Dans le monde numérique et interconnecté d’aujourd’hui, les fournisseurs et les partenaires sont plus importants que jamais – et le logiciel de gestion du risque fournisseur utilisé pour gérer ces relations est essentiel.
Les conséquences d’une mauvaise gestion des risques peuvent être énormes. Considérez ceci : La pénurie de puces semi-conductrices devrait coûter 110 milliards de dollars à l’industrie automobile rien que cette année. Le bon logiciel peut vous aider à identifier ce type de risque fournisseur à l’avance afin que vous puissiez mieux vous préparer et en minimiser l’impact. L’objectif est d’aider votre entreprise à mieux réussir sur une scène changeante.
Ce qu’il faut faire avant de se lancer dans le processus d’appel d’offres
Préparez-vous à l’avance. Voici cinq conseils pour vous aider à vous préparer à l’utilisation d’un nouveau logiciel de gestion du risque fournisseur.
1. Réunissez l’équipe.
Vous aurez beaucoup plus de succès à long terme si vous commencez par impliquer toutes les bonnes personnes au sein de l’organisation.
Vous savez peut-être déjà ce que les logiciels de gestion du risque fournisseur d’aujourd’hui peuvent apporter au succès de votre organisation. Mais il y a beaucoup d’autres personnes qui peuvent apporter un éclairage précieux sur les besoins de l’entreprise.
Sollicitez l’avis des personnes qui travailleront quotidiennement avec le système. Les utilisateurs de première ligne engagés peuvent fournir des informations précieuses d’un point de vue pratique. Et il est de loin préférable d’intégrer leur point de vue dès le départ plutôt qu’après coup.
Il est également utile d’inclure ceux qui tiennent les cordons de la bourse. Obtenez l’adhésion de la direction dès le début en démontrant la valeur du logiciel de gestion des risques de l’éditeur pour votre entreprise. Lorsque vous présentez d’emblée un dossier convaincant aux pouvoirs en place, votre parcours s’en trouve grandement facilité.
2. Rationaliser les pratiques actuelles.
Il n’y a rien à gagner à rendre un processus défaillant plus efficace. Résistez au piège du statu quo, simplement parce que les choses ont toujours été ainsi. Avant de vous lancer dans la recherche d’un nouveau logiciel, prenez le temps de réexaminer vos pratiques actuelles pour vous assurer qu’elles fonctionnent – et qu’elles sont efficaces. Si ce n’est pas le cas, c’est l’occasion d’apporter des changements.
En d’autres termes, si les choses ne fonctionnent pas comme elles le devraient, remédiez à la situation avant d’ajouter l’automatisation ou de mettre en œuvre un nouveau logiciel. Et cela inclut la correction de tout problème de qualité des données. Les mauvaises données resteront des mauvaises données dans un nouveau système, ce qui réduira à néant la valeur de votre investissement.
Toutes les améliorations que vous apportez aujourd’hui porteront leurs fruits plus tard grâce à l’impact plus important et plus rapide de votre nouveau logiciel de VRM.
3. Évaluez vos besoins.
Lorsque vous rationalisez vos pratiques actuelles, demandez-vous ce qu’il faut de plus pour gérer efficacement les fournisseurs tiers.
– Quelles sont les informations qui vous manquent ? Qu’est-ce que vous ne pouvez pas faire avec votre technologie actuelle et que vous aimeriez faire ? Quels sont vos problèmes quotidiens ?
– Savez-vous quels fournisseurs sont en conformité ? Est-il facile de savoir quand un fournisseur ne sera plus en conformité ?
– Les notifications sont-elles automatisées ?
Les notifications automatiques sont particulièrement importantes pour les fournisseurs à haut risque qui ont accès à vos systèmes et/ou qui fournissent des ressources essentielles à vos opérations. Ces fournisseurs doivent également être évalués plus fréquemment et plus en détail.
Si vous vous appuyez sur trop de processus manuels, des informations importantes peuvent facilement passer à travers les mailles du filet. Et plus vous dépendez de fournisseurs, plus le risque est grand.
4. Préparez un plan.
Maintenant que vous comprenez mieux ce dont vous avez besoin, élaborez un plan pour aller de l’avant et utiliser efficacement le temps dont disposent les membres de l’équipe.
Établissez un calendrier de gestion de projet pour l’ensemble du processus afin de vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Établissez un calendrier en commençant par vos évaluations initiales, suivies par
l’élaboration d’un appel d’offres
l’examen des soumissions et la programmation des démonstrations, jusqu’à la mise en œuvre et l’adoption. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour le nettoyage des données, les tests du système et les tests d’acceptation par les utilisateurs. Et prévoyez du temps pour effectuer les ajustements nécessaires avant la mise en service.
5. Préparez-vous à la résistance.
La nature humaine est de résister au changement. Le changement est particulièrement difficile pour ceux qui sont satisfaits de la situation actuelle. Une telle résistance peut certainement être surmontée – si vous êtes préparé.
L’un des moyens de surmonter les résistances est d’inclure dans l’équipe les personnes susceptibles de ne pas être d’accord. Non seulement cela les aidera à sentir que leur contribution est appréciée, mais leur scepticisme peut mettre en lumière des problèmes potentiels et soulever des points importants dès le début.
Pour encourager une plus grande acceptation par les utilisateurs, élaborez un programme de formation bien pensé. Plus vous serez préparé à démontrer la valeur du logiciel et la manière dont il peut libérer du temps pour un travail plus intéressant, plus vous serez en mesure de surmonter les résistances.
Le recours à des tiers ne cessant de croître, les organisations doivent accorder une attention toute particulière à la gestion de ces relations et des risques qui y sont liés. Les logiciels de gestion des risques des fournisseurs qui automatisent les processus, normalisent les évaluations et envoient des alertes de manière proactive sont de plus en plus essentiels pour une réussite à long terme. Il suffit d’un peu de préparation.
Pour en savoir plus sur la façon de se préparer à un nouveau logiciel, téléchargez l’e-book de l’OCEG, « Preparing for a Change in TPRM Technology« , ou découvrez le logiciel de gestion des risques des tiers Riskonnect.
