apporter un soulagement instantané à des problèmes de longue date en matière de gestion des risques.

Séparer les mythes du RMIS de la vérité

Avez-vous entendu dire qu’un RMIS ne sert qu’à traiter les demandes d’indemnisation ? Ou qu’un système de nouvelle génération est trop coûteux ? Toutes sortes de rumeurs troublantes circulent sur le coût et les limites d’un RMIS. Voici quelques conseils pour démêler le vrai du faux.

Mythe n° 1 : Une SIMR ne sert qu’à traiter les demandes d’indemnisation.

Vérité : un SIGR facilite la gestion des demandes d’indemnisation, la rend plus rapide et plus précise. Les utilisateurs disposent d’une source centralisée pour suivre l’état des demandes, valider les données et consulter l’historique des paiements. Vous pouvez même comparer les résultats de demandes similaires et analyser la cause d’un sinistre.

Mais la gestion des demandes d’indemnisation n’est qu’un début. Un SIGR intègre de manière transparente toutes les informations relatives aux risques, aux sinistres et à la sécurité dans un flux de travail unique, complet et actualisé à la minute près. Il vous donne la visibilité nécessaire pour gérer efficacement les risques dans l’ensemble de l’organisation. Il peut également révéler des lacunes ou des doublons dans la couverture et répartir les primes de manière appropriée.

La véritable puissance d’un SIGR réside toutefois dans l’utilisation du système pour identifier les risques et les tendances émergents qui pourraient autrement passer inaperçus, et pour y répondre. La vue centralisée, la plateforme accessible et les rapports améliorés d’un SIGR facilitent également la communication et la collaboration au sein de l’organisation.

Mythe n° 2 : Les utilisateurs du SIGR doivent être des experts en informatique.

Vérité : La génération actuelle de logiciels RMIS est facile à utiliser, avec des fonctions intuitives, intégrées et fiables.

Les tableaux de bord associent des graphiques visuellement attrayants à des analyses puissantes pour fournir les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Les rapports sont disponibles sur simple pression d’un bouton – aucun reformatage ou copier-coller n’est nécessaire. De plus, un système basé sur le cloud est accessible par n’importe qui, à tout moment et de n’importe où.

Toutefois, comme pour toute nouvelle technologie, une formation initiale est nécessaire pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans le RMIS. Oui, il y a une courbe d’apprentissage. Mais la valeur ajoutée d’une meilleure compréhension des risques dépasse de loin le coût d’un maintien de la routine actuelle.

Mythe n° 3 : Un SIGR fait le même travail qu’une feuille de calcul.

Vérité : Comparer un SIGR à une feuille de calcul, c’est comme comparer votre dernier téléphone intelligent à un téléphone à clapet des années 90. Les similitudes entre les deux s’arrêtent lorsque vous voulez faire plus que l’essentiel.

Les feuilles de calcul peuvent être un outil efficace pour gérer les risques dans les entreprises ayant un nombre limité de sites, d’employés, d’actifs et de transporteurs. Mais cet outil a du mal à suivre la quantité de données nécessaires pour gérer efficacement un portefeuille de risques croissant. Vous risquez de prendre des décisions commerciales cruciales sur la base de données obsolètes ou entachées d’erreurs.

Les feuilles de calcul sont particulièrement vulnérables :

• • Erreurs de données. Les feuilles de calcul reposent essentiellement sur le travail manuel pour collecter, vérifier, formater, consolider et saisir les informations. Non seulement ce processus prend énormément de temps, mais chaque frappe au clavier ou chaque action de copier-coller augmente le risque d’erreur humaine.
  • Menaces pour la sécurité. Il est notoirement difficile d’imposer des restrictions d’accès aux feuilles de calcul. Par conséquent, les informations peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Si la feuille de calcul contient des informations sensibles, l’entreprise peut avoir de sérieux problèmes.
  • Problèmes de récupération en cas de catastrophe. Que se passe-t-il en cas de perte ou de vol d’un ordinateur portable ? Vos données risquent de disparaître avec l’ordinateur portable, car les feuilles de calcul ne sont pas toujours sauvegardées automatiquement. En cas de véritable catastrophe, vous pourriez tout perdre.

Un SIGR minimise les erreurs de saisie en guidant les utilisateurs à travers un processus de collecte rationalisé. Les modifications et les mises à jour peuvent être effectuées instantanément, en un seul endroit et à un seul moment. Tout est documenté afin que vous sachiez toujours qui a effectué quelle modification et pourquoi.

