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Desafio

O transporte para Londres tem centenas de projectos em curso em qualquer altura - e uma viagem suave até à sua conclusão é uma prioridade.

A autoridade de transportes integrados é responsável pelo funcionamento quotidiano da rede de transportes públicos de Londres, que inclui o metro de Londres, bem como estradas, pontes, túneis, e outros bens de superfície.

Alguns projectos - como a extensão de uma linha subterrânea - são muito grandes e altamente visíveis. Os orçamentos e os prazos estão disponíveis ao público. E todos, desde políticos ao público em geral, podem ver como um projecto está a progredir e exprimir as suas opiniões, o que só aumenta a pressão.

O desafio é completar os projectos a tempo e dentro do orçamento com uma equipa de apenas 25 especialistas em risco. "Precisamos de colocar a nossa equipa nos projectos onde os seus conhecimentos são mais necessários e ajudar a organização em geral a assumir o trabalho de gestão de riscos e controlos para mais projectos de rotina", explica Ajay Patel, chefe de riscos - projectos e programas para a TfL.

Solução

A TfL recorreu ao software de Gestão de Risco de Projecto da Riskonnect há cerca de duas décadas e nunca olhou para trás.

A organização utiliza o software para identificar, avaliar, e mitigar os riscos associados à sua diversificada carteira de projectos. Menus drop-down e campos auto-preenchidos facilitam a entrada de dados para qualquer pessoa na organização, e os dados são sempre consistentes e credíveis.

"A qualidade dos dados é fundamental", explica Patel. "O escrutínio governamental é rigoroso. São-nos feitas perguntas muito detalhadas a nível de projectos individuais sobre o risco, o apetite geral, e quanto financiamento é apropriado. O Riskonnect proporciona certeza - e isso realmente gera confiança".

TfL pode facilmente fazer alterações aos campos, menus, e outras personalizações de software de rotina em si. E a equipa Riskonnect está lá para ajudar em qualquer coisa complicada. "Somos capazes de fazer o que nos apetece com o sistema até certo ponto - e esse grau de flexibilidade é inestimável", diz Patel.

Os riscos são pontuados utilizando uma matriz de qualidade de avaliação de risco do projecto. A equipa da TfL tem acesso actualizado para assegurar que os riscos de engenharia, de entrega e comerciais foram todos capturados e que as ligações entre riscos e pressupostos foram correctamente reconhecidas.

O software também oferece simulação de Monte Carlo para prever a probabilidade de ocorrência e o possível impacto financeiro para diferentes situações de risco. De acordo com Patel, esta capacidade abriu os olhos das pessoas para o valor da utilização de modelos estatísticos para prever resultados de risco - o que ajudou a elevar a estatura da gestão do risco na TfL.

Ao longo dos anos, a organização acumulou uma extensa quantidade de dados históricos de registos de riscos, custos totais de projectos concluídos, e conhecimentos para alterações de âmbito, que são introduzidos no sistema para refinar projecções e assegurar que os riscos correctos estão a ser capturados e pontuados.

Os resultados são integrados no orçamento e na cronologia de um projecto para tornar os resultados mais previsíveis. "Trata-se de amortecer o golpe antes que ele possa acontecer", comenta Patel. Ele observa que o software também se integra bem com outras plataformas utilizadas para seguir cronogramas e marcos.

De importância crescente, Riskonnect é também utilizado para ajudar a classificar projectos em duas categorias principais - toque leve e toque melhorado. Os projectos de toque leve - como a substituição de pistas ou o revestimento de estradas - utilizam o software para identificar e gerir os riscos, mas a execução é largamente tratada pela equipa de entrega do projecto. Projectos tácteis melhorados - como a nova linha de trânsito Crossrail - obtêm a perícia dos especialistas de risco da TfL, para além do software.

Os projectos acima da marca dos 15 milhões de libras são geralmente considerados de toque reforçado, mas Patel assinala que o custo é apenas um ponto de partida. A complexidade e a visibilidade de um projecto também entram em jogo, como caracterizado por simples, padrão, significativo, ou importante.

"Cerca de 100 milhões de libras esterlinas de projectos são de facto bastante rotineiros e podem ser bem geridos pela equipa de entrega do projecto utilizando o Riskonnect", explica. "Por outro lado, cerca de £5 milhões de projectos são extremamente complexos ou inovadores e requerem um especialista. O Riskonnect fornece uma análise quantitativa detalhada, mas a interpretação humana é importante".

Resultados

Um dos primeiros projectos a utilizar o software Riskonnect foi a extensão da linha do Jubileu ao Canary Wharf. Foi um sucesso retumbante - e a utilização do Riskonnect passou rapidamente a partir daí. Recentemente, a TfL completou a extensão da linha do Norte antes do calendário e abaixo do orçamento. "A gestão de risco - e Riskonnect - são uma grande parte desse sucesso", observa Patel.

"O Riskonnect permitiu uma cultura de pensamento de risco que não existia antes", acrescenta ele. "A organização vê agora a gestão do risco como um valor acrescentado, e não apenas como um exercício de colagem de caixas".

Para a TfL, as grandes questões são sempre: quanto custará um projecto e quanto tempo demorará. Com Riskonnect, a organização pode usar o risco para fazer estimativas mais precisas e resultados mais previsíveis. "Para consistência, transparência, excelente análise, e adaptabilidade, o software da Riskonnect é absolutamente crítico para a nossa gestão de risco de projecto. Nunca poderíamos voltar aos dias das folhas de cálculo. O Riskonnect detém uma riqueza de informação de que precisamos para avançar".

"Mas a verdadeira jóia é a parceria que construímos ao longo dos anos", diz ele. "Reunimo-nos como indivíduos para além das nossas funções de gestão de risco/vendedor de software - e para além do próprio software - como uma comunidade que partilha as melhores práticas e mostra aos outros como realizar projectos de sucesso. Estamos a preparar o caminho para o futuro".

Para mais informações sobre gestão de risco de projectos, consulte Riskonnect's Solução de software de Gestão de Risco de Projecto.