Quando se trata de software de rastreio de reclamações, muitos vendedores afirmam que o seu software é o melhor. Mas como é que se classifica através destas afirmações para encontrar o fornecedor certo para a sua organização? Que perguntas deve fazer? Que características deve dar prioridade? Como pode ler nas entrelinhas para identificar o fornecedor que o tratará como um parceiro a longo prazo, e não como uma transacção única?

Comece a sua avaliação do software de rastreio de reclamações analisando as políticas, procedimentos, questões e pontos de dor da sua própria empresa. Em seguida, considere estas cinco questões à medida que navega nas suas opções.

É fácil de usar?

O software de seguimento de reclamações deve facilitar o ajustamento das reclamações, não deve ser mais difícil. Desde o primeiro relatório até ao acordo, o processo de reclamações abunda com potenciais armadilhas e armadilhas que podem prolongar o processo de adjudicação de reclamações e aumentar as perdas e despesas com reclamações. Não deixe que o seu software de seguimento de sinistros aumente estes atrasos com interfaces confusas ou complicadas ou fluxos de trabalho em silos.

Considerar se a solução parece intuitiva e fácil de aprender e utilizar. É indolor rever as reclamações, introduzir notas e aprovar pagamentos? Irá requerer muita formação pós-implementação? Irá apoiar a sua forma de trabalhar? Terá de alterar a forma como ajusta as reclamações para suportar o software - ou o software exigirá uma reequipamento dispendioso para acomodar o seu processo de ajustamento?

É conveniente para os Stakeholders?

Todos vimos o cemitério de software que ainda não funcionou. Se não for conveniente utilizá-lo - se a automatização que oferece não facilitar a realização de tarefas - em breve surgirão soluções de trabalho. Quando se avalia o seu software de gestão de sinistros perguntar se o software permite aos reclamantes denunciar facilmente as reclamações. Dispõe de formulários padronizados que facilitam e uniformizam a notificação de reclamações? Como é que a solução assegura a exactidão e a integridade dos dados relativos às reclamações?

Também é importante descobrir se o software de seguimento de reclamações é escalável para crescer e adaptar-se juntamente com a sua empresa, indústria, e ambiente regulador. É altamente configurável? E os próprios utilizadores podem fazer ajustes simples sem recorrer à ajuda de TI ou do fornecedor.

Quanto é que automatiza?

O seu software de seguimento de reclamações deve automatizar o máximo possível do seu processo de reclamações. A automatização de tarefas de rotina, como as atribuições e o acompanhamento, não só poupa tempo como também facilita aos ajustadores conhecer instantaneamente o estado de uma reivindicação.

O software irá agendar automaticamente os pagamentos? Irá libertar tempo para que os seus ajustadores possam concentrar-se em reclamações complexas que requerem o toque humano? Como funcionam os relatórios e a análise? Será que a solução irá fornecer resultados de análise de tendências e insights para que possa abordar os problemas nas fases mais iniciais?

Será que se integra com outros sistemas essenciais?

As reclamações não são processadas no vácuo. Antes de se comprometer com uma solução, determine que dados são críticos e como fluem dentro e fora da sua empresa.

O software de seguimento de reclamações precisa de se integrar automaticamente com outros sistemas chave na sua organização, tais como RH, finanças, e contabilidade - bem como com terceiros externos como transportadoras.

Também vai querer perguntar sobre qualidade dos dados - e quanta limpeza de dados será necessária para trazer dados críticos para o sistema. Os dados dos seguros podem ser confusos. As interfaces padrão podem ser um condutor principal para reduzir os custos e os prazos de implementação. Compreender a biblioteca completa de interfaces de dados padrão que um fornecedor fornece e como planeiam manter esses padrões.

O software de seguimento de reclamações é seguro?

Nos dias de hoje, a segurança dos dados é primordial. Multas e - ainda mais importante - risco de reputação devido a violações de dados ou outros incidentes cibernéticos podem ser devastadores para a sua empresa.

Analise cuidadosamente a documentação de segurança do seu fornecedor com o seu departamento interno de TI para compreender as suas medidas e quem terá acesso aos seus dados. Concentre-se nas certificações de segurança de cada fornecedor e compreenda o que cada protecção lhe proporciona. Não aceite o mínimo indispensável nesta área, mesmo que actualmente cumpra os limiares da sua própria empresa. As certificações e a segurança geral dos dados estão em constante evolução, pelo que é essencial compreender o compromisso do fornecedor em proteger os seus dados, tanto agora como no futuro.

A adjudicação de reclamações é um veículo importante através do qual cumpre as promessas que a sua organização fez aos reclamantes e outros interessados. O fornecedor escolhido deve compreender o seu negócio, os seus pontos de dor, e os seus objectivos. E acima de tudo, o vendedor deve ter um longo e comprovado historial com risco, reclamações, e tecnologia de seguros.

Escolha um fornecedor que será seu parceiro ao longo da implementação e para além dela. O vendedor deverá estar presente para responder às suas perguntas sobre funcionalidade, conformidade, apoio e formação. Pergunte se o próprio fornecedor irá executar a implementação ou se será subcontratado a um terceiro que não conheça.

O software de seguimento de reclamações representa um grande compromisso e um grande investimento para a sua organização. Certifique-se de escolher um fornecedor que esteja empenhado em construir uma parceria consigo a longo prazo.


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