A COVID-19 está a mudar o núcleo da força de trabalho americana. Com mandatos federais de distanciamento social e ordens locais de permanência em casa, muitas organizações estão a pôr em prática planos de continuidade de negócios.

Equipas que uma vez trabalharam ombro a ombro mudaram para o teletrabalho para facilitar a resiliência operacional numa economia muito incerta.

Mas de que outras formas estas mudanças afectam as suas equipas, especificamente quando se trata de políticas e procedimentos de recursos humanos (RH)? Estão estes componentes incluídos no seu programa de gestão da continuidade de negócios (BCMP)? Os planos que criou antes da pandemia estão a funcionar como previsto?

Sentámo-nos recentemente com Jeff Gelinas, Vice-presidente de Pessoas, Produtos e Marketing em Grupo Engage2Excel, para falar sobre como o coronavírus chama a atenção para as políticas de recursos humanos, especialmente relacionadas com o papel dos RH no planeamento e execução da continuidade de negócios.

Primeiro, perguntamos a Jeff sobre os tipos de organizações de políticas de RH necessárias durante uma pandemia e como é que uma mudança para o teletrabalho as afecta...

Políticas efectivas de RH para equipas remotas

"A pandemia da COVID-19 poderia potencialmente levantar a necessidade de actualizar as políticas para responder a essas situações inimagináveis que ninguém esperaria, tal como a que está a acontecer neste momento em todo o mundo", disse ele. "Vemos agora uma parte significativa da força de trabalho do 'front office' a trabalhar a partir de casa". E embora as organizações se tenham tornado cada vez mais favoráveis aos acordos de teletrabalho durante muitos anos, algo a esta escala não foi previsto".

Como resultado, muitas empresas estão a jogar freneticamente no meio de uma crise, tentando mitigar as lacunas nas suas políticas.

Algumas das questões-chave que estão na vanguarda incluem se as políticas de segurança existentes são ou não eficazes ou precisam de actualizações para reflectir este repentino empurrão para uma força de trabalho remota quase total - e se os empregados que trabalham agora a partir de casa (alguns dos quais podem nunca ter trabalhado a partir de casa) têm ou não formação adequada sobre políticas de segurança e requisitos de privacidade de dados.

A situação da COVID-19 levanta muitas questões, disse Jeff, ao delinear algumas das grandes questões que as organizações abordaram durante o mês passado. Por exemplo:

  • Qual é a sua política em matéria de licenças de licença?
  • Os empregados são responsáveis pela sua parte dos benefícios enquanto estiverem na licença?
  • Os empregados podem utilizar o tempo livre pago (PTO) durante uma licença?
  • Os empregados acumulam tempo livre pago durante uma licença?
  • Precisa de alterar a política de rescisão da sua organização devido à COVID-19?
  • Como lidar com os empregados que não estão doentes nem sujeitos a quarentena, mas que têm medo e ansiedade de chegar ao trabalho?
  • Como lidar com a conectividade em casa para empregados não habituados a trabalhar a partir de casa?
  • E se certos empregados não tiverem internet de alta velocidade ou equipamento necessário?

"A situação actual cria muito cinza, e o cinza não é exactamente o melhor amigo de uma pessoa de RH", disse Jeff. "Uma das chaves para ultrapassar este desafio é a agilidade. Certifique-se de que tem uma task force (com representação dos RH, comunicações, jurídico, TI e operações) para falar através de questões à medida que estas surgem e ser capaz de responder rapidamente".

Jeff adverte que as equipas cometerão erros, mas este é o momento de aprender com esses erros.

"Por exemplo, o Congresso dos Estados Unidos aprovou recentemente o Famílias Primeira Lei de Resposta ao Coronavírus e Lei de Estímulo ao Coronavírus que dá novas orientações às empresas", explicou ele. "É importante que as organizações compreendam o conteúdo destas contas".

O papel dos RH no planeamento do BCMP

Assim, embora as equipas de continuidade de negócio lidem activamente com esta nova fronteira empresarial impulsionada pela pandemia, é agora o momento de trazer as suas equipas de RH ou deveriam ter estado envolvidas no processo desde o início?

