Sistemas de Informação de Gestão de Riscos (RMIS) foram inicialmente desenvolvidos como uma forma de as organizações consolidarem dados de múltiplas fontes numa única plataforma. Isto significava que os seus incidentes e reclamações eram comunicados directamente à sua transportadora ou TPA, e uma vez por mês, a transportadora/TPA devolvia electronicamente esses dados para que pudesse descarregá-los para uma Aplicação RMIS. Uma vez carregados todos os dados no RMIS, era possível executar relatórios consolidados em folhas de cálculo para acompanhar as contagens de perdas e as finanças durante um período de tempo específico. Na altura, este fluxo de trabalho foi considerado de vanguarda.

Os gestores de risco precisam hoje em dia de rastrear muito mais do que apenas contas históricas e financeiras. Necessita de tendências e análises em tempo real para todos os incidentes encontrados, e não apenas para as reivindicações reais apresentadas. Portanto, a questão é como pode obter dados mais imediatos e detalhados se utilizar uma transportadora/TPA para administrar e tratar as suas reivindicações?

A resposta pode ser encontrada com o seu RMIS. Pode utilizar o seu RMIS como o veículo de entrada principal em vez do transportador/TPA. O RMIS pode exportar os dados necessários para o transportador/TPA com a frequência que for considerada necessária. O transportador/TPA pode então devolver ao RMIS os dados financeiros, notas e outros dados de gestão de reclamações com o processo padrão de actualização de dados.

Este fluxo de trabalho actualizado oferece inúmeros benefícios e conduz a custos mais baixos:

  • Notificação imediata de novos incidentes - Obtém visibilidade imediata nos eventos assim que estes são submetidos. A submissão também pode desencadear automaticamente notificações a diferentes partes internas e externas, com base em dados específicos do evento. E para eventos mais graves, pode tomar medidas imediatas para mitigar a exposição a perdas e manter os custos baixos.
  • Rastrear cada incidente - A principal função do seu transportador/TPA é tratar de reclamações. Se receber utilizando o seu RMIS, pode exigir que todos os incidentes - incluindo os quase-acidentes - sejam introduzidos para melhorar as tendências e a prevenção de futuros acidentes.
  • Redução de custos por registo - O portador/TPAs cobra normalmente por registo. Se estiver a receber os seus incidentes através do RMIS, pode controlar quais os registos que são enviados para a transportadora/TPA. Por exemplo, não exportaria incidentes ou quase-acidentes para a transportadora/TPA, mas utilizaria esses dados para efeitos de tendências no âmbito do RMIS.
  • Dados mais robustos - É possível controlar quais os dados que são recebidos, o que é necessário, e em que formato os dados são recebidos. O transportador/TPAs pode não capturar todos os dados de que necessita para compreender os detalhes da sua perda. O seu trabalho é simplesmente avaliar a cobertura e pagar o sinistro o mais rapidamente possível pelo valor mais baixo em dólares. As organizações tipicamente querem mais informações sobre todos os eventos para implementar procedimentos que evitem que eventos semelhantes voltem a ocorrer.
  • Dados mais precisos - Se utilizar um centro de atendimento telefónico para receber incidentes, o que é dito por telefone pode nem sempre ser introduzido com precisão no sistema. Por outro lado, uma ferramenta de notificação electrónica introduz os dados directamente na fonte, eliminando assim quaisquer discrepâncias de interpretação. Os dados capturados são os dados de que necessita.
  • Fluxos de trabalho de múltiplos transportadores/TPA - Se tiver múltiplas transportadoras/TPAs, pode automatizar quais os incidentes que são enviados para cada transportadora/TPAs com base na informação introduzida através da ferramenta de entrada.

Se estiver interessado em implementar este fluxo de trabalho, explore as suas opções com o seu fornecedor de RMIS e transportadora/TPA. Há, no entanto, alguns itens a considerar ao determinar se este fluxo de trabalho irá funcionar para si:

  • O novo fluxo de trabalho irá beneficiar a sua organização? Deverá mitigar o seu próprio risco, a menos que já tenha um programa de custos garantido com a sua transportadora/TPA actual. Informe-se junto da sua Transportadora/TPA sobre as economias de custos que poderia esperar ao alterar os fluxos de trabalho existentes e qual o custo que incorreria para implementar um novo fluxo de trabalho e determinar se o custo líquido é aceitável.
  • A sua transportadora/TPA pode consumir incidentes electrónicos? A maioria dos sistemas actuais tem a capacidade de exportar e importar dados electronicamente com zero a um mínimo de intervenção humana, por isso confirme que o sistema do seu transportador/TPA pode acomodar isso em conformidade.
  • O seu RMIS actual pode apoiar a frequência de exportação requerida pela sua organização e pela transportadora/TPA? Todos hoje em dia querem enviar e receber informação o mais rapidamente possível. A sua transportadora/TPA precisa de informação diária, de hora a hora, ou mesmo em tempo real? Poderá então determinar se o seu RMIS actual pode suportar essa frequência.
  • Está preparado para conceber o fluxo de entrada? É responsável por determinar o que deve ser incluído no questionário de admissão, bem como por testar e implementar internamente o processo alterado. Ao avaliar o que incluir no formulário de admissão, o actual guião da sua transportadora/TPA pode ser um bom ponto de partida - ou poderá já ter um formulário em papel para a recolha inicial de dados. O seu fornecedor de RMIS também deve ter alguns formulários padrão para o iniciar, e eles podem consultá-lo no processo de concepção. Em qualquer caso, esteja preparado para investir o tempo necessário na concepção e teste do fluxo de trabalho de entrada para garantir o sucesso.

Em suma, um investimento inicial de tempo relativamente pequeno pode ter um retorno duradouro em termos de exactidão, actualidade e exaustividade das suas reclamações e dados de incidentes - e isso pode levar a custos mais baixos. Melhor de tudo, a tecnologia já faz parte do seu RMIS. Então, de que é que está à espera?