L’accès à un RMIS est possible sur n’importe quel appareil et de n’importe où – à condition que l’utilisateur soit autorisé. De plus, un RMIS stocke et protège vos données dans un système sécurisé, basé sur le cloud, qui peut être vérifié par des tiers indépendants.

Mythe n° 4 : Un RMIS est identique à un autre.

Vérité : Toutes les plates-formes RMIS ne sont pas égales. Les organisations ont le choix entre deux options principales de RMIS : les options groupées et les options non groupées.

Les assureurs, les courtiers et les tiers administrateurs proposent un RMIS groupé. Le coût d’un RMIS groupé est souvent inclus dans le montant total facturé par le prestataire. Cependant, le système ne fonctionne qu’avec les données de ce fournisseur.

Si vous avez plusieurs transporteurs ou TPA, vous risquez de vous retrouver avec de nombreux systèmes, dont aucun ne peut communiquer entre eux. Pour obtenir une vue d’ensemble de vos risques, vous devez transformer les données dans un format commun, les consolider dans un emplacement central et répéter le processus chaque fois que le fournisseur émet une mise à jour. L’introduction de données provenant d’une autre source, telle que les services financiers ou juridiques, nécessitera probablement une interface personnalisée ou une saisie manuelle.

Un RMIS dégroupé est proposé par un fournisseur indépendant. Ce type de système consolide les données relatives aux risques, à la sécurité et aux sinistres provenant de toutes les sources internes et externes afin de vous donner une vue complète et intégrée de l’ensemble de votre portefeuille de risques.

Bien que les frais puissent sembler plus élevés que ceux d’un système groupé, un SIGR non groupé offre des fonctions et des capacités plus sophistiquées pour l’analyse et la production de rapports. Il peut également être personnalisé pour fonctionner avec vos systèmes existants. L’intégration avec les RH, par exemple, permet d’ajouter des informations importantes sur les employés directement dans vos analyses et rapports. Vous disposez ainsi d’une vision complète pour prendre des décisions cruciales en matière de risques et de sécurité.

Le système de gestion des risques qui vous convient le mieux dépend du nombre et de la complexité de vos risques – et de ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement ces risques. Les feuilles de calcul, par exemple, peuvent s’avérer utiles pour un petit nombre de risques relativement simples. Un RMIS groupé peut s’avérer utile pour les entreprises qui traitent principalement avec un seul assureur ou TPA.

Mais si vous essayez d’identifier les risques critiques à travers de nombreuses fonctions, lignes d’activité et sites – et de comprendre l’évolution des relations entre tous ces risques – vous avez besoin de la puissance d’un SIGR dissocié.

C’est le SIGR qui peut vous aider à transformer de grandes quantités de données sur la gestion des risques en opportunités claires pour atténuer les pertes et réduire les coûts globaux, ce qui aura un impact positif sur les résultats pour les années à venir.

Mythe n° 5 : Un RMIS est trop cher.

Vérité : L’achat d’un RMIS représente un investissement important, mais il est finalement rentabilisé. Voici comment :

1. Augmentation de la productivité. Combien de temps consacrez-vous actuellement à la collecte, au formatage et à la consolidation des données, puis à la transformation de ces informations en rapports utiles et exploitables ? Le logiciel RMIS fait tout cela automatiquement, ce qui vous libère du temps pour analyser les données et réagir de manière appropriée.

2. Remplace d’autres technologies. Quel que soit le système que vous utilisez, vous dépensez déjà de l’argent dans une technologie quelconque pour gérer les risques, la sécurité et les données relatives aux sinistres. Le coût total de la maintenance de ces systèmes et feuilles de calcul distincts pourrait vous surprendre. C’est autant d’argent qui peut être réorienté vers un RMIS.

3. Améliore la précision. La vue centralisée d’un SIGR vous aide à mieux comprendre les relations entre les risques critiques et l’impact cumulatif sur l’organisation. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides pour limiter les pertes et, en fin de compte, réduire les primes.

Le fait est qu’aucune technologie de gestion des risques n’est gratuite. Si le coût initial d’un SIGR vous semble élevé, imaginez que vous essayez de justifier une perte causée par une erreur de feuille de calcul non détectée. Le coût réel de toute solution doit être mesuré en termes de coût opérationnel total pour l’organisation sur le long terme.

