Como o Departamento de Educação de Queensland transformou as suas capacidades de informação e tomada de decisões com uma visão única do risco

INDÚSTRIA
Governo e Educação

LOCALIZAÇÃO
Austrália

NÚMERO DE EMPREGADOS
85,000

O terceiro maior estado da Austrália depende da solução Riskonnect para monitorizar o risco e o cumprimento nas escolas e gabinetes regionais.

O Departamento de Educação de Queensland fornece serviços de educação de classe mundial para pessoas em todas as fases do seu desenvolvimento pessoal e profissional. Através das suas carteiras chave de Infância e Educação, o Departamento emprega mais de 85.000 pessoas em Queensland, com pessoal localizado em mais de 1.200 locais de trabalho, incluindo escolas estatais e escritórios regionais. Sendo o terceiro maior estado, Queensland é responsável por mais de 20% de matrículas de educação no país.

O Desafio

Os seus professores e directores são apoiados por uma gama diversificada de pessoal especializado, empresarial e de apoio que supervisiona e gere tanto as operações diárias como estratégicas para assegurar o bom funcionamento em toda a organização.

Com um número tão elevado de funcionários e estudantes em todo o Estado, o Departamento precisa de assegurar-se de que protege contra quaisquer eventos adversos que possam afectar a sua comunidade financeira, social e também manter o bem-estar individual.

Nos últimos cinco anos, o número e a complexidade dos riscos que precisam de ser geridos em toda a organização para o conseguir aumentaram significativamente, resultando em que a equipa de gestão empresarial seja responsável por uma série de riscos departamentais de natureza e prioridade diferentes.

Os riscos podem variar desde a restauração de um elevado crescimento populacional (no Sul), questões de isolamento para cidades remotas (ensino à distância no Norte), ataques de crocodilos no Norte do estado até eventos meteorológicos tais como ciclones que forçam o encerramento de escolas em todo o estado e subsequentes riscos de inundações. Reconhecendo a importância de uma gestão de risco robusta, o Departamento investiu na solução de Gestão de Risco de Projecto Riskonnect.

A solução da Riskonnect não só cumpriu os nossos requisitos, como também a PRM foi intuitiva e correspondeu à nova forma como estávamos a falar de risco. Permite-nos visualizar os riscos de forma diferente.

Robyn Albury, Director Executivo, Estratégia de Governação e Planeamento

Uma visão única do risco num quadro de gestão empresarial

À medida que os seus sistemas de gestão em vigor se foram tornando cada vez mais dependentes de folhas de cálculo Excel, a equipa descobriu que o processo de texto pesado utilizado para supervisionar e controlar os riscos não estava a corresponder ao seu novo quadro e procedimentos de gestão. Além disso, a equipa estava a achar difícil interpretar o valor dos riscos, monitorizar tolerâncias, e tendências, e relatar e comunicar sobre elas.

Robyn Albury, Director Executivo, Governance comenta, "Começámos a analisar a forma como poderíamos comunicar o risco que faz sentido aos decisores seniores. Partimos de uma base de processo de qualidade e criámos um quadro de gestão de risco que era mais fácil de compreender. Como resultado, mudámos a nossa linguagem e a forma como queríamos discutir e informar sobre o risco - e as folhas de cálculo com mais de 800 riscos já não correspondiam a esta forma de trabalhar. Como resultado, mudámos a nossa língua e a forma como queríamos discutir e informar sobre os riscos - e as folhas de cálculo com mais de 800 riscos já não correspondiam a esta forma de trabalhar. A equipa de risco empresarial expôs os seus requisitos e, após ter convidado várias empresas a concorrer, seleccionou a Riskonnect pela sua perícia no espaço GRC - e especificamente pela sua solução de gestão de riscos, Project Risk Manager (PRM). Temos processos de aquisição muito específicos que expõem as nossas necessidades em pormenor. A solução da Riskonnect não só os cumpriu, como também a PRM foi intuitiva e correspondeu à nova forma como estávamos a falar de risco. Permite-nos visualizar os riscos de forma diferente - o que por sua vez nos ajuda a ter conversas diferentes sobre as acções e controlos que temos em vigor".

Podemos calcular os números de riscos, categorizá-los e observar tendências, o que nos ajuda a comunicar com os gestores de topo sobre o seu perfil de risco.

