Descrição do projecto

Grande Distrito Escolar do Estado

Indústria

Educação Pública Estatal

Cliente

Grande Distrito Escolar do Estado

Enfoque

Automatização de processos para a auto-administração de reclamações e melhoria da funcionalidade de relatórios

Sistema Anterior

Sistema de gestão de risco/ folhas de cálculo

Desafio

 O Cliente tem mais de 500 localizações, mais de 157.000 estudantes, e quase 20.000 empregados. O seu sistema de legado existente não satisfazia as suas necessidades. O Cliente relatou, "O nosso sistema existente (antes do Riskonnect) era desajeitado e difícil de usar. Não era intuitivo, as funcionalidades de elaboração de relatórios eram demasiado complicadas - era quase necessário ser um programador para executar um relatório"! O Cliente auto-administrava as suas reclamações, e o seu processo era muito manual, com capacidade limitada para iniciar a automatização com economia de tempo. Como resultado, os ajustadores estavam apenas a cumprir o seu requisito processual de completar o Plano de Acção (POA) 30% exigido da época.

Solução Riskonnect

O Cliente escolheu Riskonnect devido à interface intuitiva, à capacidade de configurar rapidamente automatizações às suas necessidades comerciais específicas, e à flexibilidade do sistema para acomodar a sua necessidade de funcionalidade sofisticada e fácil de criar relatórios ad hoc. Riskonnect proporcionou ao Cliente uma plataforma de trabalho de gestão de risco totalmente configurada com um simples assistente de arrastar e largar (não são necessárias capacidades de programação!) para a criação de relatórios ad hoc que incorporam filtragem, classificação e relações complexas, incluindo gráficos e gráficos. Com a plataforma de trabalho Riskonnect, os utilizadores têm controlo completo para gerar e personalizar os seus relatórios, ou podem personalizar qualquer um dos 15 painéis de controlo e 31 relatórios padrão. Os relatórios podem ser agendados para serem enviados automaticamente via correio electrónico aos destinatários pretendidos. O Riskonnect também melhorou o seu processo de recepção de incidentes com a utilização de um portal na Internet, configurado de acordo com as especificações do Cliente. Exigiram que apenas determinados indivíduos pré-aprovados tivessem acesso ao site com a utilização de verificações de identidade especificadas pela agência. O formulário de admissão consiste em listas de pesquisa para facilitar a entrada, população de campo automática, e validações que garantam a inclusão de toda a informação necessária para a elaboração de relatórios estatais. Os fluxos de trabalho automáticos asseguram aos administradores um acesso rápido para avaliar e gerir as reclamações.  

Para responder à necessidade do cliente de automatização e um processo melhorado para a auto-administração das suas reclamações, a plataforma de trabalho Riskonnect de gestão de riscos ofereceu ao Cliente uma enorme flexibilidade na criação de fluxos de trabalho para automatizar facilmente tarefas manuais anteriores. Por exemplo, agora são capazes de programar automaticamente pagamentos de indemnizações, o que pode calcular distribuições de terceiros a partir do pagamento de indemnizações, tais como para apoio a crianças ou taxas legais. Anteriormente, as notas dos seus Gestores de Casos de Enfermagem teriam de ser copiadas e coladas no seu sistema legado anterior. Com o Riskonnect, os seus gestores de casos podem entrar no sistema Riskonnect e introduzir as suas próprias notas.  

Riskonnect configurou um objecto para o Cliente intitulado 'Plano de Acção'. Agora, quando uma reclamação é convertida em 'Reclamação de Tempo Perdido', o fluxo de trabalho automatizado desencadeia uma tarefa para o Ajustador informando-o da necessidade de criar um novo POA dentro de um determinado período de tempo. Se não criarem o POA requerido dentro de um determinado período de tempo, é-lhes enviado outro lembrete como seguimento. O sistema envia automaticamente um relatório detalhando tarefas incompletas ao supervisor apropriado para que quaisquer itens pendentes possam ser rapidamente abordados e os prazos/exigências de agência possam ser cumpridos.  

Resultados

O sistema deste Cliente acabou de ser implementado, e já estão a experimentar benefícios incríveis com os processos melhorados e as automatizações. Em particular, receberam um tremendo feedback positivo dos seus Ajustadores sobre a facilidade de utilização do sistema, e como as automatizações e o novo objecto POA estão a capacitá-los nas suas tarefas diárias. Outros benefícios que já estão a ser reconhecidos incluem:

  1. Integrou com sucesso todos os processos de reclamação de auto-administração entre o Cliente, os Ajustadores, e os Gestores de Casos de Enfermagem.
  2. Melhor precisão dos dados através da utilização de validações de campo e com a remoção de processos manuais de copiar/colar
  3. Melhoria da eficiência em torno dos requisitos de notificação do estado através da utilização do portal de entrada de incidentes; a notificação incompleta já não é um problema
  4. Redução de erros nos processos de pagamento, melhoria considerável da capacidade de acompanhar e gerir os pagamentos