La technologie, le service et les caractéristiques sont des éléments importants à prendre en compte lors de l’achat d’un SIGR, mais ce n’est qu’un début. Il est tout aussi important de comprendre vos besoins, de connaître les exigences de vos parties prenantes et de sélectionner le bon partenaire logiciel.

Voici dix conseils pour l’achat d’un SIGR afin de vous assurer d’obtenir la bonne solution – et le bon partenaire :

1. Faites l’inventaire de vos problèmes actuels.

Quels sont vos points faibles ? Quels sont les problèmes que vous rencontrez avec votre technologie actuelle ? L’application d’une nouvelle technologie à un processus défaillant ne le réparera pas. Au lieu de cela, identifiez d’emblée les pannes ou les goulets d’étranglement et fixez des objectifs clairs que vous souhaitez atteindre grâce à un SIGR.

2. Constituez votre équipe RMIS.

Un SIGR touche de nombreux domaines fonctionnels, il est donc important d’inclure toutes les parties prenantes dans le processus d’achat afin de s’assurer que leur voix est entendue. En rassemblant les différents points de vue dès le départ, vous vous assurez que les questions critiques sont abordées dès le début, ce qui permet d’éviter des retards coûteux par la suite.

Ceux qui se sentent écoutés tout au long de leur parcours d’achat d’un SIGR sont également plus susceptibles d’être de fervents partisans de la nouvelle technologie lors de sa mise en œuvre et au-delà.

3. Comprendre comment le RMIS fonctionnera avec votre technologie existante.

Des flux de travail inefficaces, des processus dépassés, un manque d’adhésion de la direction et une résistance au changement sont autant de facteurs qui peuvent nuire à l’efficacité de votre SIGR. Renseignez-vous sur les caractéristiques et les capacités de la technologie RMIS envisagée et comparez-les à vos systèmes et à vos besoins actuels.

Gardez à l’esprit que ce n’est pas parce qu’une chose a toujours été faite d’une certaine manière qu’il s’agit de la meilleure. Examinez vos flux de travail en détail pour voir s’il n’y a pas une façon plus efficace de faire le travail.

Les systèmes d’information sur la gestion des risques devraient accroître la productivité en éliminant les tâches manuelles lourdes, ennuyeuses et inefficaces. Le temps ainsi gagné peut être réorienté vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui renforcera l’efficacité de vos efforts en matière de gestion des risques.

4. Testez le RMIS.

Prenez le temps de demander une démonstration ou un essai et vérifiez par vous-même l’exactitude des affirmations du vendeur.

Dans quelle mesure l’expérience utilisateur est-elle facile et intuitive ? Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont-elles accessibles à partir d’une tablette, d’un téléphone ou d’un ordinateur portable ? Les rapports et les analyses sont-ils suffisamment sophistiqués pour répondre à vos besoins ? Est-il facile d’élaborer les rapports dont vous avez besoin ?

Renseignez-vous sur la qualité de l’interface du RMIS avec les systèmes de ressources humaines, de gestion des salaires, les systèmes juridiques et les autres systèmes internes et externes. Voyez également s’il s’intègre de manière transparente à des domaines situés en dehors des limites traditionnelles du SIGR en matière de risque assurable, notamment la gestion du risque d’entreprise, la gestion du risque de tiers, la conformité, l’audit interne, et bien d’autres encore.

5. Prévoyez du temps pour la mise en œuvre.

Un RMIS est un système vaste et complexe doté de multiples interfaces. Comme toute mise en œuvre d’un logiciel à l’échelle de l’entreprise, la mise en œuvre d’un SIGR ne se fait pas d’un coup de baguette magique. Remplacer un système vieux de plusieurs décennies en l’espace de quelques semaines n’est pas réaliste et risque d’aboutir à des résultats décevants.

Prévoyez suffisamment de temps pour analyser, concevoir, planifier, tester et exécuter le logiciel – et prévoyez du temps supplémentaire pour toute inconnue découverte au cours du processus. Divisez le processus de mise en œuvre en phases gérables et maintenez des lignes de communication claires entre toutes les parties.

Ne vous précipitez pas. Ne lésinez pas sur le temps de formation des utilisateurs.

