A racionalização do seu trabalho começa com a compreensão de onde as coisas estão a falhar. As pessoas, a tecnologia - mesmo os próprios dados - podem inibir a sua capacidade de obter a informação de que necessita para gerir o risco de forma eficaz. Aqui estão cinco passos para ajudar a desbloquear o fluxo de informação em todo o seu ecossistema de risco.

1. Mapear o seu ecossistema de risco. Quem são as suas partes interessadas? Como é que a informação flui entre eles? Que ligações estão a atrasar as coisas? Uma vez conhecidas estas respostas, pode definir as suas prioridades e atacar primeiro os maiores pontos de atrito.

2. Estabelecer expectativas claras. Todos os intervenientes precisam de compreender os seus papéis individuais e como se enquadram no contexto do panorama geral. Precisam de saber que informação está disponível, onde se encontra, e quem a possui - bem como o que os outros precisam dela para fazer o seu próprio trabalho. Colocar os dados nas mãos de todos os que poderiam beneficiar, em vez de limitar o acesso a um pequeno número seleccionado, irá construir energia em todo o ecossistema.

Mesmo o formulário online mais fácil de utilizar, por exemplo, provavelmente não é suficiente para convencer sozinho o gestor da frota a subir na lista de valores prioritários. O que pode fazer o truque, contudo, é se o gestor de frota também compreender para que é que a informação está a ser utilizada, porque é necessária uma resposta rápida, e como é que isso o beneficiará individualmente, bem como à empresa em geral.

3. Criar uma cultura de risco. Uma forte cultura de risco caracterizada por um propósito comum, vocabulário partilhado e comunicação transparente pode orientar o comportamento diário a todos os níveis da organização - e fornecer um quadro de apoio em tempos de crise. Pode também encorajar a melhoria contínua, tornando-a aceitável para desafiar construtivamente o status quo.

4. Pense estrategicamente sobre os dados. Quão fácil é obter os dados de que necessita para tomar decisões prospectivas? Com um acesso fácil aos dados em tempo real, é possível estar à frente de potenciais problemas e tomar decisões de uma perspectiva estratégica.

5. Escolher a tecnologia certa. A tecnologia pode eliminar atrasos causados por trabalho manual moroso, ao mesmo tempo que fornece dados mais precisos e análises mais rápidas. Os dados de todas as transportadoras, TPAs, departamentos internos e outros intervenientes podem ser automaticamente consolidados, validados e formatados. Ferramentas feitas à medida podem analisar incidentes, reclamações, prémios, políticas, e muito mais. Relatórios fáceis de interpretar estão geralmente disponíveis com o clique de um botão. A tecnologia requer, de facto, um investimento inicial. No entanto, em última análise, quase sempre paga por si própria.

Tudo se resume a obter dados completos, oportunos e precisos nas mãos certas. Só então terá a percepção estratégica e a capacidade de tomar melhores decisões e, em última análise, reduzir os custos.