Nikki Tran, Directora Interina, Risco & Política

Dados de risco partilhados por toda a organização

Outro benefício chave da escolha da Riskonnect foi que, como solução baseada na nuvem, permite aos gestores dos sete escritórios regionais, bem como à equipa central de gestão de risco empresarial, utilizar o mesmo sistema. Após a implementação inicial para os utilizadores centrais, o Departamento implementou uma segunda vaga de licenças Risk Express, concebidas para os utilizadores empresariais.

Os gestores de toda a organização estão agora a gerir activamente os riscos e a actualizá-los numa base trimestral, enquanto a equipa de risco da empresa efectua o interrogatório e a elaboração de relatórios sobre tendências, controlos e acções para a equipa de gestão de topo.

Nikki Tran, Directora Interina, Risco & Política comenta que, "A utilização da PRM ajudou-nos a mudar as nossas conversas com os proprietários de risco. É mais fácil para eles apresentarem visualmente os riscos e para nós interrogarmos os dados e darmos feedback. Podemos ver a probabilidade e as consequências de riscos particulares, informar sobre os controlos em vigor, e as acções tomadas.

Antes não tínhamos controlos e acções documentadas - agora temos essa visibilidade e podemos utilizá-la para áreas de negócio e proprietários específicos. É lógico e está alinhado com os nossos processos, apoiado por dados relevantes. Podemos calcular os números de riscos, categorizá-los e observar tendências, o que nos ajuda a comunicar com gestores de topo sobre o seu perfil de risco".

Podemos agora apresentar eficazmente relatórios de conformidade abrangentes ao Conselho de Administração Executivo. Utilizando uma abordagem baseada no risco, é fácil identificar controlos e acções necessárias que estejam alinhadas com as nossas políticas para cumprir as nossas obrigações legais.

Robyn Albury, Director Executivo, Estratégia de Governação e Planeamento

Conseguir o cumprimento de uma abordagem baseada no risco

O controlo do cumprimento tem sido também um benefício significativo da utilização de PRM.

O Departamento implementou agora uma abordagem baseada no risco para gerir o cumprimento, identificando onde as obrigações foram cumpridas, quem é responsável, e onde é necessário tomar medidas. A equipa introduziu um perfil de risco de urgência - ajudando a identificar riscos, resumir controlos, e monitorizar acções que as pessoas possuem.

Albury afirmou: "Agora podemos efectivamente apresentar relatórios de conformidade abrangentes ao Conselho de Administração Executivo. Utilizando uma abordagem baseada no risco, é fácil identificar controlos e acções necessárias que estejam alinhados com as nossas políticas para cumprir as nossas obrigações legais. No passado, poderíamos ter tido acções listadas ao longo de vários anos contra alguns riscos, sem sermos capazes de acompanhar os progressos ou resultados. Agora podemos monitorizar e avaliar o que os proprietários de risco estão a fazer para mitigar o risco e alcançar a conformidade, dando-nos uma linha de visão muito melhor para o risco. Podemos começar a casar as classificações de risco com os condutores externos que estão realmente a acontecer, tomando medidas, e reportando contra eles".

Como exemplo, a equipa de risco tem agora visibilidade dos riscos em torno da saúde e segurança no local de trabalho numa região rural específica, que actualmente se encontra fora da sua tolerância acordada.

A razão para isto é que existe um elevado número de professores, que visitam diferentes escolas na região e passam longos períodos de tempo, por vezes até 10-12 horas, a conduzir para ensinar música e outras disciplinas especializadas. Isto pode aumentar os riscos para a sua saúde e segurança que precisam de ser abordados através de controlos e acções adequadas para cumprir os requisitos legislativos.

Albury disse que "Olhando para os números da nossa auditoria interna em cada escola da área, conseguimos identificar que 39% das escolas têm uma violação da saúde e segurança no local de trabalho ou questões de não conformidade. Utilizando os controlos e dados em PRM que criámos, podemos agora detalhar e identificar qual é o risco, quem é o proprietário e o que estão a fazer quanto a isso.

Podemos facilmente dizer ao nosso conselho de administração de onde vem a classificação - qual a área que a está a ver e identificar porque está fora de tolerância".

A PRM transformou a nossa capacidade de elaboração de relatórios e a nossa tomada de decisões. Ou nos apresenta uma grande história - ou ajuda-nos a visar áreas que necessitam da atenção do nosso Conselho de Administração Executivo. Dá-nos total transparência e uma visão única dos riscos em toda a organização.

Robyn Albury, Director Executivo, Estratégia de Governação e Planeamento

Maiores percepções para melhores decisões

Em geral, a PRM está a dar à equipa de gestão de risco da empresa os factos ao seu alcance e a capacidade de os interpretar para destacar questões, acções ou sucessos.