6. Sachez comment vos données seront stockées et protégées.

Le RMIS est-il basé sur l’informatique en nuage ? Quels sont les contrôles mis en place pour empêcher tout accès non autorisé ? L’infrastructure de sécurité a-t-elle été certifiée de manière indépendante ?

Où sont hébergées vos données ? Et comment ces centres de données sont-ils protégés ? Qu’en est-il en cas de catastrophe ?

7. Travaillez avec des personnes que vous appréciez et en qui vous avez confiance.

Les caractéristiques et les fonctionnalités d’un SIGR sont importantes, mais ce sont les personnes qui font la différence. En réalité, les candidats au RMIS qui vous intéressent le plus peuvent offrir des caractéristiques et des fonctionnalités assez comparables. Dans ce cas, c’est une question de personnes.

Le fournisseur du RMIS s’engage-t-il à établir un partenariat avec vous ? Êtes-vous à l’aise avec les personnes avec lesquelles vous travaillerez et seront-elles en mesure de résoudre les problèmes ? Les membres de l’équipe sont-ils désireux d’en savoir plus sur votre entreprise, sont-ils créatifs dans la résolution des problèmes et sont-ils à l’écoute ?

8. Exigez un service de qualité.

Renseignez-vous sur le type d’assistance proposé : téléphone, portail en ligne, courrier électronique, etc. – et le temps de réponse garanti.

Pouvez-vous accéder à un service clientèle personnalisé pour les questions plus complexes, ainsi qu’à un service d’assistance traditionnel pour les questions plus courantes ?

Le service doit aller bien au-delà de la mise en œuvre. Le fournisseur du RMIS dispose-t-il d’une équipe dédiée à votre réussite à long terme ?

9. Sachez ce que vous achetez.

Comprenez bien quelles sont les fonctionnalités, les services et l’assistance couverts par votre contrat RMIS et ce qu’il pourrait vous en coûter si vos besoins évoluaient. Vous voulez un système qui puisse facilement évoluer et s’adapter à la croissance de votre entreprise sans reconfiguration coûteuse ou perturbatrice.

10. Et sachez à qui vous achetez votre RMIS.

Assurez-vous toujours que le fournisseur de SIGR a démontré son expertise en matière de technologie, de risque et d’assurance, et qu’il dispose de la longévité et des ressources nécessaires pour tenir ses promesses sur le long terme.

Un SIGR est un investissement important qui va bien au-delà de la technologie. L’attention, le respect et l’intérêt sincère dont vous faites l’objet de la part de chaque vendeur au cours du processus d’achat sont une bonne indication de ce qui vous attend.

Faites preuve de diligence. Avec le bon partenaire RMIS, votre nouveau RMIS vous facilitera la tâche, rendra votre équipe plus performante et renforcera votre entreprise.

Entamez la conversation

1. Amélioration des processus.

Un SIGR simplifie et accélère les processus manuels tels que la collecte de données et la mise en forme de rapports, ce qui permet au personnel de se concentrer sur l’amélioration de la sécurité, la réduction des pertes et d’autres tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée à l’organisation.

2. Réduction des coûts.

Un SIGR peut permettre de réaliser des économies immédiates en réduisant considérablement les coûts de main-d’œuvre grâce à l’automatisation et à l’amélioration des flux de travail. À plus long terme, un SIGR peut identifier d’autres possibilités de réduction des coûts grâce à l’analyse et à la compréhension de tendances qui auraient pu passer inaperçues auparavant.

3. Le retour sur investissement.

Un RMIS est presque toujours amorti, souvent en deux ans seulement.

Le bon SIGR facilitera certainement le travail du gestionnaire de risques et renforcera l’équipe. Il peut également améliorer la communication entre les services et la direction générale et accroître la visibilité de la gestion des risques dans l’ensemble de l’organisation.

Le défi consiste à convaincre les autres de la valeur que peut apporter un RMIS. La preuve la plus convaincante est l’économie directe que vous réalisez grâce à l’amélioration de la sécurité, à la diminution des demandes d’indemnisation et à des processus plus efficaces. Tout aussi importants – bien que plus difficiles à quantifier – sont les avantages stratégiques qui découlent de l’optimisation des ressources limitées et de la prise de décisions plus intelligentes et plus rapides en matière de risques.

Si vous cherchez de l’aide pour gérer un portefeuille de risques en expansion, un SIGR pourrait valoir la peine d’être investi – et pourrait apporter des dividendes durables et positifs à l’ensemble de l’organisation.