Selecção de um novo sistema de informação de gestão de risco (RMIS) fornecedor pode ser uma decisão difícil de tomar, e depois completar o acordo contratual pode ser um processo árduo. Muitas vezes os clientes tomam a decisão de mudar os sistemas com a melhor das intenções, tais como: melhorar os processos, ou colmatar lacunas de funcionalidade com o seu sistema actual. No entanto, esta mudança pode ser uma perspectiva assustadora para os utilizadores. Abaixo estão três dicas rápidas directamente da equipa de implementação do projecto Riskonnect para ajudar a tornar o processo tão suave quanto possível para todos os envolvidos.

  1. Incluir todas as partes interessadas aplicáveis desde o início.
    É importante planear a mudança nos sistemas, bem como planear a preparação do pessoal para lidar com a mudança. A inclusão de membros-chave do pessoal que acabarão por utilizar o sistema no processo de implementação é fundamental para ajudar o pessoal a adaptar-se à mudança, e assegurar que os utilizadores mais afectados pela mudança tenham uma palavra a dizer na concepção final do produto. Isto pode muitas vezes significar a diferença entre a adaptação rápida e a adopção positiva do novo produto versus resistência extrema à mudança.
  2. Não tenha medo da mudança.
    Tem de estar aberto à mudança dos fluxos de trabalho e processos existentes que não sejam eficientes, ou que simplesmente não estejam a trabalhar para a sua organização. Os clientes geralmente escolhem um novo fornecedor porque querem mudar; contudo, há uma tendência para recriar os fluxos de trabalho existentes, ecrãs, etc., sendo utilizados no produto antigo. Uma das responsabilidades dos membros da sua equipa de projecto de implementação é compreender o que está e não está a funcionar no seu fluxo de trabalho actual, e depois fazer recomendações sobre formas mais eficientes de lidar com eles dentro do seu novo sistema.
  3. Teste, teste, teste, e depois teste mais alguns!
    Os testes ao longo de todo o projecto são críticos para uma implementação bem sucedida. Ser membro da equipa do projecto de implementação é provavelmente um segundo trabalho para si e pode parecer um fardo, por vezes. Contudo, os projectos mais bem sucedidos são aqueles para clientes que estão activamente envolvidos no projecto, e que reservam tempo concentrado para testar cada um dos resultados. Envolver os utilizadores finais nos testes. Se não ficarem satisfeitos, ouvirão falar dissoI É muito mais fácil fazer alterações antes de entrar em funcionamento.

Podem parecer dicas simples, mas garantir que toma estes três conselhos em consideração antes de entrar na implementação de uma solução RMIS irá prepará-lo melhor para assumir este projecto complexo. Quanto mais planear antecipadamente e pensar em todas as partes interessadas, passos, tempo, esforço e requisitos de uma implementação, mais fácil será o processo para todos e mais provável será que os seus utilizadores finais se adaptem melhor ao novo sistema.