"É importante trazer o RH para as discussões de planeamento da continuidade de negócios no início deJeff disse: "não quando o plano já foi elaborado e está a passar por uma revisão final".

"Uma falácia comum é ter um líder de TI ou de operações a 'possuir' o plano, mas ao fazê-lo muitas vezes faltam componentes de pessoas-chave, tais como o planeamento da sucessão. Pode-se ter um plano brilhante de recuperação de desastres, mas em tempos de pandemia, os componentes de pessoas são críticos".

A experiência destes membros de equipa centrados nas pessoas pode nunca ser mais importante do que durante uma crise ou eventos perturbadores.

"À medida que os RH comunicam, é também recomendado que alguém das comunicações internas (ou de marketing) reveja as mensagens de correio electrónico críticas para garantir que o conteúdo atinge a mensagem e o tom certos", disse ele. "Por exemplo, ao longo desta pandemia, tem havido muita informação a comunicar, mas é importante nunca esquecer que as palavras de encorajamento e gratidão também vão muito longe para os funcionários. Por exemplo, "Nós irá ultrapassar esta crise". Quando as coisas voltarem ao normal, os empregados lembrar-se-ão da forma como foram tratados".

Construir melhores relações entre os profissionais de RH e os BC

A pandemia COVID-19 é uma oportunidade de aprendizagem para todos, especialmente para os profissionais de negócios que provavelmente não lidaram com uma pandemia de quebra de economia durante a sua vida.

Então, como podem os profissionais de continuidade empresarial alavancar melhor os conhecimentos de RH para construir planos de continuidade empresarial mais fortes e mais eficazes?

"Os departamentos de RH vêem tudo - o bom, o mau, e o feio", salientou Jeff. "Eles ajudam a promover a missão e visão da sua organização enquanto vêem quaisquer fissuras na fundação. Porque o departamento de RH trabalha com todos os departamentos da organização, a equipa de RH é bem adequada para apontar riscos e vulnerabilidades que outros departamentos podem perder, especialmente em torno do activo nº 1 da organização: o seu pessoal".

HR também tem acesso a muitos dados importantes que podem ajudar a fortalecer o seu programa de continuidade de negócios, por isso Jeff recomenda a construção de relações que o ajudem a aproveitar esses dados para que possa utilizá-los em todo o seu potencial.

Lições a aprender

Nesta era da COVID-19 de continuidade de negócios, Jeff destaca três lições de RH com as quais todos os negócios podem aprender:

  1. Antecipar-se à comunicação de crise. Construa ferramentas de comunicação eficazes e valorizadas antes de uma crise, para que os seus empregados estejam familiarizados e apreciem essas interacções e depois desenvolvam esses processos quando uma crise se desenrola.
  2. Criar uma task force dedicada. Esta task force deve ser transversal e representar um leque de funções e responsabilidades dentro da sua empresa. Considere incluir a representação de RH, comunicações, jurídico, TI e operações.
  3. Reconhecimento e apreciação de valores. O reconhecimento e a apreciação podem ir muito longe durante uma crise. Assegure-se de que a sua equipa sabe que é apreciada por quem é e pelo que faz. Pode ser algo tão simples como reconhecer a pessoa que muda o higienizador de mão nos seus postos de saneamento para um envolvimento mais profundo, como a pessoa que apresenta estratégias criativas de recursos para encorajar o distanciamento social. Utilizar ferramentas de reconhecimento e recompensar esforços para proteger a saúde e a segurança.

Olhar em Frente

A COVID-19 cria uma oportunidade única para organizações de todas as dimensões de construir resiliência operacional.

"Organizações resistentes constroem imunidade a obstáculos e desafios", disse Jeff. "Faça parceria com a sua equipa de RH para criar desafios baseados em equipas". Por exemplo, organizações como a Spartan Races oferecem programas corporativos para reforçar a resiliência e a comunicação da equipa. É essencial tirar as pessoas da sua zona de conforto, o que também poderia incluir dar às pessoas tarefas de estiramento. Incentivar os empregados a procurar novas formas de resolver problemas e depois recompensá-los por o fazerem. A resolução de problemas e a criatividade são muito necessárias em tempos de incerteza".