No mundo digital e interligado de hoje, os fornecedores e parceiros são mais importantes do que nunca - e o software de gestão de risco do fornecedor utilizado para gerir essas relações é crítico.

As consequências de não estar no topo da gestão do seu risco podem ser enormes. Considere isto: Espera-se uma escassez de chips semicondutores custou à indústria automóvel $110 mil milhões só este ano. O software certo pode ajudá-lo a identificar com antecedência esse tipo de risco do fornecedor, para que se possa preparar melhor e minimizar o impacto. O objectivo é ajudar o seu negócio a ser mais bem sucedido numa fase de mudança.

O que fazer antes de saltar para o processo de RFP

Ponha os seus patos em fila com alguma preparação prévia. Aqui estão cinco dicas para o ajudar a preparar-se para um novo software de gestão de riscos de fornecedores.

1. Reúna a equipa.

Será muito mais bem sucedido a longo prazo se começar por envolver todas as pessoas certas dentro da organização.

Talvez já saiba o que o software actual de gestão de risco do fornecedor pode contribuir para o sucesso da sua organização. Mas há muitos outros que podem oferecer uma visão valiosa sobre o que a empresa precisa.

Solicitar a contribuição daqueles que irão trabalhar diariamente com o sistema. Os utilizadores empenhados da linha da frente podem fornecer informações valiosas de um ponto de vista prático. E é muito melhor incorporar as suas perspectivas no início do que depois do facto.

Também ajuda a incluir aqueles que seguram os cordões da bolsa. Obtenha a adesão da liderança no início, demonstrando o valor do software de gestão de risco do fornecedor para o seu negócio. Quando faz uma argumentação comercial convincente à partida, a sua viagem torna-se muito mais suave.

2. Simplificar as práticas actuais.

Não há nada a ganhar em tornar um processo quebrado mais eficiente ao ser quebrado. Resistir a cair na armadilha de continuar o status quo simplesmente porque as coisas sempre foram feitas dessa forma. Antes de iniciar a procura de novo software, leve tempo a reexaminar as suas práticas actuais para se certificar de que funcionam - e são eficientes. Caso contrário, esta é a sua oportunidade de fazer mudanças.

Em termos simples, se as coisas não estiverem actualmente a funcionar como deveriam, remediar a situação antes de acrescentar automatização ou implementar novo software. E isso inclui a correcção de quaisquer problemas de qualidade dos dados. Maus dados continuarão a ser maus dados num novo sistema - o que irá negar o valor do seu investimento.

Quaisquer melhoramentos que fizer agora irão compensar mais tarde com um impacto maior e mais rápido do seu novo software VRM.

3. Avalie o que precisa.

Ao racionalizar as suas práticas actuais, pergunte-se o que mais é necessário para gerir eficazmente os fornecedores terceiros.

- Que informações lhe faltam? O que não pode fazer com a sua tecnologia actual que gostaria de fazer? Quais são os seus pontos de dor diários?

- Sabe quais são os vendedores que estão em conformidade? Quão fácil é rastrear quando um vendedor está a ficar fora de conformidade?

- As notificações são automatizadas?

As notificações automáticas são especialmente críticas para vendedores de alto risco que têm acesso aos seus sistemas e/ou que fornecem recursos críticos para as suas operações. Estes vendedores também precisam de ser avaliados com maior frequência e em maior detalhe.

Se estiver a confiar em demasiados processos manuais, informações importantes podem facilmente cair através das fendas. E quanto mais vendedores depender, maior é o risco.

4. Ter um plano.

Agora que compreende melhor o que precisa, trace um plano para avançar e fazer uso eficaz dos compromissos de tempo dos membros da equipa.

Estabelecer um calendário de gestão de projectos para todo o processo, para garantir que se mantém no bom caminho. Construa um cronograma começando com as suas avaliações iniciais, seguido por elaboração de um RFPA Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia, a Comissão Europeia e a Comissão Europeia. Certifique-se de incluir tempo adequado para limpeza de dados, testes do sistema, e testes de aceitação por parte dos utilizadores. E dar tempo para fazer quaisquer ajustes necessários antes de entrar em funcionamento.

5. Preparar para a resistência.

A natureza humana é resistir à mudança. A mudança é especialmente difícil para aqueles que estão satisfeitos com a forma como as coisas estão. Tal resistência pode certamente ser superada - se estiver preparado.

Uma forma de ultrapassar a resistência é incluir os prováveis opositores na equipa. Isso não só os ajudará a sentir que a sua contribuição é valorizada, como também o seu cepticismo pode iluminar potenciais problemas e levantar pontos importantes desde o início.

Para encorajar uma maior aceitação por parte dos utilizadores, desenvolver um programa de formação atencioso. Quanto mais preparado estiver para demonstrar o valor do software e como ele pode libertar tempo para trabalhos mais interessantes, melhor será a sua capacidade para ultrapassar qualquer resistência.

Dado que a utilização de terceiros continua a crescer, as organizações precisam de prestar uma atenção rigorosa à forma como estas relações e riscos relacionados são geridos. E o software de gestão de riscos de fornecedores que automatiza processos, uniformiza avaliações, envia alertas proactivamente é cada vez mais essencial para o sucesso a longo prazo. Tudo o que é preciso é um pouco de preparação.

Para mais informações sobre como se preparar para novo software, descarregue o e-book do OCEG, "Preparação para uma mudança na tecnologia TPRM," ou saiba mais sobre Riskonnect's Software de Gestão de Riscos de Terceiros.